Commissariat à l'information du Canada Rapport financier trimestriel Pour le trimestre terminée le 30 septembre 2013

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Introduction

Le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) a préparé le présent rapport trimestriel aux termes de l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ce document devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses. Il n’a pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen.

Le Commissariat mène des enquêtes efficaces, équitables et confidentielles sur les plaintes relatives à la façon dont les institutions fédérales traitent les demandes d’accès à l’information. Le but de ces enquêtes est de maximiser la conformité à la Loi sur l’accès à l’information en favorisant la communication de l’information du secteur public. La Commissaire utilise la gamme d’outils, activités et pouvoirs à sa disposition, depuis la médiation jusqu’à la persuasion et le recours aux tribunaux, au besoin. 

Le Commissariat appuie également la Commissaire dans son rôle consultatif auprès du Parlement et des comités parlementaires pour toutes les questions touchant l’accès à l’information. Dans l’exécution de son mandat, le Commissariat met en valeur le droit à l’information et préconise une culture propice à la communication pour assurer la transparence gouvernementale, la reddition de comptes et la participation des citoyens.

Pour de plus amples renseignements sur le mandat, les responsabilités et les activités de programme du Commissariat, on peut consulter son Rapport sur les plans et les priorités 2013-2014 et son Plan stratégique.

Méthode de présentation du rapport

Le présent rapport trimestriel a été préparé selon la comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser du Commissariat accordées par le Parlement et utilisées par le Commissariat, en conformité avec le Budget principal des dépenses 2013-2014. Le gouvernement doit demander l’autorisation du Parlement pour dépenser. Les organisations reçoivent, par l’entremise de lois de crédits, des limites annuelles approuvées ou, par l’entremise de lois, des pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées. À la lumière de ce qui précède, ce rapport trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière concernant l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le Commissariat utilise la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation et la présentation des états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les autorisations de dépenser votées par le Parlement sont encore établies en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

L’État des autorisations ci-dessous indique que le Commissariat a dépensé environ 18 % de ses autorisations au cours du deuxième trimestre de 2013-2014. Étant donné que les dépenses liées au personnel représentent 63 % des dépenses prévues, les dépenses se répartissent uniformément sur toute l’année. Cet état indique aussi une augmentation de 2,4 millions de dollars du total disponible pour utilisation. Cette hausse est principalement attribuable à la réception d’un prêt unique de 2,6 millions de dollars pour payer le coût du déménagement de cette année. Ce prêt sera remboursé sur une période de 15 ans.

Comme le tableau 1 l’indique, les dépenses budgétaires totales ont diminué de 140 000 $ (5,2 %)  au cours du deuxième trimestre de 2013-2014, comparativement à la même période en 2012-2013. Toutefois, il y avait des écarts importants par rapport à certains éléments des dépenses prévues :

  • Une diminution de 255 000 $ des dépenses du personnel principalement dû au fait qu’il y a eu une réduction des heures régulières payées, réduction causée par une augmentation des postes vacants. Cette diminution est en partie compensée par une augmentation des heures à temps partiel payées et des prestations de départ plus élevées en 2013-14 qu’en 2012-13.
  • Une augmentation de 121 000 $ des dépenses liées aux services professionnels et spéciaux causée principalement par une hausse des frais légaux et des frais pour de l’aide temporaire. Cette augmentation est en partie compensée par une diminution des frais de consultants payés au cours du deuxième trimestre de 2013-14.

Risques et incertitudes

Un système d’accès à l’information qui fonctionne bien est fondé sur une législation à jour, une saine administration et une surveillance rigoureuse. En l’absence de cette fondation, le droit d’accès des Canadiens à l’information gouvernementale est compromis.

Au cours des quatre dernières années, le Commissariat a grandement amélioré son rendement. Le nombre de plaintes a diminué de plus de 28 %; 68 % des plaintes administratives sont résolues en 90 jours, et 66 % des dossiers prioritaires et pour règlement rapide sont fermés dans un délai de six mois. Cependant, au cours du deuxième trimestre du nouvel exercice financier, les plaintes ont augmenté de 38 %. Avec l’effectif actuel, le Commissariat a beaucoup de difficulté à traiter ce volume de travail. Par exemple, il s’écoule environ sept mois entre le moment du dépôt d’une plainte et celui de son assignation à un enquêteur. Afin de maintenir les récents niveaux de rendement, le Commissariat a besoin d’un ajout considérable de ressources afin de pouvoir assigner les plaintes dès leur réception.

La charge de travail croissante complique les défis auxquels le Commissariat est confronté par suite des récentes mesures de restriction budgétaire. Le gel des budgets de fonctionnement et l’absorption des hausses salariales établies par les conventions collectives sous le budget de 2010, ainsi que les importantes restrictions des dépenses successives découlant du budget de 2012 ont diminué nos ressources financière de façon significative et mettent sérieusement en danger nos programmes. Pour une organisation qui fonctionnait déjà avec peu de flexibilité sur le plan budgétaire (les fonds non utilisés à la fin de l’exercice s’élèvent à moins de 5 % depuis les quatre dernières années), les restrictions du budget diminuent toute marge de manœuvre financière du Commissariat.

En outre, le Commissariat connaît de l’incertitude financière en raison du déménagement de ses bureaux, imposé par TPSGC, en 2013-2014. En plus du coût ponctuel associé au déménagement lui-même (le Commissariat remboursera un prêt pour absorber cette dépense sur une période de 15 ans), la réinstallation imposera de nouveaux coûts additionnels permanents. Même avec l’entente de prêt, l’incidence financière du déménagement ajoutera au stress et aux pressions financières que subit le Commissariat.

Ces facteurs combinés ont des conséquences directes sur la capacité du Commissariat de protéger les droits des demandeurs garantis par la Loi sur l’accès à l’information.

Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Il n’y a pas eu de changements importants quant au fonctionnement, au personnel ou aux programmes au cours du deuxième trimestre de 2013-2014.

Mise en œuvre du budget de 2012

Le Commissariat est vulnérable aux augmentations imprévisibles de la charge de travail, comme une hausse du nombre de plaintes ou des causes inattendues portées devant les tribunaux, découlant de situations hors de son contrôle. L’enveloppe budgétaire du Commissariat ne lui donne pas la marge de manœuvre nécessaire pour faire face à une augmentation de la charge de travail ou à toute autre situation imprévisible. Avec une compression de  543 000 $ dans le budget de 2012, ajoutée à la pression additionnelle causée par le remboursement du prêt et les nouveaux coûts supplémentaires, il y aura des répercussions possibles sur la capacité du Commissariat de remplir son mandat et d’avancer dans la mise en œuvre de sa vision à long terme.

L’accès à l’information est l’un des outils qui rendent possible la participation des citoyens au gouvernement et au processus d’élaboration des politiques publiques. Lorsque le système d’accès est en péril, la situation ne cause pas seulement des inconvénients aux demandeurs; à la longue, elle met en jeu la santé même de la démocratie au Canada.

Document approuvé par

Suzanne Legault
Commissaire à l’information du Canada

Layla Michaud, CPA, CMA, MBA
Directrice générale, Services organisationnels,
dirigeante principale des finances

Ottawa, Canada
Le 30 septembre 2013

État des Autorisations (non vérifié)

(en milliers de dollars) Exercice 2013 2014 Exercice 2012 2013
Total disponible pour l’exercice se terminant le 31 mars 2014* Fonds utilisés durant le trimestre terminé le
30 septembre 2013
Fonds utilisés à la fin du trimestre Total disponible pour l’exercice se terminant le 31 mars 2013* Fonds utilisés durant le trimestre terminé le
30 septembre 2012
Fonds utilisés à
la fin du trimestre
Crédit 40 – Dépenses du Programme 13 171 2 227 4 699 10 804 2 367 4 877
Autorisations législatives budgétaires –
Contributions aux régimes d ’avantages sociaux des employés
1 359 339 679 1 359 339 679
Autorisations budgétaires totales 14 530 2 566 5 378 12 163 2 706 5 556
Autorisations totales 14 530 2 566 5 378 12 163 2 706 5 556

* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

Tableau 1 : Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)

(en milliers de dollars) Exercice 2013 2014 Exercice 2012 2013
Dépenses prévues pour l’exercice se terminant le
31 mars 2014
Dépenses durant le trimestre  terminé le
30 septembre 2013
Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Dépenses prévues pour l’exercice se terminant le 31 mars 2013 Dépenses durant le trimestre  terminé le 30septembre 2012 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Personnel 9 168 2 040 4 504 9 535 2 295 4 838
Transport et communications 169 38 61 196 36 61
Information 125 25 42 127 23 36
Services professionnels et spéciaux 2 182 412 664 1 781 291 541
Location 205 35 65 91 37 45
Services de réparation et d’entretien 78 2 22 88 3 5
Services publics, fournitures et approvisionnements 38 12 18 58 12 21
Acquisition de matériel et d’outillage 2 565 2 2 287 9 9
Autres subventions et paiements - - - - - -
Dépenses budgétaires totales 14 530 2 566 5 378 12 163 2 706 5 556