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Observations sur la santé du système d'accès
2012-2013

Évaluation 2012-2013

Rapport statistique amélioré

Dans son rapport spécial au Parlement de 2009, la commissaire a indiqué que les statistiques annuelles que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) recueillait sur les activités d'accès ne dressaient un tableau ni détaillé ni précis du rendement institutionnel. La commissaire a avancé dans son rapport (et l'a de nouveau fait l'année suivante) que le SCT devrait recueillir des données qui sont plus précises pour évaluer le rendement à l'échelle de chaque institution et du système. En réponse à cette recommandation, le SCT a commencé à recueillir des chiffres annuels améliorés en 2011-2012 et a publié son premier rapport statistique amélioré en décembre 2012.

Dans son rapport annuel de 2012-2013, publié en octobre 2013, la commissaire a exprimé des préoccupations en ce qui concerne la fragilité du système d'accès à l'information. Les plaintes ont augmenté de 9 %Note de bas de page 1 et une forte hausse des plaintes administrativesNote de bas de page 2 (au sujet de questions fondamentales telles que les retards) montre que les institutions ont de la difficulté à respecter les obligations en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, même les plus élémentaires.

La commissaire a indiqué que c'était la première fois qu'elle observait cette situation. La hausse du nombre de plaintes administratives, la diminution des ressources des institutions (bureaux d'accès et secteurs de programme) et la réticence de certaines institutions à collaborer dans le cadre des enquêtes de la commissaire sont des signes de la détérioration du système.

Trois mois plus tard, en décembre 2013, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a publié dans le cadre du programme Info Source sa compilation annuelle des données statistiquesNote de bas de page 3 sur les demandes présentées en vertu de la Loi. Contrairement à ce que les données de la commissaire indiquaient, les chiffres relatifs à l'exercice 2012-2013 révélaient une amélioration du rendement à l'échelle du système.

Pour connaître la cause de cette divergence et pour mieux comprendre la santé du système d'accès, la commissaire a effectué une évaluation du rendement 2012-2013 des 24 institutionsNote de bas de page 4 qui ont reçu le plus de demandes, de plaintes (ou des deux) pour l'exercice en questionNote de bas de page 5 Note de bas de page 6. Cette analyse a également permis à la commissaire de continuer à effectuer ses activités de supervision malgré l'absence des fiches de rendement annuelles, qu'elle a suspendues en mai 2012.

La commissaire a examiné les institutions suivantes :

  • Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC)
  • Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA)
  • Agence des services frontaliers du Canada (ASFC)
  • Agence du revenu du Canada (ARC)
  • Bibliothèque et Archives Canada (BAC)
  • Bureau du Conseil privé (BCP)
  • Citoyenneté et Immigration Canada (CIC)
  • Emploi et Développement social Canada (EDSC)
  • Environnement Canada (EC)
  • Gendarmerie royale du Canada (GRC)
  • Industrie Canada (IC)
  • Ministère de la Défense nationale (MDN)
  • Ministère de la Justice Canada (JUS)
  • Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD)
  • Ministère des Pêches et des Océans (MPO)
  • Ressources naturelles Canada (RNCan)
  • Santé Canada (SC)
  • Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT)
  • Sécurité publique Canada (SP)
  • Service correctionnel du Canada (SCC)
  • Société canadienne des postes (SCP)
  • Société Radio-Canada (SRC)
  • Transports Canada (TC)
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)

La principale conclusion de la commissaire après examen de tous les renseignements accessibles au public sur la performance des institutions est que cette dernière reste fragile (certaines institutions ayant un meilleur rendement que d'autres) et que le rendement des institutions est souvent variable au fil des années.

Ce qui suit est une analyse des chiffres relatifs aux 24 institutions. Cette analyse est fondée sur le volume de demandes reçues et utilise les indicateurs de la rapidité des réponses aux demandes et de la divulgation des renseignements. Un résumé du rendement de chaque institution figure en annexe du présent document. Si vous souhaitez plus de détails sur chaque institution, consultez le site Web de la commissaire.

Contexte

Source des demandes, 2012-2013

  • Public : 22 274 (40 %)
  • Secteur commercial : 21 242 (38,5 %)
  • Médias : 8 321 (15,1 %)
  • Organisme : 2 415 (4,4 %)
  • Secteur universitaire : 983 (2 %)

Les statistiques d'Info Source révèlent une hausse significative (27,7 %) du nombre de demandes d'accès reçues par les institutions en 2012-2013 par rapport au nombre de demandes reçues en 2011-2012. Le volume de plaintes de la commissaire fait écho à cette hausse : il a augmenté de 9 % en 2012-2013 et de 30 % en 2013-2014.

Cette hausse importante des demandes d'accès est principalement attribuable à l'intérêt croissant du public quant à son droit à l'information. Sur une décennie, c'était la première fois en 2012-2013 que le public constituait la source de demande la plus fréquenteNote de bas de page 7 (voir l'encadré ci-dessus intitulé « Source des demandes, 2012-2013 »). La figure 1 présente le nombre de demandes que chacune des 24 institutions a reçues en 2012-2013.

Figure 1. Nombre de demandes reçues, 24 institutions, 2012-2013

Nombre de demandes reçues, 24 institutions, 2012-2013

Source : Rapport annuel au Parlement de chaque institution sur l’administration de la Loi sur l'accès à l'information

Version texte

La figure 1 est un graphique à bandes verticales, représentant les 24 institutions analysées (axe X) et le nombre de demandes qu’ils ont reçues (axe Y) durant la période 2012-2013. Les résultats sont les suivants :

Institution Nombre de demandes complétées
Citoyenneté et Immigration Canada 25 010
Agence des services frontaliers du Canada 3 147
Agence du revenu du Canada 3 137
Transports Canada 2 197
Ministère de la Défense nationale 2 044
Environnement Canada 1 827
Santé Canada 1 765
Gendarmerie royale du Canada 1 218
Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement 1 148
Bibliothèque et Archives Canada 900
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 810
Service correctionnel du Canada 785
Bureau du Conseil privé 780
Ressources naturelles Canada 769
Emploi et Développement social Canada 746
Industrie Canada 741
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada 648
Ministère des Pêches et des Océans 547
Sécurité publique Canada 494
Agence canadienne d’inspection des aliments 405
Ministère de la Justice Canada 343
Secrétariat du Conseil du Trésor 301
Société Radio-Canada 154
Société canadienne des postes 105
 

L'effet du CIC

Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) reçoit de loin le plus de demandes dans l'ensemble du système d'accès fédéral, à savoir 45 % du total des demandes en 2012­2013.

Presque toutes les demandes reçues par cette institution provenaient de conseillers et d'avocats représentant des non-citoyens qui traitent avec CIC pour des affaires d'immigration et de citoyenneté. Ces demandes comprennent en général un petit nombre de pages. En général, CIC est en mesure de traiter ces demandes dans les délais de 30 jours.

Pour avoir une idée plus précise du rendement du système d'accès, la commissaire a étudié les diverses statistiques à l'échelle du système, avec et sans les chiffres relatifs à CIC.

Les statistiques à l'échelle du gouvernement de 2012-2013 montrent que, en général, les institutions ont pu faire face à l'afflux de demandes. En effet, le taux de traitement général des demandes a augmenté, passant de 85,1 % en 2011-2012 à 85,9 % en 2012-2013Note de bas de page 8. Le taux de traitement est calculé en divisant le nombre de demandes traitées pendant l'exercice par le nombre total de demandes en inventaire (nouvelles demandes reçues pendant l'exercice et demandes reportées de l'exercice précédent). Un fort taux de traitement indique qu'un petit nombre de demandes sera reporté à l'année de déclaration suivante (aussi connu comme un arriéré). D'après l'expérience de la commissaire, la création d'un arriéré important peut entraver le rendement institutionnel pendant les années à venir.

Comme le montre la figure 2, seules quatre institutions analysées ont obtenu un taux de traitement supérieur à la moyenne de toutes les institutions : CIC (95,6 %), Environnement Canada (90,73 %), Industrie Canada (89,5 %) et Postes Canada (88,8 %). En 2012-2013, toutes ces institutions ont reçu plus de demandes qu'elles n'en avaient reçu l'exercice précédent; pourtant, elles ont été en mesure d'en traiter une grande partie pendant l'exercice 2012-2013.

Transport Canada (56,7 %), la GRC (66,7 %) et le MAECD (68,6 %) avaient les plus faibles taux de traitement du groupe. Pour sa part, en 2012-2013, Transports Canada a reçu 272 % de demandes de plus que l'exercice précédentNote de bas de page 9. Par contre, la GRC a reçu 15 % de demandes de moins.

Figure 2. Taux de traitement, 24 institutions, 2012-2013

Taux de traitement, 24 institutions, 2012-2013

Source : Rapport annuel au Parlement de chaque institution sur l’administration de la Loi sur l’accès à l'information

Version texte

La figure 2 montre un graphique à bandes verticales, représentant les 24 institutions (axe X) et leur taux de traitement des demandes (en %) (axe Y) et ce, pour la période 2012-2013. Le taux de traitement des demandes est exprimé en termes de pourcentage de demandes en inventaire qui ont été complétées durant la même période. Les résultats sont les suivants :

Institution Taux de traitement des demandes (%)
Citoyenneté et Immigration Canada 95,57 %
Environnement Canada 90,73 %
Industrie Canada 89,49 %
Société canadienne des postes 88,82 %
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada 85,23 %
Secrétariat du Conseil du Trésor 84,38 %
Bibliothèque et Archives Canada 84,28 %
Société Radio-Canada 83,52 %
Sécurité publique Canada 83,42 %
Bureau du Conseil privé 83,24 %
Agence des services frontaliers du Canada 83,05 %
Agence du revenu du Canada 82,90 %
Service correctionnel Canada 80,73 %
Ressources naturelles Canada 78,34 %
Ministère de la Justice Canada 77,64 %
Ministère de la Défense nationale 76,98 %
Travaux publics et services gouvernementaux Canada 74,38 %
Santé Canada 74,27 %
Emploi et Développement social Canada 73,43 %
Ministère des Pêches et des Océans 73,18 %
Agence canadienne d’inspection des aliments 71 %
Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement 68,63 %
Gendarmerie royale du Canada 66,73 %
Transports Canada 56,74 %

Une ligne horizontale est tracée à travers le graphique afin de montrer le taux de traitement moyen à travers le gouvernement. Ce taux est de 85,92 %.

 

Les institutions utilisent souvent le volume de pages traitées comme une mesure de la complexité des demandes. Il peut s'agir d'un facteur de la durée de traitement des demandes. Comme le montre la figure 3, la grande majorité des demandes traitées en 2012-2013 nécessitaient que les institutions traitent moins de 100 pagesNote de bas de page 10. Les demandes comprenant le traitement de plus de 1 000 pages représentaient seulement 2,85 % de l'ensemble des demandesNote de bas de page 11. Bibliothèque et Archives Canada a reçu la plus forte proportion de ces demandes, avec 17,96 %.

Figure 3. Nombre de pages traitées par demande, toutes les institutions, 2012-2013

Nombre de pages traitées par demande, toutes les institutions, 2012-2013

Source : Info Source Bulletin numéro 36B : Rapport statistique sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, 2012-2013 (http://infosource.gc.ca/bulletin/2013/b/bulletin36btb-fra.asp)

Version texte

La figure 3 est un diagramme circulaire représentant les proportions de demandes complétées à travers le gouvernement en 2012-2013, par le nombre de pages traitées requis pour compléter chacune des demandes. Il y a 5 catégories: 100 pages ou moins, 101 à 500 pages, 501 à 1 000, 1 001 à 5 000 et plus de 5 000 pages. Environ 78,34 % des demandes ont requis le traitement de 100 pages ou moins. Les proportions de demandes complétées restantes se divisent de la manière suivante :

  • 101 à 500 pages : 15,78 %
  • 501 à 1 000 pages : 3,03 %
  • 1 001 à 5 000 pages : 2,44 %
  • Plus de 5 000 pages : 0,41 %
 

Si on étudie chacune des 24 institutions, on remarque que certaines ont traité de gros volumes de pages en 2012-2013. Ces institutions comprennent Industrie Canada (2 828 056), la GRC (1 252 447) et l'ARC (1 203 253). Ensemble, ces institutions représentent 37,56 % des pages traitées en 2012-2013.

Délai de traitement des demandes

Le respect des délais de traitement des demandes est la base d'un accès efficace au système d'information. Cela a été réaffirmé avec le passage de la Loi fédérale sur la responsabilité de 2006, qui a introduit l'obligation de répondre aux demandes en temps opportun (paragraphe 4(2.1) de la Loi sur l'accès à l'information).

En vertu de l'article 9 de la Loi, les institutions ont 30 jours pour traiter une demande, à moins qu'elles respectent les exigences limitées permettant l'utilisation d'une prorogation de délai : la nécessité de rechercher un grand nombre de documents ou d'effectuer des recherches dans de nombreux documents, ce qui entraverait le fonctionnement de l’institution, et la nécessité de consulter d'autres institutions ou des tierces parties relativement aux documents concernés par les demandes.

En utilisant les renseignements accessibles au public, la commissaire a étudié quatre indicateurs pour évaluer la rapidité des réponses des institutions aux demandes d'accès :

  1. le nombre de demandes traitées dans les 30 jours;
  2. le taux de demandes traitées hors délai;
  3. la durée moyenne de traitement des demandesNote de bas de page 12;
  4. le temps pris par les institutions pour traiter les demandes après la période de 30 jours écoulée ou la date limite obtenue par prorogation dépassée.

a) Nombre de demandes traitées dans les 30 jours

La proportion de demandes auxquelles les institutions répondent dans les 30 jours constitue un indicateur important, car elle donne une idée du nombre de demandes traitées sans qu'il soit nécessaire d'utiliser une prorogation de délai. En 2012-2013, les institutions ont traité 64,8 % des demandes dans les 30 jours. Ce chiffre se compare favorablement au taux de traitement des demandes dans les 30 jours obtenu en 2011-2012 (55.3 %)Note de bas de page 13.

Cependant, les données globales d'Info Source ne fournissent pas le niveau de détail requis pour comparer et opposer le rendement des institutions. Si on étudie les chiffres fournis par chaque institution dans leur rapport annuel (figure 4), seules neuf institutions sur les 24 ont été en mesure d'obtenir un meilleur taux que le taux de traitement de 30 jours à l'échelle du système.

Figure 4. Proportion de demandes traitées dans les 30 jours, 24 institutions, 2012–2013

Proportion de demandes traitées dans les 30 jours, 24 institutions, 2012-2013

Source : Rapport annuel au Parlement de chaque institution sur l’administration de la Loi sur l'accès à l'information

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La figure 4 est un graphique à bandes verticales, représentant les 24 institutions analysées (axe X) et la proportion (en pourcentage) de demandes complétées en 30 jours (axe Y) pour la période 2012-2013. Les résultats sont les suivants :

Institution Proportion des demandes complétées en 30 jours ou moins (%)
Citoyenneté et Immigration Canada 74,62 %
Bibliothèque et Archives Canada 74,37 %
Service correctionnel du Canada 73,31 %
Ministère de la Justice Canada 72,14 %
Agence des services frontaliers du Canada 70,67 %
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada 69,18 %
Société Radio-Canada 66,45 %
Environnement Canada 65,91 %
Sécurité publique Canada 65,69 %
Industrie Canada 64,19 %
Secrétariat du Conseil du Trésor 63,27 %
Ressources naturelles Canada 60,26 %
Ministère des Pêches et des Océans 59,16 %
Bureau du Conseil privé 58,07 %
Emploi et Développement social Canada 49,84 %
Agence du revenu du Canada 48,52 %
Ministère de la Défense nationale 48,29 %
Santé Canada 48,19 %
Agence canadienne d’inspection des aliments 43,66 %
Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement 42,69 %
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 42,31 %
Société canadienne des postes 39,26 %
Gendarmerie royale du Canada 35,47 %
Transports Canada 34,39 %

Une ligne horizontale est tracée à travers le graphique afin de montrer la proportion de demandes complétées en 30 jours ou moins à travers le gouvernement. Cette proportion est de 64,82 %.

 

Les cinq institutions analysées qui ont répondu à la plus grande partie de leurs demandes dans les 30 jours étaient CIC (74,62 %), BAC (74,37 %), le SCC (73,31 %), le Ministère de la justice (72,14 %) et l'ASFC (70,67 %). Ensemble, ces institutions représentaient 57,1 % de l'ensemble des demandes traitées en 2012-2013.

Parmi les 24 institutions, les trois ayant le plus faible taux de traitement des demandes dans les 30 jours étaient la Société canadienne des postes (39,26 %), la GRC (35,47 %) et Transport Canada (34,39 %). Ensemble, ces institutions représentaient 4,7 % de l'ensemble des demandes traitées en 2012-2013.

b) Taux des demandes traitées hors délai

Le taux des demandes traitées hors délai indique dans quelle mesure les institutions respectent la date limite de 30 jours ou la date limite obtenue par prorogation pour répondre aux demandes. Pour les institutions, l'objectif est d'avoir le moins de demandes en retard possible. Dans toutes ses fiches de rendement depuis 2008-2009, la commissaire a recommandé que les institutions s'efforcent d'atteindre un taux de présomption de refus nul, c'est-à-dire qu'elles répondent à toutes les demandes au plus tard à la date limite Note de bas de page 14.

En 2011-2012, le SCT a commencé à recueillir des statistiques sur le nombre de demandes que les institutions traitent après la date limite, d'après les demandes traitées pendant l'exercice. Ces demandes comprennent toutes demandes fermées en retard, y compris celles arriérées de l'exercice précédent, celles traitées après les 30 jours sans prorogation et celles traitées une fois la période de prorogation terminée.

Si on étudie les chiffres à l'échelle du gouvernement pour 2012-2013, les institutions ont répondu à 10,7 % des demandes après la date limite, ce qui représente une amélioration par rapport aux 14,9 % enregistrés pour 2011-2012. Cela permet au système fédéral d'accès à l'information d'obtenir la note « C » en vertu du système de notation de la commissaireNote de bas de page 15, Note de bas de page 16.

Lorsqu'on étudie les chiffres relatifs à chacune des 24 institutions, les taux de demandes traitées hors délai varient de façon significative, d'un taux parfait de zéro à un taux très élevé de près de 57 %. La moitié des institutions ont obtenu un taux de demandes traitées hors délai plus bas que le taux moyen à travers les institutions (figure 5).

Figure 5. Taux des demandes traitées hors délai, 24 institutions, 2012-2013

Taux des demandes traitées hors délai, 24 institutions, 2012-2013

Source : Rapport annuel au Parlement de chaque institution sur l’administration de la Loi sur l'accès à l'information

Version texte

La figure 5 est un graphique à bandes verticales, représentant les 24 institutions analysées (axe X) ainsi que leur proportion de demandes complétées hors délai (axe Y) durant la période 2012-2013. Les résultats sont les suivants :

Institution Taux des demandes complétées hors délai (%)
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada 0
Bureau du Conseil privé 0,28 %
Société Radio-Canada 1,32 %
Bibliothèque et Archives Canada 2,75 %
Ressources naturelles Canada 3,49 %
Secrétariat du Conseil du Trésor 4,94 %
Pêches et océans Canada 5,52 %
Défense nationale 5,82 %
Sécurité publique Canada 6,49 %
Citoyenneté et immigration Canada 6,61 %
Emploi et Développement social Canada 7,78 %
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 8 %
Environnement Canada 11,49 %
Service correctionnel Canada 11,66 %
Agence des services frontaliers du Canada 11,93 %
Agence du revenu du Canada 14,53 %
Industrie Canada 15,12 %
Ministère de la Justice Canada 21,05 %
Transports Canada 21,42 %
Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement 23,43 %
Société canadienne des postes 25,93 %
Santé Canada 26,05 %
Agence canadienne d’inspection des aliments 27,04 %
Gendarmerie royale du Canada 56,94 %

Une ligne horizontale est tracée à travers le graphique afin de montrer la proportion de demandes complétées hors délai à travers le gouvernement. Cette proportion est de 10,67 %.

 

Six institutions avaient un taux des demandes traitées hors délai inférieur à 5 % (et donc une note « A » en 2012-2013 : AADNC, le BCP, la SRC, BAC, RNCan et le SCT.

AADNC a atteint un taux nul, malgré la réception en 2012-2013 de 37,9 % de demandes de plus que l'exercice précédent. 

Malgré une hausse de 46 % des demandes par rapport à l'exercice 2011-2012, le BCP a traité uniquement 0,28 % des demandes clôturées en retard.

Le taux de la SRC était de 1,32 % en 2012-2013.

Trois autres institutions ont obtenu la note « A » en 2012-2013 : BAC (2,75 %), RNCan (3,49 %) et le SCT (4,94 %).Note de bas de page 17

En 2012-2013, sept institutions ont obtenu la note « F » ou une note inférieure (taux de demandes traitées hors délai de plus de 20 %)Note de bas de page 18. Ces institutions ont toutes cité la charge de travail comme la principale raison expliquant leur réponse tardive aux demandes.

Le rendement de la GRC a chuté en 2012-2013, malgré le fait que l'institution ait reçu moins de demandes que lors de l'exercice précédent et ait amélioré son rendement par rapport aux fiches de rendement précédentes. En 2012-2013, la GRC a traité 56,9 % des demandes complétées après leur date limite. En raison de ce taux (de loin le plus élevé parmi le groupe des 24 institutions), la GRC a reçu une « alerte rouge » pour 2012-2013.

D'après notre expérience et les fiches de rendement précédentes, il s'est avéré difficile pour les institutions de satisfaire ou de continuer à satisfaire aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information. Sans efforts constants, il est clair que le rendement institutionnel peut chuter, même pour les institutions ayant le meilleur rendement. Aucune institution n'est à l'abri d'une augmentation de la charge de travail, d'un changement de leadership, d'un fort roulement du personnel ou de réductions budgétaires, ce qui peut avoir des effets dévastateurs sur le respect des exigences en matière d'accès à l'information. Toutefois, l'expérience a montré que la façon dont les institutions réagissent à ces défis aura une incidence sur le respect des obligations en vertu de la Loi dans les années suivantes.

Note sur les prorogations de délai

Les enquêtes de la commissaire ont montré que, dans certains cas, les institutions peuvent utiliser les prorogations de délai pour faire face à de fortes charges de travail ou pour gérer les processus d'approbation internes. Dans ces cas, la commissaire s'attend à voir augmenter le nombre de prorogations que les institutions utilisent en vertu de l'alinéa 9(1)(a) de la Loi (entrave du fonctionnement de l’institution en raison de l’ampleur des recherches à effectuer). Comme le montre bien la figure 6, les statistiques à l'échelle du gouvernement montrent une hausse de l'utilisation de ce genre de prorogation au fil du temps. Toutefois, en 2012-2013, cette hausse était bien moins importante que la hausse générale des demandes.

Figure 6. Prorogations de délai par catégorie, toutes les institutions, 2008-2009 à 2012-2013

Prorogations de délai par catégorie, toutes les institutions, 2008-2009 à 2012-2013

Source : Info Source Bulletin numéro 36B : Rapport statistique sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, 2012-2013 (http://infosource.gc.ca/bulletin/2013/b/bulletin36btb-fra.asp)

Version texte

La figure 6 est un graphique à bandes verticales, représentant le nombre de prorogations utilisées à travers le gouvernement (axe Y) pour chacun des types de prorogations (entrave au fonctionnement, consultations et avis à un tiers) et ce, pour les périodes 2008-2009, 2009-2010, 2010-2011, 2011-2012 et 2012-2013 (axe X). Les résultats sont les suivants :

 Type de prorogation 2008-2009 2009-2010 2010-2011 2011-2012 2012-2013
Entrave au fonctionnement 3 802 3 669 4 714 6 442 6 715
Consultations 3 775 3 686 3 880 4 894 4 746
Avis à un tiers 1 313 1 539 1 759 1 801 1 860
 

En 2012-2013, la commissaire a reçu 9 % plus d'avis sur les prorogations de délai au-delà de 30 jours que durant l'exercice précédent (tableau 1). Il est intéressant de noter que, d'après les statistiques d'Info Source, le nombre de prorogations au-delà de 30 jours a diminué de 10 % pour les demandes traitées en 2012-2013Note de bas de page 19. De plus, la durée moyenne de ces prorogations a augmenté de trois joursNote de bas de page 20.

Tableau 1. Nombre d'avis de prorogation reçus et durée des prorogations, toutes les institutions, 2011-2012 et 2012-2013

  2011-2012 2012-2013
Nombre d'avis reçus 5 589 6 114

Source : Commissariat à l'information du Canada, http://www.oic-ci.gc.ca/fra/extension-notice-prorogation-de-delai-2012-2013.aspx

Par exemple, en 2012-2013, Transports Canada (note « F », voir l'annexe) a envoyé 340 % d'avis de plus qu'en 2011-2012. Pour SCC (note « C », voir l'annexe), le nombre d'avis a augmenté de 257 %. Le BCP (note « A », voir l'annexe) a envoyé 91 % d'avis de plus.

c) Durée moyenne de traitement des demandes

Il s'agit d'une donnée statistique qui n'est pas recueillie par le Secrétariat du Trésor du CanadaNote de bas de page 21. Toutefois, ce renseignement a été demandé par un député dans la question écrite Q-485 Note de bas de page 22. Ce renseignement est intéressant, car il donne un niveau d'information supplémentaire sur le temps de réponse de l'institution. Toutefois, la complexité des demandes a une incidence évidente sur la durée de traitement des demandes par l'institution, tout comme les consultations et le volume de pages à examiner.

Figure 7. Durée moyenne de traitement des demandes, 24 institutions, 2012-2013

Durée moyenne de traitement des demandes, 24 institutions, 2012-2013

Source : Réponses données par les institutions à la question parlementaire écrite 485

Version texte

La figure 7 montre un graphique à bandes verticales, représentant les 22 institutions analysées (axe X). L’axe Y donne le temps moyen, en jour, pris par chaque institution pour compléter une demande en 2012-2013. Les résultats sont les suivants :

Institution Durée moyenne pour compléter une demande (en jour)
Citoyenneté et Immigration Canada 30
Société Radio-Canada 38
Agence des services frontaliers du Canada 43.5
Environnement Canada 46
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada 47
Ministère des Pêches et des Océans 52
Service correctionnel du Canada 54.4
Bureau du Conseil privé 60
Ressources naturelles Canada 61
Ministère de la Défense nationale 63.1
Agence du revenu du Canada 64
Sécurité publique Canada 66
Secrétariat du Conseil du trésor 71
Ministère de la Justice du Canada 78
Agence canadienne d’inspection des aliments 83
Santé Canada 99
Travaux publics et services gouvernementaux Canada 105
Gendarmerie royale du Canada 115
Transports Canada 119
Industrie Canada 127
Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement 188
Société canadienne des postes 301
 

Comme le montre la figure 7, toutes les institutions sauf une ont pris plus de 30 jours en moyenne pour répondre aux demandes. La moyenne se situe entre 31 et 60 jours pour sept institutions, entre 61 et 90 jours pour sept autres institutions, entre 91 et 120 jours pour quatre institutions et à plus de 120 jours pour trois institutions.

d) Temps pris par les institutions pour répondre aux demandes arriérées

Enfin, pour conclure l'examen de la rapidité des réponses aux demandes, la commissaire a étudié le nombre de demandes auxquelles les institutions ont répondu après la période de 30 jours écoulée ou la date limite obtenue par prorogation dépassée. Cette mesure est un indicateur du respect de l'engagement qu'ont pris les institutions de traiter les demandes en retard aussi rapidement que possible (selon leur obligation d'aide aux demandeurs), ce qui est important, car la Loi ne contient pas d'autres mesures incitant les institutions à répondre rapidement.

Comme le montre la figure 8, il a fallu au moins une année pour clôturer près de 10 % de l'ensemble des demandes en retard traitées en 2012-2013, après la période initiale de 30 jours écoulée ou la date limite obtenue par prorogation dépassée.

Figure 8. Durée de l'arriéré des demandes en retard, toutes les institutions, 2012-2013

Durée de l'arriéré des demandes en retard, toutes les institutions, 2012-2013

Source : Info Source Bulletin numéro 36B : Rapport statistique sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, 2012-2013 (http://infosource.gc.ca/bulletin/2013/b/bulletin36btb-fra.asp)

Version texte

La figure 8 est un diagramme circulaire représentant les proportions de demandes fermées en retard à travers le gouvernement en 2012-2013 par durée de l’arriéré. Les catégories et proportions pour chacun d’entres elles sont les suivantes :

Durée de l’arriéré Proportion des demandes fermées en retard
Arriéré de 1 à 15 jours 27,22 %
Arriéré de 16 à 30 jours 12,63 %
Arriéré de 31 à 60 jours 15,98 %
Arriéré de 61 à 120 jours 15,44 %
Arriéré de 121 à 180 jours 8,00 %
Arriéré de 181 à 365 jours 11,05 %
Arriéré de plus de 365 jours 9,68 %
 

En conclusion, même si les statistiques à l'échelle du gouvernement pour 2012-2013 montrent une amélioration importante de la rapidité des réponses des institutions fédérales aux demandes d'accès, l'analyse des statistiques de rendement de chacune des 24 institutions par la commissaire montre que les résultats sont mitigés. Seule une partie des 24 institutions a été en mesure d'obtenir des chiffres meilleurs que ceux à l'échelle du gouvernement.

L'analyse de la commissaire montre également l'incidence du rendement de Citoyenneté et Immigration Canada sur les résultats généraux. Lorsque les chiffres relatifs à cette institution sont exclus des calculs, il est impossible de conclure que le rendement des autres institutions s'est amélioré dans l'ensemble.

Même si de nombreuses institutions pour lesquelles les demandes d'accès reçues ont augmenté de façon légère ou moyenne ont pu faire face à la hausse sans que cela ait une incidence importante sur leur rendement, d'autres n'ont pas pu ou n'ont pas été en mesure de faire face à la forte hausse du volume de demandes. Avec la baisse du rendement d'un certain nombre d'institutions, cela met en évidence la fragilité du système et la variabilité du rendement d'une année à l'autre.

Divulgation

Dans le cadre de son analyse, la commissaire a également étudié la quantité de renseignements que les institutions ont divulgués aux demandeurs en 2012-2013. Les chiffres à l'échelle du système montrent que le nombre de demandes pour lesquelles tous les renseignements ont été divulgués en 2012-2013 (21,6 %) ne s'est que très légèrement amélioré par rapport à 2011-2012 (21,2 %)Note de bas de page 23.

Figure 9. Tous les renseignements divulgués, 24 institutions, 2012-2013

Pourcentages des demandes traitées pour lesquelles l’information a été divulguée en entier, 24 institutions, 2012-2013

Source : Rapport annuel au Parlement de chaque institution sur l’administration de la Loi sur l'accès à l'information

Version texte

La figure 9 est un graphique à bandes verticales représentant les 24 institutions analysées. L’axe Y donne la proportion des demandes fermées en 2012-2013 pour lesquelles l’information a été divulguée en entier, pour chacune de ces institutions. Les résultats sont les suivants :

Institution Proportion des demandes complétées pour lesquelles l’information a été divulguée en entier
Agence des services frontaliers du Canada 44,97 %
Emploi et Développement social Canada 36,83 %
Bibliothèque et Archives Canada 33,98 %
Ressources naturelles Canada 26,93 %
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada 26,48 %
Service correctionnel Canada 25,28 %
Citoyenneté et Immigration Canada 24,52 %
Ministère de la Défense nationale 19,25 %
Société canadienne des postes 18,52 %
Ministère des Pêches et des Océans 18,10 %
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 15,87 %
Agence du revenu du Canada 14,04 %
Santé Canada 13,56 %
Gendarmerie royale du Canada 13,35 %
Ministère de la Justice Canada 12,07 %
Secrétariat du Conseil du Trésor 11,73 %
Environnement Canada 11,27 %
Société Radio-Canada 11,18 %
Agence canadienne d’inspection des aliments 10,99 %
Transports Canada 10,99 %
Industrie Canada 10,35 %
Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement 9,49 %
Sécurité publique Canada 6,69 %
Bureau du Conseil privé 4,83 %

Une ligne horizontale a été tracée à travers le graphique afin de montrer la proportion moyenne de demandes fermées à travers le gouvernement pour lesquelles l’information a été divulguée en entier. Cette proportion est de 21,63 %.

 

Encore une fois, il y a de grandes différences entre les institutions. Par exemple, l'ASFC a divulgué tous les documents demandés dans 44,97 % des cas, alors que le BCP l'a fait dans seulement 4,83 % des cas (voir la figure 8). Même si, dans les années à venir, la commissaire aimerait voir plus que sept des 24 institutions dépasser le taux de divulgation totale à l'échelle du système, elle reconnaît que la quantité de renseignements qu'une institution peut divulguer est étroitement liée à la sensibilité des renseignements qu’elle possède. Le cadre d'exception en vertu de la Loi est trop large et, dans de nombreux cas, interdit aux institutions de divulguer des renseignements (par exemple, les exceptions obligatoires pour l'information en lien avec des renseignements personnels). Ce cadre doit être examiné. Dans d'autres cas, les enquêtes de la commissaire démontrent que les institutions appliquent parfois les exceptions de façon trop large.

De plus, dans le contexte de l'engagement du gouvernement pour un gouvernement ouvert, les institutions doivent divulguer beaucoup plus de renseignements de façon proactive que ce n'est actuellement le cas. Dans leurs rapports annuels, la plupart des institutions ont indiqué qu'en 2012-2013, elles avaient traité plus de demandes de façon informelle que par les exercices précédents. Dans de nombreux cas, ces demandes informelles concernaient des documents à divulguer relativement à des demandes précédentes, dont les résumés sont affichés en ligne. Il s'agit là d'une amélioration importante.

Note de bas de pages

Note de bas de page 1

Comme cela est indiqué dans le rapport annuel, les institutions qui ont reçu le plus de plaintes en 2012-2013 sont l'Agence du revenu du Canada (336 plaintes), la Gendarmerie royale du Canada (125 plaintes) et Citoyenneté et Immigration Canada (109 plaintes).

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Note de bas de page 2

Comme cela est indiqué dans le rapport annuel, les institutions qui ont reçu le plus de plaintes administratives en 2012-2013 sont l'Agence du revenu du Canada (109 plaintes), la Gendarmerie royale du Canada (76 plaintes) et Affaires étrangères et Commerce international Canada (35 plaintes).

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Note de bas de page 3

Ces statistiques sont disponibles sur le site web www.infosource.gc.ca.

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Note de bas de page 4

Ces 24 institutions représentaient environ 91 % du nombre total des demandes reçues en 2012-13

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Note de bas de page 5

Les 24 institutions seront comparées, tout au long de l’analyse, à « toutes les institutions ». L’expression « toutes les institutions » fait référence à toutes les institutions couvertes par la Loi.

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Note de bas de page 6

Afin de déterminer la liste des institutions à analyser, le commissariat a regarder les 20 institutions ayant reçu le plus de demandes au cours des trois dernières années ainsi que celles ayant fait l’objet du plus grand nombre de plaintes durant cette même période. En comparant ces deux listes, nous avons pu identifier 24 institutions à analyser.

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Note de bas de page 7

D'après les renseignements accessibles au public, si on remonte jusqu'à l'exercice 1997-1998, le public a présenté le plus de demandes en tant que catégorie en 1997-1998 et en 1998-1999.

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Note de bas de page 8

Cela s'explique en partie par le taux de traitement de CIC. Lorsqu'on exclut CIC, le taux de traitement diminue pour passer à 80,5 % en 2011-2012 et à 78,6 % en 2012-2013.

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Note de bas de page 9

Cette hausse a précédé la catastrophe de Lac-Mégantic, qui a eu lieu en juillet 2013 et a fait que Transports Canada a reçu plus de 200 demandes à ce sujet par la suite (au 31 mars 2014, voir la page 5 du rapport annuel de la commissaire à l'information de 2013-2014). La période de déclaration de 2012-2013 précède également la fusion de l'Agence canadienne de développement international avec le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement.

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Note de bas de page 10

78,3 % avec CIC; 69,6 % sans CIC.

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Note de bas de page 11

5,73 % sans CIC.

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Note de bas de page 12

Le SCT n'exige pas que les institutions fournissent ce renseignement. Toutefois, conformément à une réponse à la question parlementaire écrite Q-485, ce renseignement est disponible pour la plupart des institutions.

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Note de bas de page 13

Lorsque les chiffres relatifs à CIC sont exclus, le taux est de 57,4 % pour 2011-2012 et de 55,7 % pour 2012-2013.

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Note de bas de page 14

Lorsque la commissaire a calculé le taux de présomption de refus dans ses fiches de rendement, elle a également inclus les demandes arriérées toujours ouvertes à la fin de l'exercice. Cependant, le SCT ne recueille pas ce renseignement. Le taux de demandes traitées hors délai est donc ici basé seulement sur les demandes fermées.

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Note de bas de page 15

Selon l'échelle de notation des fiches de rendement 2007-2008 de la commissaire : A = 0 à 5 %; B = 5 à 10 %; C = 10 à 15 %; D = 15 à 20 %; et F = plus de 20 %. L'« alerte rouge » est réservée pour les taux de demandes traitées hors délai très élevés.

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Note de bas de page 16

Lorsqu'on exclut les chiffres de CIC, le taux de demandes traitées hors délai passe de 16,1 % en 2011-2012 à 14,5 % en 2012-2013, mais la note obtenue reste la note « C ».

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Note de bas de page 17

Pour toutes ces institutions, le ratio prorogations/demandes traitées est supérieur à la moyenne de toutes les institutions combinées, ce qui indique une plus large utilisation des prorogations de délai.

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Note de bas de page 18

La Société canadienne des Postes, l'ACIA, le Ministère de la justice, le MAECD, Santé Canada, la GRC et Transport Canada.

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Note de bas de page 19

Les statistiques d'Info Source tiennent compte des demandes traitées pendant la période de déclaration alors que les avis de prorogation concernent toutes les demandes prorogées pendant la période de déclaration. Le Commissariat a reçu un grand nombre d'avis de prorogation pendant le dernier trimestre de 2012-2013 et il est probable qu'elles étaient toujours en cours à la fin de la période de déclaration.

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Note de bas de page 20

La commissaire enregistre tous les avis de prorogation reçus pendant l'exercice, tandis que les institutions doivent fournir des renseignements uniquement sur les prorogations associées aux demandes clôturées pendant l'exercice dans le cadre d'Info Source.

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Note de bas de page 21

Dans le rapport spécial sur les fiches de rendement de 2007-2008, la commissaire à l'information a recommandé au Secrétariat du Conseil du Trésor de recueillir des données statistiques supplémentaires, notamment la durée moyenne de traitement des demandes. Même si le SCT a considérablement étendu les statistiques annuelles qu'il recueille tous les ans, ces statistiques ne comprennent pas la durée moyenne de traitement des demandes.

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Note de bas de page 22

Parmi les 24 institutions, BAC et EDSC n'ont pas fourni de moyenne en réponse à la question Q-485.

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Note de bas de page 23

Si on exclut les chiffres relatifs à CIC, la proportion est de 18,95 %, par rapport à 18,2 % en 2011-2012.

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