Commissariat à l’information du Canada

Rapport annuel

2013-2014

du dirigeant principal de la vérification

Le 28 mai 2014

1. Introduction

Le présent rapport du dirigeant principal de la vérification (DPV) du Commissariat à l’information passe en revue les activités de la fonction de vérification interne entre le 1er avril 2013 et le 31 mars 2014. Il répond à l’exigence relative à la préparation d’un rapport annuel énoncée au point 6.6 de la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada du Secrétariat du Conseil du Trésor.

2. Survol de la fonction de vérification interne du Commissariat à l’information

2.1 Aperçu général

La fonction de vérification interne permet au Commissariat de réaliser son objectif grâce à une méthode systématique et structurée d’évaluer et d’améliorer l’efficacité des processus de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques.

Le travail de la fonction de vérification interne consiste principalement à fournir une évaluation indépendante de la validité des stratégies et des pratiques de gestion des risques, ainsi que de la gestion des cadres et des pratiques de contrôle pour atteindre les objectifs du Commissariat.

2.2 Changements dans la fonction de vérification interne en 2013-2014

Le Commissariat est un petit organisme doté d’un mandat unique défini par la loi. Il compte un effectif restreint et effectue un nombre limité d’opérations financières. Il a un comité de vérification et d’évaluation indépendant et a confié la mise en place de ses principaux systèmes de gestion des ressources humaines à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Quant au traitement de ses données financières, c’est le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) qui s’en occupe. De plus, le Commissariat est assujetti à des vérifications annuelles effectuées par le Bureau du vérificateur général (BVG). En raison de ces facteurs, il n’avait pas besoin de maintenir en poste à temps plein un dirigeant principal des finances (DPF).

La dirigeante principale des finances du Commissariat a assumé le rôle de dirigeante principale de la vérification en 2012-2013.

En 2013-2014, le Commissariat a décidé qu’un membre indépendant de son Comité de vérification et d’évaluation assumerait les responsabilités du DPV.

Malgré ces changements, la fonction de vérification interne a pu fournir à la commissaire à l’information des renseignements et des avis lui permettant de déterminer si les services administratifs ainsi que les processus importants et les systèmes de gestion du Commissariat sont conçus de façon appropriée et fonctionnent efficacement, et conformément aux politiques et aux principes directeurs.

 2.3 Cadre de travail du DPV

En février 2013, le Commissariat a confié les responsabilités du DPV à Bernard Bougie, membre externe du Comité de vérification et d’évaluation. Le DPV est soutenu par la directrice générale des Services organisationnels.

La directrice générale des Services organisationnels veille à ce que le DPV ait accès à tous les documents, bases de données, lieux de travail et employés du Commissariat dont il a besoin pour effectuer son travail. Le DPV et les consultants ont un lien direct avec la commissaire à l’information et les membres externes du Comité de vérification et d’évaluation pendant la réalisation des vérifications.

De plus, il est important de signaler que le Bureau du vérificateur général effectue chaque année une vérification financière indépendante du Commissariat et qu’il en présente les résultats au Comité de vérification et d’évaluation.

Conformément à ce cadre, le DPV conserve l’indépendance et l’intégrité requises pour la fonction de vérification interne. En outre, afin d’exécuter le Plan intégré de vérification et d’évaluation axé sur les risques, des stratégies d’atténuation ont été mises en œuvre, comme d’engager des professionnels de la vérification pour effectuer les missions de vérification et mettre à jour régulièrement le Plan de vérification axé sur les risques.

Les membres indépendants du Comité de vérification et d’évaluation joueront un rôle plus important dans l’établissement du programme du Comité, l’examen des risques et la mise en œuvre des contrôles.

Le DPV se reportera au Plan intégré de vérification et d’évaluation axé sur les risques – 2014-2018 préparé par le Commissariat avec l’aide et l’expertise d’une firme professionnelle indépendante.

2.4 Assurance de la qualité

Durant la conduite des vérifications internes du Commissariat, les professionnels de la vérification sont tenus de se conformer aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Chaque rapport de vérification interne comprend une attestation que la vérification a été effectuée conformément à ces normes.

3. Rendement et résultats

3.1 Vérification de la dotation des ressources humaines

La Commission de la fonction publique (CFP) a effectué une vérification pour déterminer si, d’une part, le Commissariat avait un cadre, des pratiques et des systèmes adéquats en place pour gérer ses activités de nomination et si, d’autre part, ses nominations et ses processus de nomination étaient conformes aux prescriptions de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP). La CFP a constaté que certains aspects n’étaient pas conformes ou devaient faire l’objet d’une attention particulière. Le Commissariat a immédiatement élaboré un plan d’action pour régler les questions soulevées et a confié à un fournisseur de services externe la prestation des activités liées aux ressources humaines, soit les Services partagés en ressources humaines (SPRH) de TPSGC. Le transfert de tous les services a eu lieu le 10 avril 2012.

Une vérification de suivi a été effectuée par le DPV et Samson & associés au début de 2013. Elle visait à déterminer si le Commissariat avait mis en œuvre un cadre et des pratiques appropriés pour la gestion de ses nominations et de ses processus de nomination. Les résultats de la vérification de suivi ont été examinés par le Comité de vérification et d’évaluation en mai 2013. La présidente de la CFP a assisté à cette réunion du Comité, et elle a noté avoir apprécié la façon dont le Commissariat avait réagi à la vérification et le fait que la direction avait élaboré et mis en œuvre sans tarder un plan d’action.

3.2 Vérification du Bureau du vérificateur général

Le Bureau du vérificateur général a examiné les états financiers du Commissariat et lui a émis une opinion sans réserve pour 2012-2013. On peut consulter le rapport de vérification sur le site Web du Commissariat.

3.3 Examen des contrôles internes

En 2010, le Commissariat a confié à Samson & associés la tâche de documenter les principaux processus financiers qui étaient en place du 1er avril au 30 septembre 2010 et d’en faire un examen préliminaire. Les procédures et contrôles importants qui suivent ont été documentés : dépenses salariales, achats de biens et services et paiements aux fournisseurs, gestion des actifs et des stocks, processus et contrôles liés à la fermeture de la période comptable. En 2012–2013, il est apparu qu’il était temps de revoir et de mettre à jour tous les documents portant sur les processus et les contrôles internes en matière de ressources humaines puisque le Commissariat avait confié sa fonction de gestion des ressources humaines aux SPRH. En 2013-2014, en raison de l’impartition aux SPRH, le Commissariat a mis à jour tous les documents liés à ces contrôles et processus.

Ce projet visait à valider les contrôles internes en matière de ressources humaines que le Commissariat avait déjà documentés et à mettre à jour ces contrôles, au besoin, en tenant compte des nouveaux processus. L’examen portait notamment sur les contrôles relatifs à l’entrée de données dans le Système d’information sur les ressources humaines (utilisé seulement par le Commissariat) et sur les renseignements que le Commissariat transmet aux SPRH pour qu’ils soient entrés dans le Système régional de paye. Cet examen a été mené pour fournir à la direction une assurance raisonnable de l’existence de contrôles permettant de garantir que les employés sont rémunérés conformément à leurs conditions d’emploi, aux conventions collectives et aux politiques du Conseil du Trésor et du Commissariat. De plus, Samson & associés a examiné les contrôles relatifs aux approbations nécessaires en vertu des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques tout au long du cycle d’administration de la paye.

Samson & associés a constaté que, même si le Commissariat avait modifié ses pratiques et son cadre de contrôle en matière de ressources humaines, entre autres en redéfinissant les rôles et les responsabilités des intervenants, les principaux contrôles relatifs à la gestion des fonctions des ressources humaines étaient en place. La firme a noté que seules quelques améliorations mineures s’imposaient et a formulé une série de recommandations pour renforcer davantage la gérance et la reddition de comptes, et améliorer l’efficacité des processus du Commissariat en matière de ressources humaines et d’administration de la paye. Les recommandations tenaient compte de la petite taille du Commissariat et de la difficulté qui s’ensuit d’atteindre un niveau élevé de séparation des tâches, de même que des ressources disponibles et de la transition vers les SPRH. Elles visaient en outre à renforcer l’efficacité des contrôles tout en faisant en sorte qu’il soit possible de mettre en œuvre les solutions proposées.

3.4 Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques

Le Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR) du Commissariat combine les plans d’évaluation et de vérification interne pour les cinq prochains exercices (de 2014 à 2018). Il a pour objectif d’affecter les ressources aux secteurs qui présentent les risques les plus importants et qui sont prioritaires pour le Commissariat, et aussi de faire en sorte que l’organisation se conforme aux exigences des politiques du Conseil du Trésor sur la vérification interne et l’évaluation.

Par ailleurs, le PVEAR met à profit le Plan de vérification axé sur les risques 2010-2013 du Commissariat en intégrant les projets d’évaluation conformément à la Politique sur l’évaluation du Conseil du Trésor. Il reconfirme l’objectif d’allouer les ressources aux secteurs qui représentent les priorités les plus importantes pour l’organisation, ainsi que d’atténuer les risques.

La portée de la vérification et de l’évaluation proposée dans le PVEAR vise à atteindre un bon équilibre entre diverses exigences et considérations dans le contexte des hypothèses sur les contraintes budgétaires, sur lesquelles se fonde le plan. Le PVEAR permet au Commissariat de réaliser un ou deux projets par année.

Le PVEAR présuppose que des fonds supplémentaires seront octroyés pour financer l’évaluation des dépenses de programme directes.

3.5 Capacité et utilisation des ressources

Des vérificateurs professionnels ont fourni, en sous-traitance, les principales ressources de la fonction interne de vérification pour la conduite aussi bien des missions de vérification que pour la mise à jour du Plan de vérification axé sur les risques.

Le Commissariat collabore avec d’autres Agents du Parlement pour trouver des solutions meilleures et plus efficaces pour les projets de vérification interne. Par exemple, le Commissariat et le Commissariat aux langues officielles ont commencé à échanger divers documents, comme leurs chartes de vérification, politiques et PVEAR respectifs.

4. L’année à venir

En 2014-2015, le PVEAR prévoit une vérification de la sécurité de l’infrastructure physique. Ce sera la première occasion pour le Commissariat de confier les services de vérification à des professionnels de l’extérieur dans le cadre d’un contrat établi par le Commissariat aux langues officielles. Le Commissariat continuera de partager avec les autres Agents du Parlement de l’information sur la question de la vérification interne pour que les organisations concernées puissent acquérir expertise et compétence. Les pratiques de gestion, les contrôles de sécurité et les services impartis feront l’objet d’une vérification.