Commissariat à l'information du Canada Rapport financier trimestriel Pour le trimestre terminée le 30 juin 2013

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

1. Introduction

Le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) a préparé le présent rapport trimestriel aux termes de l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ce document devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses. Il n’a pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen.

Le Commissariat mène des enquêtes efficaces, équitables et confidentielles sur les plaintes relatives à la façon dont les institutions fédérales traitent les demandes d’accès à l’information. Le but de ces enquêtes est de maximiser la conformité à la Loi sur l’accès à l’information en favorisant la communication de l’information du secteur public. La commissaire utilise la gamme des outils, activités et pouvoirs à sa disposition, depuis la médiation jusqu’à la persuasion et le recours aux tribunaux, au besoin.

Le Commissariat appuie également la commissaire dans son rôle consultatif auprès du Parlement et des comités parlementaires pour toutes les questions touchant l’accès à l’information. Dans l’exécution de son mandat, le Commissariat met en valeur le droit à l’information et préconise une culture propice à la communication pour assurer la transparence gouvernementale, la reddition de comptes et la participation des citoyens.

Pour de plus amples renseignements sur le mandat, les responsabilités et les activités de programme du Commissariat, on peut consulter son Rapport sur les plans et les priorités 2013-2014 et son Plan stratégique.

1.1 Méthode de présentation du rapport

Le présent rapport trimestriel a été préparé selon la comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser du Commissariat accordées par le Parlement et utilisées par le Commissariat, en conformité avec le Budget principal des dépenses 2013-2014. Le gouvernement doit demander l’autorisation du Parlement pour dépenser. Les organisations reçoivent, par l’entremise de lois de crédits, des limites annuelles approuvées ou, par l’entremise de lois, des pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées. À la lumière de ce qui précède, ce rapport trimestriel a été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière concernant l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le Commissariat utilise la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation et la présentation des états financiers annuels qui font partie du processus de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les autorisations de dépenser votées par le Parlement sont encore établies en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

2. Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

L’État des autorisations ci-dessous indique que le Commissariat a dépensé environ 20 % de ses autorisations au cours du premier trimestre de 2013-2014. Étant donné que les dépenses liées au personnel représentent 63 % des dépenses prévues, les dépenses se répartissent également sur toute l’année. Cet état indique aussi une augmentation de 2,8 millions de dollars du total disponible pour utilisation. Cette hausse est principalement attribuable à la réception d’un prêt unique de 2,6 millions de dollars pour payer le coût du déménagement de cette année. Ce prêt sera remboursé sur une période de 15 ans.

Comme le tableau 1 l’indique, les dépenses budgétaires totales ont légèrement diminué (1,3 % ou 38 000 $) au cours du premier trimestre de 2013-2014, comparativement à la même période en 2012-2013. Toutefois, il y avait des écarts importants par rapport à certains éléments des dépenses prévues :

  • L’augmentation des dépenses liées aux services professionnels et spéciaux s’explique par les besoins additionnels liés au déménagement des bureaux du Commissariat.
  • L’augmentation des dépenses liées aux locations est attribuable aux renouvellements des licences d’utilisation des logiciels qui ont eu lieu au cours du présent exercice financier.
  • L’augmentation des dépenses liées à l’acquisition de machines et d’équipement découle principalement de la nécessité d’acheter du nouveau mobilier et de l’équipement en raison du déménagement des bureaux du Commissariat.

3. Risques et incertitudes

Un système d’accès à l’information qui fonctionne bien est fondé sur une législation à jour, une saine administration et une surveillance rigoureuse. En l’absence de cette fondation, le droit d’accès des Canadiens à l’information gouvernementale est compromis.

Au cours des quatre dernières années, le Commissariat a grandement amélioré son rendement. Le nombre de plaintes a diminué de plus de 28 %; 70 % des plaintes administratives sont résolues en 90 jours, et 74 % des dossiers prioritaires et pour règlement rapide sont fermés dans un délai de six mois. Cependant, au cours du premier trimestre du nouvel exercice financier, les plaintes ont augmenté de 50 %. Avec l’effectif actuel, le Commissariat a beaucoup de difficulté à traiter ce volume de travail. Par exemple, il s’écoule environ sept mois entre le moment du dépôt d’une plainte et celui de son assignation à un enquêteur. Afin de maintenir les récents niveaux de rendement, le Commissariat a besoin d’un ajout considérable de ressources afin de pouvoir assigner les plaintes dès leur réception.

Dans ces circonstances, le gel des budgets de fonctionnement annoncé dans le budget de 2010 et les importantes restrictions des dépenses successives découlant du budget de 2012, qui auront diminué de près de 11 % le budget principal des dépenses du Commissariat d’ici 2014-2015, mettent sérieusement en danger nos programmes. Pour une organisation qui fonctionnait déjà avec peu de flexibilité sur le plan budgétaire (les fonds non utilisés à la fin de l’exercice s’élèvent à moins de 5 % depuis les quatre dernières années), les restrictions ont enlevé à l’organisation la marge de manœuvre qu’elle avait auparavant.

En outre, le Commissariat connaît de l’incertitude financière en raison du déménagement de ses bureaux, imposé par TPSGC, en 2013-2014. En plus du coût ponctuel associé au déménagement lui-même (le Commissariat remboursera un prêt pour absorber cette dépense sur une période de 15 ans), la réinstallation imposera de nouveaux coûts additionnels permanents. Même avec l’entente de prêt, l’incidence financière du déménagement ajoutera au stress et aux pressions financières que subit le Commissariat.

Ces facteurs combinés ont des conséquences directes sur la capacité du Commissariat de protéger les droits des demandeurs garantis par la Loi sur l’accès à l’information.

4. Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Le poste d’avocat général est doté de façon permanente depuis le 2 juillet 2013. La haute direction profite maintenant d’une stabilité, car tous les postes relevant de la commissaire ont été pourvus de façon permanente.

5. Mise en œuvre du budget de 2012

Le Commissariat est vulnérable aux augmentations imprévisibles de la charge de travail, comme une hausse du nombre de plaintes ou des causes inattendues portées devant les tribunaux, découlant de situations hors de son contrôle. L’enveloppe budgétaire du Commissariat ne lui donne pas la marge de manœuvre nécessaire pour faire face à une augmentation de la charge de travail ou à toute autre situation imprévisible. Avec une compression de 500 000 $ dans le budget de 2012, ajoutée à la pression additionnelle causée par le remboursement du prêt et les nouveaux coûts supplémentaires, il y aura des répercussions possibles sur la capacité du Commissariat de remplir son mandat et d’avancer dans la mise en œuvre de sa vision à long terme.

L’accès à l’information est l’un des outils qui rendent possible la participation des citoyens au gouvernement et au processus d’élaboration des politiques publiques. Lorsque le système d’accès est en péril, la situation ne cause pas seulement des inconvénients aux demandeurs; à la longue, elle met en jeu la santé même de la démocratie au Canada.

Document approuvé par

Suzanne Legault
Commissaire à l’information  du Canada

Layla Michaud, CPA, CMA, MBA
Directrice générale, Services organisationnels,
dirigeante principale des finances

                                        

Ottawa, Canada
Le 30 juin 2013

État des autorisations (non vérifié)

(en milliers de dollars)Exercice 2013-2014Exercice 2012-2013
Total disponible pour l’exercice se terminant le 31 mars 2014*Fonds utilisés durant le trimestre terminé le 30 juin 2013Fonds utilisés à la fin du trimestreTotal disponible pour l’exercice se terminant le 31 mars 2013*Fonds utilisés durant le trimestre terminé le 30 juin 2012Fonds utilisés à la fin du trimestre
Crédit 40 – Dépenses du Programme13 1712 4722 47210 3492 5102 510
Autorisations législatives budgétaires – Contributions aux régimes d’avantages sociaux des employés1 3593403401 359340340
Autorisations budgétaires totales14 5302 8122 81211 7082 8502 850
AUTORISATIONS TOTALES14 5302 8122 81211 7082 8502 850

* N'inclut que les Autorisations disponibles pour l'exercice et accordées par le Parlement à la fin du trimestre.

TABLEAU 1 : Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)

(en milliers de dollars)Exercice 2013-2014Exercice 2012-2013
Dépenses prévues pour l’exercice se terminant le 31 mars 2014Dépensées durant le trimestre terminé le 30 juin 2013 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestreDépenses prévues pour l’exercice se terminant le 31 mars 2013Dépensées durant le trimestre terminé le 30 juin 2012Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Personnel9 1682 4642 4649 0802 5432 543
Transport et communications16923231962525
Information12517171271313
Services professionnels et spéciaux2 1822522521 781250250
Location20530309188
Services de réparation et d’entretien7820208822
Services publics, fournitures et approvisionnements38665899
Acquisition de matériel et d’outillage2 565--287--
Autres subventions et paiements------
DÉPENSES BUDGÉTAIRES TOTALES14 5302 8122 81211 7082 8502 850