Note d’information
Les plaintes relatives à des documents manquants et à des exceptions – Processus d’enquête du Commissariat à l’information

Les plaintes de refus peuvent porter sur deux aspects : les exceptions qui s’appliquent aux documents se rapportant à une demande, c’est-à-dire les renseignements caviardés, ou sur les préoccupations concernant le fait que certains documents n’ont pas été fournis en réponse à une demande.

Par le passé, lorsque les deux aspects étaient soulevés dans une seule plainte, le Commissariat à l’information ne consignait qu’une plainte de refus. En conséquence, dans le cadre de l’enquête, on examinait les deux exceptions appliquées par l’institution et l’aspect du document manquant de la plainte.

Pour qu’une plainte fût considérée comme fondée, il fallait établir le fondement de l’un des aspects de la plainte. Par conséquent, si nous trouvions des documents additionnels, la plainte était fondée, même si nous avions conclu que les exceptions étaient justifiées. Si nous déterminions que les exceptions n’avaient pas été appliquées correctement, nous jugions la plainte comme fondée, même si aucun document additionnel n’avait été trouvé.

Cette façon de faire faisait en sorte que les plaignants et les institutions comprenaient mal la conclusion et la portée de nos enquêtes, ce qui a occasionné des retards, à l’occasion. De plus, il nous était difficile de mesurer le nombre de plaintes relatives à des documents manquants et les résultats de ces plaintes.

Pour rationaliser notre processus d’enquête, simplifier nos résultats et pour assurer un meilleur suivi du nombre de plaintes relatives à des documents manquants et de leurs résultats, à partir du 1er juillet 2013, nous suivrons le processus suivant, conformément à l’article 34 de la Loi :


Lorsque le Commissariat à l’information reçoit une plainte qui demande un examen des exceptions et une enquête pour déterminer si des documents additionnels existent, nous consignerons deux plaintes distinctes : une plainte relative à des documents manquants et l’autre, à des exceptions. Les plaintes seront liées entre elles dans notre système de suivi.

L’enquête sur la plainte relative à des exceptions suivra le processus normal d’enquête, c’est-à-dire que l’enquêteur sera chargé de déterminer si les exceptions ont été utilisées à bon escient.

Les plaintes relatives à des documents manquants seront traitées lorsque l’enquêteur aura déterminé que des documents additionnels existent ou que la réponse initiale de l’institution était complète.

Dans les deux cas, l’enquêteur veillera à ce que les observations de l’institution et du plaignant soient obtenues et examinées.

Lorsque des documents additionnels sont trouvés ou fournis au plaignant à la suite de notre enquête liée à une plainte relative à des documents manquants, l’enquêteur informera le plaignant que l’enquête est fermée et fondée. L’enquêteur informera aussi le plaignant de son droit de porter plainte auprès de notre Commissariat, dans les 60 jours suivant la réception de la réponse, s’il n’est pas satisfait de la nouvelle réponse. Si le plaignant dépose une nouvelle plainte, l’enquêteur lui recommandera également d’indiquer, à titre de référence, le numéro de la plainte initiale relative à des documents manquants dans les échanges ultérieurs.

Pour toute question sur la présente note d’information, communiquez avec la directrice de l’Unité de réception et de règlement rapide, Sandra George, à sandra.george@oic‑ci.gc.ca, ou au 613-995-2627.