Chapitre 2 : Le droit d’accès

La Loi sur l’accès à l’information donne un droit d’accès aux documents du gouvernement. La Loi établit un cadre officiel pour la présentation et le traitement des demandes d’accès.

Obligation de documenter

Plaintes enregistrées concernant des documents manquants

2011-2012 : 284 (29 % des plaintes pour refus)
2012-2013 : 428 (45 %)
2013-2014 : 470 (39 %)

L’accès à l’information repose sur de bonnes pratiques en matière de tenue de documents et de gestion de l’information. Lorsque les documents ne sont pas créés ou conservés de façon appropriée pour documenter les décisions, les droits en vertu de la Loi sont refusés. Par conséquent, cela nuit à la responsabilisation et à la transparence du gouvernement.

Il n’y a pas de texte législatif ni de règlement fédéral prévoyant une obligation légale exhaustive et exécutoire concernant la création et la conservation de documents pour étayer les processus décisionnels ainsi que les procédures ou les opérationsNote de bas de page 1. Sans cette obligation, il y a un risque que certaines informations relatives au processus décisionnel ne soient pas documentées ou préservées adéquatement dans les fonds documentaires d’une institution.

Selon Services partagés Canada, environ 98 000 appareils BlackBerry ont été remis à des institutions gouvernementales (en date d’août 2013).

L’adoption à l’échelle du gouvernement de nouvelles technologies de communications, notamment la messagerie instantanée, a accru davantage la nécessité d’une telle obligation. La commissaire a conclu qu’il existe un risque réel que des renseignements auxquels les demandeurs devraient avoir accès soient supprimés ou perdus de façon permanente lorsque les institutions utilisent ces technologies dans le cadre de processus décisionnelsNote de bas de page 2. Le protocole de 2014 du Secrétariat du Conseil du Trésor au sujet de la messagerie instantanée aggrave ce problème en recommandant aux ministères de ne pas utiliser la journalisation automatique des messages instantanésNote de bas de page 3.

Il a été recommandé, par les commissaires qui se sont succédés et dans les résolutions conjointes des commissaires à l’information et à la protection de la vie privée du Canada, des provinces et des territoires, que la Loi intègre une obligation de créer des documents étayant les décisions du gouvernementNote de bas de page 4. En outre, d’après les résultats de leur propre enquête, les commissaires de l’Ontario et de la Colombie-Britannique ont conclu qu’une telle disposition devait également être ajoutée à leur loi sur l’accès à l’informationNote de bas de page 5.

Une obligation de documenter le processus décisionnel protège les droits d’accès à l’information en :

  • créant des documents officiels;
  • facilitant une meilleure gouvernance;
  • augmentant la responsabilisation;
  • assurant un héritage historique des décisions du gouvernement.

Pour être plus efficace, la Loi doit également inclure des sanctions adéquates en cas de non-conformité avec l’obligation de documenter [voir le chapitre 7 pour un exposé plus détaillé des sanctions en cas de non-conformité].

Recommandation 2.1

La commissaire à l’information recommande l’instauration d’une obligation légale exhaustive de documenter avec des sanctions appropriées en cas de non-conformité.

En 2014, le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) a été victime d'une cyberintrusion. En réponse, le CNRC a fermé des parties de son infrastructure de TI, entraînant ainsi une incapacité à récupérer des documents électroniques. Le CNRC a averti volontairement la commissaire de ce problème et l'a informée de son plan pour répondre aux demandes d'accès à la lumière de la perte de données électroniques. En conséquence de cet avertissement, la commissaire était mieux informée des circonstances au CNRC en ce qui concernait le traitement des demandes et elle pouvait exercer plus efficacement sa surveillance sur le droit d’accès.

Obligation de déclarer

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) est responsable de la préservation du patrimoine documentaire du Canada, y compris l’autorisation de la destruction de documents par les institutions gouvernementalesNote de bas de page 6. BAC a instauré des Autorisations pluri-institutionnelles de disposer des documents ainsi que des autorisations spécifiques de disposer des documents.

Les institutions ne sont pas généralement requises de rapporter la perte ou la destruction non autorisée des documents, y compris celle de donnéesNote de bas de page 7. Les enquêtes de la commissaire ont révélé que des documents ont été éliminés sans autorisation, ce qui empêche effectivement le droit d’accès.

Aux États-Unis, en vertu de la « Federal Records Act »(44 U.S.C. §§ 3106), les institutions sont tenues de déclarer à la National Archives and Records Administration (NARA) toute élimination, dégradation, altération ou destruction illégale ou accidentelle de documents sous la garde d'une institution. Les sanctions comprennent une amende de 2 000 $, un emprisonnement de trois ans, ou les deux.

En 2012, une enquête a été lancée  par le Congrès au sujet des procédures de sélection prétendument inappropriées de l'Internal Revenue Service (IRS) pour la vérification d’organismes exonérés d’impôt. Pendant l'enquête, il s’est avéré que les courriels de l'IRS au sujet du processus de sélection avaient été égarés. Cette perte n’avait pas été déclarée à la NARA.

La commissaire recommande que la Loi (ou la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada) comprenne une obligation de déclarer à BAC la destruction ou la perte non autorisée d’information et, à cette déclaration, devra s’ajouter un avis obligatoire à la commissaire à l’information, en tant qu’organisme de surveillance indépendant. Cela permettra à la commissaire d’évaluer si des mesures sont requises  pour déterminer si les droits à l’information ont été compromis au sein de l’institution et si des mesures correctives sont nécessaires. La Loi devrait également inclure des sanctions adéquates en cas de non-déclaration de la destruction non-autorisée ou la perte d’information [voir le chapitre 7 pour un exposé plus détaillé des sanctions en cas de non-conformité].

Recommandation 2.2

La commissaire à l’information recommande l’instauration d’une obligation de déclarer à Bibliothèque et Archives Canada la destruction ou la perte non autorisée d’information, et à cette déclaration devront s’ajouter un avis obligatoire à la commissaire à l’information et des sanctions pertinentes pour non-déclaration.

Étendre le droit d’accès

Le droit d’accès à l’information détenue par le gouvernement se limite, en vertu de la Loi, aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne physique ou morale présente au Canada.

Cette limite est désuète et complique inutilement le traitement des demandes, car n’importe qui dans le monde peut effectuer une demande d’accès par l’intermédiaire d’un agent canadien (souvent moyennant des frais). Elle entraîne des coûts et des retards supplémentaires dans le système. Un droit d’accès universel est en accord avec la libre circulation de l’information qui a lieu dans une ère de mondialisation et d’interconnexion croissantes.

Parmi les provinces et les territoires, les pays du Commonwealth, les États-Unis, dans les lois types et dans les pays dont la loi sur l’accès à l’information se classe parmi les 10 premières selon le « Global Right to Information Rating », le Canada, la Nouvelle-Zélande et l’Inde sont les seuls à imposer des limites quant aux personnes qui peuvent avoir accès à l’information détenue par le gouvernement. Toutes les autres juridictions  ont un droit d’accès universel et aucune d’entre elles n’a indiqué que le droit universel avait entraîné une quantité de demandes ingérable. Par le passé, on a aussi recommandé en de nombreuses occasions un élargissement du droit d’accès au CanadaNote de bas de page 8.

Recommandation 2.3

La commissaire à l’information recommande d’étendre le droit d’accès à toutes les personnes.

Demandes frivoles et vexatoires

Selon l’expérience de la commissaire, il y a des rares cas où les demandeurs présentent des demandes frivoles, vexatoires ou autrement abusives. La prise en charge des demandes de ce type peut entraîner une forte pression sur les ressources publiques, des retards dans la prestation des autres services ou des conséquences négatives sur les droits des autres demandeurs. La Loi n’autorise pas les institutions à refuser de répondre à des demandes de ce type.

Certaines lois sur l’accès à l’information à l’échelle du Canada et dans des instances internationales permettent aux institutions de refuser de traiter certaines demandes pour diverses raisonsNote de bas de page 9. Les lois types passent cette question sous silence. Divers rapports ont soutenu la modification de la Loi afin d’y inclure une disposition pour refuser de traiter certaines demandesNote de bas de page 10.

La capacité de refuser de traiter certaines demandes d’accès devrait être strictement restreinte et limitée dans les cas clairs où la demande est frivole ou vexatoire ou constitue un abus du droit d’accès. La décision d’une institution de refuser de traiter une demande devrait aussi faire l’objet d’un appel devant la commissaireNote de bas de page 11. Cela garantira l’application limitée et appropriée de cette capacité.

En autorisant les institutions à refuser de traiter les demandes qui sont frivoles ou vexatoires ou qui constituent un abus du droit d’accès :

  • on garantirait une utilisation plus efficace des ressources publiques limitées;
  • on protégerait les droits d’accès des autres demandeurs.

Recommandation 2.4

La commissaire à l’information recommande de conférer aux institutions la capacité de refuser de traiter les demandes qui sont frivoles ou vexatoires ou qui constituent un abus du droit d’accès.

Recommandation 2.5

La commissaire à l’information recommande que la décision d’une institution de refuser de traiter une demande d’accès soit susceptible d’appel devant la commissaire à l’information.

Confirmer ou nier l’existence d’un document

Le paragraphe 10(2) de la Loi précise que les institutions ne sont pas obligées de faire état de l’existence du document demandé si elles n’ont pas l’intention de le communiquer. Lorsqu’elles avisent un demandeur qu’elles invoquent cette disposition, les institutions doivent aussi indiquer l’article de la Loi sur lequel un refus pourrait raisonnablement se fonder si le document existait. Le paragraphe 10(2) a été élaboré pour résoudre les situations dans lesquelles la simple confirmation de l’existence (ou la non-existence) d’un document pourrait révéler de l’information autrement protégée sous la Loi.

Les enquêtes de la commissaire ont révélé que le paragraphe 10(2) est surutilisé et qu’il est appliqué de façon inégale. Cela est problématique, car l’invocation du paragraphe 10(2) mène au refus complet du droit d’accès. Le rapport Une question à deux volets a reconnu qu’un tel refus ne peut être justifié que dans de rares casNote de bas de page 12. Le fait de limiter l’application du paragraphe 10(2) à des cas précis a été recommandé par un ancien commissaire et correspond à ce qui est prévu dans les lois sur l’accès à l’information de la Colombie-Britannique et de l’OntarioNote de bas de page 13.

La commissaire recommande que la Loi comprenne une liste des circonstances dans lesquelles les institutions peuvent refuser de confirmer ou nier l’existence d’un document. Ces cas seraient ceux où un préjudice pourrait être porté aux relations extérieures du Canada, à la défense du Canada, aux activités d’application de la loi et à la sécurité des personnes, et ceux où il pourrait y avoir divulgation de renseignements personnelsNote de bas de page 14.

Recommandation 2.6

La commissaire à l’information recommande de limiter l’application du paragraphe 10(2) aux cas où le fait de confirmer ou de nier l’existence d’un document risquerait vraisemblablement d’entraîner l’une ou l’autre des éventualités suivantes :

  • causer préjudice à un État étranger ou réduire la volonté d’une organisation de fournir au gouvernement du Canada des renseignements à titre confidentiel;
  • causer préjudice à la défense du Canada ou d’États alliés ou associés avec le Canada, ou à la détection, à la prévention ou à la répression d’activités subversives ou hostiles;
  • causer préjudice aux activités d’application de la loi ou à la conduite d’enquêtes licites;
  • nuire à la sécurité des individus;
  • divulguer des renseignements personnels, comme il est fait mention à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Format ouvert : L’information doit être fournie sous une forme pratique et modifiable de telle sorte qu’il n’existe aucun obstacle technologique inutile à l'exercice des droits concédés.

Format accessible : L’information doit être disponible dans son ensemble et à un coût de reproduction unique raisonnable, de préférence téléchargeable sans frais sur Internet.Note de bas de page 1a

Format réutilisable : L’information doit être fournie selon des modalités qui permettent la réutilisation et la redistribution.

Conformément à la définition du savoir libre.

Support des documents

D’après les principes du gouvernement ouvert, l’information devrait être fournie au public dans des formats ouverts qui en facilitent la réutilisationNote de bas de page 15. La Directive sur le gouvernement ouvert, publiée récemment par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, exige aussi que les institutions veillent à ce que les données et l’information ouvertes, publiées par l’entremise d’initiatives pour un gouvernement ouvert, se trouvent dans un format accessible et réutilisableNote de bas de page 16,Note de bas de page 17.

Le paragraphe (2.1), couramment appelé l’obligation de prêter assistance, exige que la réponse à une demande soit précise, exhaustive et fournie en temps opportun sur le support demandéNote de bas de page 18. Cela comprendrait un format ouvert, réutilisable et accessible.

L’obligation de fournir de l’information sur le support demandé comporte des limites, contenues dans le Règlement sur l’accès à l’informationNote de bas de page 19. L’article 8.1 du Règlement stipule que lorsqu’un document n’existe pas dans le format demandé, les institutions peuvent refuser de le convertir sur un tel support si cela n’est pas raisonnable. Le Règlement comprend les facteurs suivants à prendre en considération au moment de déterminer si la conversion serait déraisonnable :

  • les frais pour l’institution gouvernementale;
  • le risque de détérioration du document;
  • si la personne faisant la demande se voit donner accès à une partie seulement du document, la facilité avec laquelle des prélèvements sur le document pourraient être faits sur le support demandé;
  • l’existence du document, au sein de l’institution fédérale, sur tout autre support pouvant être utile à la personne faisant la demande;
  • la possibilité de convertir le document sur tout autre support pouvant être utile à la personne faisant la demande;
  • les répercussions sur le fonctionnement de l’institution fédérale;
  • la disponibilité du personnel ainsi que des ressources, technologies et matériel requis.

Le paragraphe 4(3) de la Loi stipule également que lorsqu’il n’existe pas de documents, les institutions sont tenues de produire des documents à partir de documents informatisés en utilisant le matériel informatique, les logiciels et le savoir-faire technique qu’ils emploient habituellement. Cependant, l’article 3 du Règlement stipule qu’une institution ne doit pas accomplir cette tâche si elle devait entraver de manière déraisonnable les activités de l’institution.

Par conséquent, bien que la Loi exige que les institutions fournissent l’information dans le format demandé, les limites relatives à cette obligation permettent aux institutions de refuser d’accomplir cette tâche dans une gamme de situations si vaste que cela serait en contradiction avec les principes d’un gouvernement ouvert.

Par exemple, les enquêtes menées par la commissaire, ainsi qu’une réponse récente à une question parlementaire écrite, indiquent que peu d’institutions divulguent des renseignements dans un format ouvert, réutilisable et accessible par défaut ou à la demande du demandeurNote de bas de page 20. À la place, les réponses sont fournies en format PDF ou sur copie papier, et les institutions considèrent que cela est suffisant pour répondre à leurs obligations en vertu de la Loi. La raison derrière la mise à disposition des documents dans ces formats est souvent d’ordre technique; les institutions s’inquiètent du fait que certains formats électroniques pourraient permettre la divulgation d’informations qu’elles ont protégées en vertu de la Loi.

Les problèmes techniques comme ceux-ci peuvent être corrigés dans la plupart des cas avec la technologie actuelle. En outre, si les institutions respectent la Directive sur le gouvernement ouvert, bon nombre des facteurs se trouvant actuellement à l’article 8.1 du Règlement qui limitent l’obligation d’une institution de fournir des documents dans le format demandé ne seront plus pertinents. Par exemple, la disponibilité du personnel, des ressources, de la technologie et du matériel requis ne devrait plus constituer un problème, car les institutions sont déjà tenues de fournir des données ouvertes et de l’information ouverte.

La commissaire recommande que la Loi comprenne une obligation spécifique selon laquelle les institutions devraient fournir des renseignements aux demandeurs dans un format ouvert, réutilisable et accessible par défaut. Cette approche d’ouverture par défaut devrait être limitée seulement lorsque le demandeur demande l’information dans un autre format (comme le format papier), qui imposerait une contrainte excessive à l’institution ou serait impossible sur le plan technologiqueNote de bas de page 21,Note de bas de page 22.

En fournissant des renseignements aux demandeurs dans un format ouvert, réutilisable et accessible par défaut, on s’assure que l’information est fournie dans un format qui est utile au demandeurNote de bas de page 23.

Recommandation 2.7

La commissaire à l’information recommande que les institutions soient tenues de fournir des renseignements aux demandeurs dans un format ouvert, réutilisable et accessible par défaut, sauf dans les situations suivantes :

  • le demandeur souhaite qu’il en soit autrement;
  • cela imposerait une contrainte excessive à l’institution;
  • c’est impossible sur le plan technologique.

En 2011-2012, l’enquête de la commissaire relative à une plainte déposée contre l’ancien ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) a révélé que le MAECI avait pour pratique de facturer automatiquement des frais de recherche et de préparation pour toute demande de 500 pages pertinentes ou plus. La commissaire trouvait que cette pratique ne concordait pas avec l’utilisation pertinente de la discrétion du MAECI en matière de facturation de frais, car il ne contrebalançait ni ne pesait d’autres facteurs de façon appropriée, notamment l'intérêt public pour la divulgation de l’information, le retard mis à répondre, et toute autre circonstance particulière soulevée par le demandeur.

Frais

Quiconque fait une demande d’accès à l’information en vertu de la Loi peut être tenu de payer des frais de demande [alinéa 11(1)a)]. Le Règlement fixe ces droits à 5 $ [alinéa 7(1)a)].

De plus, la Loi permet aux institutions d’exiger des frais supplémentaires dans différents cas : s’il faut plus de cinq heures pour rechercher le document ou pour en prélever la partie communicable [paragraphe 11(2)]; s’il faut reproduire les documents [alinéa 11(1)b)]; s’il faut produire des copies du document sur des supports alternatifs [alinéa 11(1)c)] et s’il faut préparer un document lisible par machine [paragraphe 11(3)]. Le montant et l’application exacts de ces frais sont précisés dans le RèglementNote de bas de page 24.

La structure de frais énoncée dans le Règlement, comme le reste de la Loi, n’a pas été mise à jour de façon exhaustive depuis l’introduction de celle-ci; par conséquent, elle est devenue désuèteNote de bas de page 25.

En 2013-2014, la commissaire a enquêté sur une plainte déposée contre le Bureau du Conseil privé (BCP) relativement à une estimation de frais s’élevant à 4 250 $. Elle a appris que cette estimation n’avait pas été calculée selon le taux horaire de 10 $ établi dans le Règlement (l’équivalent d’un salaire annuel de 19 566 $), mais selon le taux de rémunération alors en vigueur pour un employé touchant annuellement 73 000 $. À la suite de l’enquête de la commissaire dans ce dossier, le BCP a proposé au demandeur une nouvelle estimation raisonnable des frais, soit 119,80 $.

La détermination du montant des frais et le traitement des paiements de ces frais augmentent la complexité de l’administration du système d’accès et entraînent des retards pour les demandeurs. Les frais sont également appliqués de façon contradictoire dans l’ensemble des institutions. Les frais, tout particulièrement ceux facturés pour le temps de recherche, dépendent de la qualité et de la mise en œuvre des pratiques de gestion de l’information.

En raison de ces problèmes, les frais donnent lieu à des plaintes adressées à la commissaire, ce qui occasionne d’autres retards et des frais administratifs supplémentaires. Les enquêtes de la commissaire ont aussi révélé que certaines institutions utilisent les frais pour prévenir les demandes qu’elles considèrent comme frivoles, pour réduire les demandes, pour décourager les demandeurs de mener à terme leurs demandes, ou comme méthode de recouvrement des coûts.

Les frais sont également en contradiction avec les principes d’un gouvernement ouvert, qui reconnaissent que le libre accès aux données ouvertes constitue une valeur importante pour la société et pour l’économieNote de bas de page 26. Ils sont également contraires au concept selon lequel les renseignements gouvernementaux représentent une ressource nationale qui a été financée par les contribuables.

De nombreuses administrations limitent le type de frais que peuvent demander les institutions. Certaines interdisent de facturer des frais pour la présentation de demandesNote de bas de page 27. D’autres permettent d’annuler les frais dans certaines circonstancesNote de bas de page 28. En 2011, le Nouveau-Brunswick a aboli l’ensemble des frais associés à la réalisation et au traitement des demandes d’accès à l’informationNote de bas de page 29.

Au vu de ces considérations, et après avoir envisagé diverses solutions de rechange pour mettre à jour la structure de frais, la commissaire en est venue à la conclusion que les frais liés à la réalisation et au traitement des demandes d’accès devraient être complètement éliminésNote de bas de page 30. Cette élimination entraînerait les avantages suivants :

  • l’administration de la Loi serait simplifiée
  • les demandeurs recevraient un accès plus rapide
  • la Loi serait en accord avec les principes d’un gouvernement ouvert;
  • l’importance de l’information en tant que bien public serait soulignée.

Recommandation 2.8

La commissaire à l’information recommande d’éliminer tous les frais liés aux demandes d’accès.

Notes de bas de page

Notes de bas de page 1

La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, L.C. 2004, c.11 traite de la conservation et de la suppression des documents, mais n’impose pas aux fonctionnaires du gouvernement l’obligation de documenter leurs décisions ni la manière dont ils les prennent. D’autres lois, telles que la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R.C. (1985), ch. F-11 requièrent que seulement certains types de documents soient créés et conservés. Les instruments de politique actuels du gouvernement fédéral définissent des exigences générales visant à garantir que les représentants du gouvernement documentent les décisions, mais ces instruments ne sont pas codifiés dans la loi. En outre, l’application de ces obligations se fait au moyen du Code de valeurs et d’éthique du secteur public, qui ne vise que les employés (c’est-à-dire qu’il ne s’applique pas aux ministres ni aux autres personnes qui créent des documents). Un exemple de politique relative à la tenue des dossiers se trouve au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Politique sur la gestion de l’information, 1er avril 2012; Directive sur la tenue de documents, 1er juin 2009. Le Code de valeurs et d’éthique du secteur public se trouve au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Code de valeurs et d’éthique du secteur public.

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Notes de bas de page 2

Commissariat à l’information. La messagerie instantanée : un risque pour l’accès à l’information. Novembre 2013.

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Notes de bas de page 3

Protocole de gestion de l’information – Envoi de messages instantanés au moyen d’appareils mobiles. 27 novembre 2014. Dans une lettre datant de novembre 2014 au Président du Conseil du Trésor, la commissaire recommandait la mise en œuvre d’un outil de gestion de l’information électronique afin d’assurer la conservation des courriels et des messages instantanés des fonctionnaires clés. Commissariat à l’information. Lettre au Président du Conseil du Trésor concernant le Plan d’action 2.0. 5 novembre 2014.

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Notes de bas de page 4

Se reporter aux rapports annuels des commissaires de 1996-1997, de 1998-1999 à 2005-2006 et de 2010-2011.; La messagerie instantanée : un risque pour l’accès à l’information; Loi sur la transparence gouvernementale; Modernisation des lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels au XXIe siècle : Résolution des commissaires et des ombudsmans à l’information et à la protection de la vie privée au Canada (9 octobre 2013); Protéger et promouvoir les droits des Canadiens à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels à l’ère du gouvernement numérique : Résolution des ombudsmans et des commissaires à l’information et à la protection de la vie privée du Canada (14 novembre 2014).

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Notes de bas de page 5

Se reporter au rapport d’enquête spécial de la commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, « Deleting Accountability: Records Management Practices of Political Staff » (5 juin 2013). Colombie-Britannique : voir le rapport d’enquête F-13-01 de la commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, « Increase in No Responsive Records to General Access to Information Requests: Government of British Columbia » (4 mars 2013) et le rapport d’enquête F-11-02, « Investigation into the Simultaneous Disclosure Practice of BC Ferries» (16 mai 2011).

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Notes de bas de page 6

Conformément à l’article 12 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

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Notes de bas de page 7

Des instruments de politique portent sur le traitement non autorisé de certaines informations. Par exemple, la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor exige des institutions d’établir des plans et des procédures régissant les atteintes à la vie privée, incluant la divulgation de ces atteintes au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. De plus, la Directive sur la tenue de documents stipule que la non-conformité à la directive peut amener le secrétaire du Conseil du Trésor à recommander que le bibliothécaire et l’archiviste du Canada examine les autorisations de disposition données à un ministère. Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée. (1er avril 2010).

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Notes de bas de page 8

Les juridictions examinées sont toutes les provinces canadiennes, ainsi que l’Australie, le Mexique, le Royaume-Uni, les É.-U., la Serbie, l’Inde, la Slovénie, le Libéria, la Sierra Leone, l’El Salvador, Antigua, Azerbaïdjan et l’Ukraine. Ce droit est également inclus dans les lois types d’Article 19 et de l’Organisation des États américains, les Principes de Tshwane, et le « Open Government Guide ». Le rapport Une question à deux volets et Comment mieux servir les Canadiens a recommandé d’étendre le droit d’accès à toute personne physique ou morale ainsi qu’aux organismes sans but lucratif, les employés d’associations et de syndicats. Comment mieux servir les Canadiens et la Loi sur la transparence gouvernementale recommandent également un droit universel à l’accès. Article 19. A Model Freedom of Information Law. 2006; Organisation des États américains. Loi-type interaméricaine relative à l’accès à l’information publique. 2012. Open Society Foundations, The Global Principles on National Security and the Right to Information (Tshwane Principles). 2013. Open Government Guide, Welcome to the Open Gov Guide. 2013. Le chapitre sur le droit à l’information peut être consulté à l’adresse suivante. Canada, Parlement, Chambre des communes, Comité permanent de la justice et du Solliciteur général, Une question à deux volets : Comment améliorer le droit d’accès à l’information tout en renforçant les mesures de protection des renseignements personnels, 33e législature, 2e session, 9 (mars 1987) (président : Blaine A. Thacker); Canada, Groupe d’étude de l’accès à l’information, Accès à l’information : comment mieux servir les Canadiens (Ottawa, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, 2002).

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Notes de bas de page 9

Les lois de la Colombie-Britannique, de l’Alberta, de l’Ontario, du Québec, de l’Île-du-Prince-Édouard, du Nouveau-Brunswick, du Manitoba et de Terre-Neuve-et-Labrador permettent aux institutions de ne pas donner suite à certaines demandes, tout comme les lois du Mexique, de l’Australie, du Royaume-Uni et de la Nouvelle-Zélande.

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Notes de bas de page 10

Se reporter aux documents suivants : Rapport annuel 1993-1994 du commissaire John Grace; rapport spécial du commissaire John Reid, Réponse au rapport du groupe d’étude de l’accès à l’information, Ottawa, Commissariat à l’information, 2002; Loi sur la transparence gouvernementale; rapport Une question à deux volets; rapport Comment mieux servir les Canadiens.

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Notes de bas de page 11

Voir le chapitre 5 pour une discussion du modèle de surveillance dans la Loi.

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Notes de bas de page 12

Une question à deux volets.

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Notes de bas de page 13

La commissaire Inger Hansen avait aussi recommandé que le Parlement détermine si ce pouvoir devait viser tous les documents ou seulement certains types de documents clairement définis. Commissariat à l’information, Mémoire principal adressé au Comité permanent de la justice et des questions juridiques de la Chambre des communes par la commissaire à l’information, Ottawa, gouvernement du Canada, 7 mai 1986, s. 14. En ce qui concerne la loi sur l’accès à l’information de la Colombie-Britannique, le paragraphe 8(2) précise que les institutions peuvent refuser de confirmer ou de nier l’existence d’un document seulement lorsque le fait de divulguer cette information causerait préjudice aux activités d’application de la loi ou entraînerait une atteinte sérieuse à la vie privée. La loi de l’Ontario prévoit des limites semblables [se reporter aux paragraphes 14(3) et 21(5)] et permet aux institutions de ne pas confirmer ou nier l’existence d’un document s’il est raisonnable de s’attendre à ce que sa divulgation ait pour effet de faire obstacle à la capacité du procureur général de décider si une instance doit être introduite en vertu de la Loi de 2001 sur les recours civils LO 2001, c28 ou de la Loi de 2002 interdisant les gains tirés du récit d’actes criminels LO 2002 c2.

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Notes de bas de page 14

Ces préjudices coïncident avec les intérêts qui sont protégés par la Loi en vertu des articles 13, 15, 16, 17 et 19. Se reporter au chapitre 4 pour une analyse approfondie de ces articles.

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Notes de bas de page 15

Partenariat pour un gouvernement transparent, Open Government Declaration, Septembre 2011.

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Notes de bas de page 16

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Directive sur le gouvernement ouvert, art. 6.1.

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Notes de bas de page 17

Le Royaume-Uni, un des membres fondateurs du Partenariat pour un gouvernement ouvert, oblige les institutions, au moyen de sa loi sur l’accès à l’information, à donner accès aux jeux de données électroniques, que ce soit dans le cadre d’une divulgation proactive ou en réponse à une demande d’accès à l’information, dans un format réutilisable (dans la mesure du possible). (Se reporter à l’article 102 de la Protection of Freedoms Act 2012, 2012, ch. 9) Il a également adopté une politique sur l’information ouverte selon laquelle tous les organismes gouvernementaux doivent utiliser des formats de documents ouverts afin de répondre aux besoins des citoyens et des fonctionnaires lorsqu’ils visualisent des documents ensemble ou travaillent sur ceux-ci ensemble.

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Notes de bas de page 18

De plus, le paragraphe 12(3) indique qu’un demandeur ayant une déficience sensorielle peut demander à ce que le document lui soit fourni dans un format de substitution.

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Notes de bas de page 19

DORS/83-507.

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Notes de bas de page 20

En décembre 2012, le député libéral Justin Trudeau a posé plusieurs questions au gouvernement au sujet du format des réponses aux demandes d’accès à l’information. Les réponses ont révélé une importante variation entre les ministères. Par exemple, le Bureau du Conseil privé a répondu qu’il ne fournissait que des copies papier, tandis que d’autres ministères ne publient que des documents électroniques en PDF ou transmettent les documents sur un CD. Voir la question du Feuilleton 1099 (insérée dans le Feuilleton des avis le 5 décembre 2012 et on y a répondu le 28 janvier 2013).

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Notes de bas de page 21

Le concept de « contrainte excessive » est établi dans la jurisprudence en ce qui concerne les obligations d’adaptation d’un employeur. Il n’y a pas de définition juridique précise de la contrainte excessive ni de formule standard pour déterminer la contrainte excessive; toutefois, en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, un employeur ou un prestataire de services peut invoquer la contrainte excessive lorsque les ajustements d’une politique, d’une pratique, d’un règlement administratif ou d’un bâtiment seraient trop coûteux ou créeraient des risques pour la santé ou la sécurité. Se reporter à la Commission canadienne des droits de la personne, Obligation d’adaptation.

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Notes de bas de page 22

Cela rendra redondant l’article 8.1 du Règlement.

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Notes de bas de page 23

La commissaire a fait une recommandation stratégique en ce sens en mai 2014 en réponse à des consultations organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada au sujet des propositions de mise à jour de la Politique sur l’accès à l’information.

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Notes de bas de page 24

La Loi ne comprend pas de disposition explicite détaillant la justification relative à l’application de frais. Toutefois, un document de travail parlementaire historique qui constituait le fondement de la Loi abordait la question des frais en tant qu’outil de dissuasion pour les demandes frivoles. Se reporter à Secrétariat d’État, Livre vert : La législation sur l’accès aux documents du gouvernement, juin 1977 (hon. J. Roberts), à p.27.

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Notes de bas de page 25

Se reporter à la référence de la commissaire à la Cour fédérale concernant les frais et courriels pour avoir un exemple de la manière dont la structure de frais est devenue désuète : Commissaire à l’information du Canada c Procureur général du Canada et al., FC,(T-367-13).

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Notes de bas de page 26

Voir par exemple la Charte du G8 sur les données ouvertes, principe 1, article 13, G8 Open Data Charter and Technical Annex. 18 juin 2013. Dans le cadre de son Plan d’action de la Charte du G8 sur les données ouvertes, le gouvernement du Canada s’est engagé à réviser les frais d’utilisation facturés pour accéder aux données du gouvernement du Canada, et à collaborer avec les ministères pour éliminer ces frais là où ils existent encore d’ici décembre 2015. Gouvernement du Canada. Charte du G8 sur les données ouvertes – Plan d’action du Canada, 21 février 2014.

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Notes de bas de page 27

À titre d’exemple, au Canada, les lois de l’Alberta, de l’Ontario, de la Nouvelle-Écosse et de l’Île-du-Prince-Édouard sont les seuls à exiger de la part des demandeurs qu’ils paient des frais de demande. En revanche, les lois de l’Australie, de la Nouvelle-Zélande et du Royaume-Uni n’exigent aucun frais.

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Notes de bas de page 28

Les lois de la Colombie-Britannique, de l’Alberta, de la Saskatchewan, du Manitoba, de l’Ontario, de la Nouvelle-Écosse, de l’Île-du-Prince-Édouard, de Terre-Neuve-et-Labrador et des États-Unis permettent de renoncer aux frais pour différentes raisons, notamment lorsqu’il est dans l’intérêt public de le faire ou si le paiement des frais causerait au demandeur des difficultés financières déraisonnables.

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Notes de bas de page 29

Le Commissariat à l’information du Canada a cessé d’exiger des frais en 2007 et il n’a enregistré aucune augmentation significative du nombre de demandes par suite de ce changement.

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Notes de bas de page 30

Par exemple, la commissaire a envisagé de proposer la mise à jour de la structure pour prendre en compte les nouvelles technologies de traitement et de stockage de l’information, en augmentant le nombre d’heures de recherche gratuites pour les demandeurs, en établissant des critères quant aux circonstances d’exonération des frais, et en empêchant les institutions de facturer des frais lorsqu’elles ne respectent pas les délais prévus par la Loi lorsqu’elles répondent à une demande.

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Notes de bas de page 1a

Bien que la définition du format accessible fournie par la définition du savoir libre autorise des frais uniques, le gouvernement du Canada s'est engagé à réviser les frais d'utilisation facturés pour accéder aux données du gouvernement du Canada, et à travailler avec les ministères pour éliminer ces frais là où ils existent encore. Gouvernement du Canada. Charte du G8 sur les données ouvertes – Plan d'action du Canada. 21 février 2014.

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