Bibliothèque et Archives Canada

L'institution Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a été créée en 2004 par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et elle combine les fonctions des anciennes Archives nationales du Canada et de la Bibliothèque nationale du Canada. Son mandat comprend la préservation du patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures, en plus de servir de mémoire continue du gouvernement du Canada et de ses institutions.

En 2013-2014, BAC a reçu 877 demandes, ce qui représente une diminution de 2,6 % par rapport à 2012-2013 (874 demandes). Dans l'ensemble, son rendement a légèrement diminué par rapport à l'année précédente, toutefois les résultats obtenus demeurent supérieurs à ceux obtenus à l'échelle pangouvernementale pour un certain nombre d'indicateurs.

Proportionnellement, BAC a réussi à compléter plus de demandes en 2013-2014, soit 88,9 % de toutes les demandes de son inventaire (1 041) par rapport à 84,3 % en 2012-2013.

La vaste majorité des demandes reçues par BAC chaque année provient de membres du public. En 2013-2014, cette catégorie représentait 71 % des demandes reçues. De plus, 21 % provenaient du secteur universitaire. Selon BAC, les demandes pour des documents de l’administration fédérale archivés représentaient 61 % des demandes reçues en 2013-2014, tandis que 35 % des demandes concernaient les dossiers personnels d'anciens membres des Forces canadiennes.

Outre les demandes officielles reçues, BAC a fait état du traitement de 6 922 demandes informelles qui ne sont pas mentionnées dans le rapport statistique, qui ont donné lieu à la communication de plus de 3 millions de pages. Cela représente une augmentation du nombre de demandes informelles traitées par rapport à 2012-2013 (5 361 demandes).

Tableau 1. Charge de travail

Mesures Période de référence
2012-2013
Période de référence
2013-2014
Écart
Nombre de demandes reçues 900 877 -2,56 %
Nombre de consultations reçues (en provenance d'autres institutions fédérales) 41 28 -31,71 %
Nombre moyen de pages traitées par demande complétée 652 449 -203
% de demandes pour lesquelles plus de 1 000 pages ont été traitées 17,96 % 11,78 % -6,18 %
Note : Le nombre moyen de pages traitées par demande complétée et la proportion de demandes pour lesquelles plus de 1 000 pages ont été traitées sont calculées à partir du total des demandes complétées pour lesquelles l'information a été communiquée (en entier ou en partie), des demandes exceptées ou exclues en entier et des demandes abandonnées. Cela exclut les demandes complétées pour les motifs suivants : absence de documents, demandes transférées ou traitement informel.

Le volume de pages traitées est important par rapport aux moyennes pangouvernementales. Par exemple, les demandes complétées par BAC ont nécessité le traitement de 449 pages en moyenne, par rapport à 241 pages à l'échelle pangouvernementale. Des 27 institutions visées par l'analyse, BAC détient l'une des proportions les plus élevées de demandes qui ont nécessité le traitement de plus de 1 000 pages.

Délai de traitement

En 2013-2014, BAC a répondu à 624 demandes dans un délai de 30 jours ou moins, ce qui représente quelque 67,5 % du nombre total de demandes complétées. Cela représente une diminution de 7 % par rapport à 2012-2013.

La proportion de demandes complétées après l'échéance prescrite ou prorogée a augmenté en 2013-2014 par rapport à 2012-2013, passant de 2,8 % à 4,4 %. Cette proportion équivaut à un « A »Note de bas de page 1.

On a invoqué la consultation externe comme raison principale justifiant le non-respect des délais prescrits ou prorogés (dans 23 cas sur 41).

Prorogations

Au total, 356 prorogations de délai ont été prises en 2013-2014, ce qui représente une moyenne de 0,38 prorogation de délai par demande complétée. À titre de comparaison, cette proportion était de 0,30 durant la période de référence précédente. En proportion, cela signifie que BAC a pris plus de prorogations de délai pour compléter les demandes en 2013-2014 qu'en 2012-2013.

Ces prorogations de délai étaient relativement longues, puisque plus de la moitié de celles prises en 2013-2014 (57,3 %) dépassaient 120 jours. En comparaison, cette proportion était de 19 % à l'échelle pangouvernementale.

Figure 1. Durée des prorogations (de 2011-2012 à 2013-2014)

Figure 1. Durée des prorogations (de 2011-2012 à 2013-2014)

 Version texte

La figure 1 est un graphique à bandes verticales, représentant le délai des prorogations prises par BAC durant chacune des périodes de référence de 2011-2012 à 2013-2014. Les résultats sont les suivants :

Période de référence 30 jours ou moins 31-60 jours 61-120 jours 121-180 jours 181-365 jours Plus de 365 jours
2011-2012 8,07 % 24,66 % 28,25 % 26,01 % 12,56 % 0,45 %
2012-2013 9,06 % 15,47 % 15,85 % 16,98 % 37,36 % 5,28 %
2013-2014 8,43 % 16,85 % 17,42 % 19,66 % 28,93 % 8,71 %
 

Les prorogations de délai pour motif de consultation en vertu de l'alinéa 9(1)b) représentaient environ 70 % de l'ensemble des prorogations de délai requises en 2013-2014 (une hausse de 6 % par rapport à 2012-2013). Bien que BAC ait pris des prorogations de délai en vertu de l'alinéa 9(1)c) que pour quelques demandes, ces prorogations de délai étaient d'une durée supérieure à 60 jours dans 80 % des cas.

Divulgation

Sur les 925 demandes complétées, les documents demandés ont été entièrement communiqués dans 33,4 % des cas. Même si ce taux de divulgation est comparable à celui atteint en 2012-2013, il est encore inférieur au résultat obtenu à l'échelle pangouvernementale (26,9 %).

Une grande proportion de pages ont été entièrement communiquées (48,8 %) en 2013-2014, par rapport aux résultats pangouvernementaux (20,01 %).

Exceptions et exclusions

En 2013-2014, un total de 591 exceptions et de 38 exclusions ont été invoquées pour refuser de communiquer des renseignements, soit une moyenne de 0,68 par demande complétée. En 2012-2013, cette proportion était inférieure (0,61).

Les exceptions les plus importantes en 2013-2014 ont été les suivantes : les renseignements personnels (398 fois), les renseignements obtenus à titre confidentiel (92 fois) et l'information de tiers (24 fois).

Tableau 2. Rendement

Mesures Période de référence
2012-2013
Période de référence
2013-2014
Écart
Traitement des demandes
Taux de traitement 84,28 % 88,86 % 4,58 %
Délai de traitement
% des demandes complétées dans un délai de 30 jours 74,37 % 67,46 % -6,91 %
Nombre moyen de jours pour le traitement des demandes S.O. S.O. S.O.
% des demandes complétées après le délai prescrit ou prorogé 2,75 % 4,43 % 1,68 %
% des consultations provenant d'une institution fédérale complétées dans un délai de 30 jours 100,00 % 96,43 % -3,57 %
% des prorogations de 30 jours ou moins 9,06 % 8,43 % -0,57 %
Niveau de divulgation
% des pages traitées qui ont été communiquées 92,52 % 97,18 % 4,66 %
% des demandes complétées dont les documents ont été communiqués en entier 33,98 % 33,41 % -0,57 %
% des pages communiquées en entier 30,03 % 48,82 % 18,79 %
Exceptions/exclusions
Nombre d'exceptions ou d'exclusions par demande complétée 0,61 0,68 0,07

Autres activités

Le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de BAC a continué de passer en revue les documents de l’administration fédérale à diffusion restreinte, au moyen du « processus d'examen en bloc »Note de bas de page 2, afin de déterminer s'ils peuvent être rendus accessibles au public. Ce processus a permis de rendre accessible au public environ 2,7 millions de pages de document d'archives en 2013-2014.

BAC a également continué de collaborer avec d'autres institutions dans le but de réduire le nombre de consultations habituellement requises pour les documents d'archives à diffusion restreinte émanant de ces institutions. Ainsi, un consultant a été embauché en 2013-2014 afin d'examiner les documents d'archives à diffusion restreinte du ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD).

Plaintes

Le nombre de plaintes qu'a reçues le CommissariatNote de bas de page 3 contre BAC est demeuré le même en 2013-2014 qu'en 2012-2013 (13 plaintes). Parmi celles reçues en 2013-2014, quatre portaient sur des questions administratives et neuf étaient des plaintes de refus.

Tandis que cinq plaintes étaient toujours en suspens au mois d'avril 2015, la plupart des plaintes traitées (5) ont été jugées comme fondées. On a disposé des trois plaintes restantes de la manière suivante : une était non fondée, une a été réglée et la dernière, discontinuée.

Note de bas de pages

Note de bas de page 1

Le système de notes utilisé dans la fiche de rendement du Commissariat à l'information du Canada 2007-2008 a servi pour déterminer les notes : A = de 0 à 5 %, B = de 5 à 10 %, C = de 10 à 15 %, D = de 15 à 20 %, F = plus de 20 %.

Retour à la référence de la note de bas de page 1

Note de bas de page 2

Cette approche consiste en un examen d'un échantillon, d'une série ou d'un bloc de documents, plutôt que de procéder à un examen page par page.

Retour à la référence de la note de bas de page 2

Note de bas de page 3

Les chiffres rapportés dans cette section sont basés sur les statistiques du Commissariat. Des différences peuvent être notées avec l’information rapportée par les institutions, puisque la méthodologie employée diffère.

Retour à la référence de la note de bas de page 3