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Discours

Année


Fiches de rendement - exposé de Josée Villeneuve, Directrice de la planification stratégique, des relations parlementaires et des communications, à l’occasion de la réunion de la collectivité de l’AIPRP

 

  • Le Commissariat à l’information examine et évalue de façon proactive le rendement des institutions fédérales en ce qui concerne le respect des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information. Il appelle ces évaluations les « fiches de rendement ».
  • Avant d’entreprendre le processus d’établissement des fiches de rendement de cette année, nous avons voulu voir s’il était possible d’apporter des améliorations à celui-ci.
  • Les fiches de rendement ont eu les effets suivants :
    • Diminution initiale considérable du nombre de plaintes de retard.
    • Un bon nombre de bureaux d’accès à l’information ont reçu des ressources supplémentaires, ce qui leur a permis d’être mieux équipés et dotés en personnel pour traiter les demandes d’accès dans les délais prévus dans la Loi.
    • Les fiches de rendement ont également attiré l’attention du Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique, ce qui a permis d’obtenir l’engagement de cadres supérieurs à suivre et à améliorer le rendement.
  • Les effets bénéfiques initiaux des fiches de rendement se sont atténués, comme l’atteste la hausse du pourcentage de plaintes de retard déposées.
  • Cela pourrait s’expliquer par le fait que, en ciblant les présomptions de refus, les les motifs des problèmes de rendement n’étaient pas considérés. De plus, les efforts déployés par les institutions afin d’améliorer leur rendement à l’égard d’autres aspects du programme d’accès à l’information n’étaient pas pris en compte ni relatés.
  • Voilà le message que nous ont transmis à bien des occasions les institutions fédérales, avec des suggestions concernant l’élargissement des mesures du rendement de manière à offrir une analyse tenant davantage compte du contexte.
  • Nous avons l’intention, avec le nouveau processus, d’aborder les questions qui concernent tout le régime d’accès à l’information et de diffuser des recommandations et des pratiques exemplaires susceptibles d’être appliquées par la majorité, sinon la totalité, des institutions fédérales.
  • Il importe aussi que les résultats de l’examen offrent suffisamment d’information concernant les défis, les points faibles et les points forts des institutions fédérales visées par l’examen et évaluent si des progrès ont été enregistrés – autrement dit, offrent de l’information « liée au contexte » qui aide à comprendre les raisons du rendement, bon ou mauvais.
  • Nous avons relevé cinq secteurs d’amélioration pour le prochain cycle d’examens.
    1. Période visée par l’examen
    • Les fiches de rendement reposeront sur l’information recueillie pendant chaque exercice et seront liées au cycle de planification fédéral. Ainsi, les institutions qui sont assujetties au cadre de gestion du rendement, qui établit un processus structuré de reddition de comptes pour les responsables d’institutions en ce qui concerne leur gestion de l’institution, seront évaluées dans ce contexte.
  • Choix des institutions
    • À l’heure actuelle, le choix des institutions ne repose pas sur une liste de critères définis. Les institutions évaluées par le passé étaient celles qui avaient des antécédents de rendement insatisfaisant au chapitre du respect des délais.
    • Comme il s’agit d’une année de transition, dans le choix des institutions évaluées, nous tiendrons compte des éléments suivants :
      • Résultats de l’exercice précédent;
      • Tendances relevées au niveau des plaintes;
      • Autres questions intéressant le CIC.
    • Nous choisirons aussi au moins une institution aux antécédents de rendement satisfaisants pour relever des pratiques exemplaires.
    • Nous produirons 10 fiches de rendement cette année.
  • L’évaluation
    • À l’heure actuelle, les notes accordées dans les fiches de rendement dépendent du pourcentage de demandes de communication qui ne sont pas traitées dans les délais. Nous envisagerons l’adoption d’un plus grand nombre de repères.
    • Afin de clore le processus de l’an dernier, nous continuerons d’évaluer le rendement en fonction des présomptions de refus. Cependant, nous regarderons au-delà de ce repère pour déterminer les retards qui sont causés par d’autres éléments de nature plus systémique, comme :
      • Le nombre croissant de consultations avec d’autres institutions;
      • L’inclusion de niveaux supplémentaires d’approbation et l’incidence de ceux-ci sur les retards.
    • Nous examinerons aussi d’autres secteurs d’intérêt, comme la diffusion proactive, volontaire ou systématique d’information.
  • Rapports
    • Conformément au cycle proposé, et à notre approche consultative, le commissaire n’inclura pas les résultats des fiches de rendement dans son rapport annuel. Nous déposerons un rapport spécial en vertu de l’article 39 de la Loi contenant l’analyse des fiches de rendement et des recommandations.
  • Processus
    • Les institutions sujettes à une évaluation seront avisées en mars.
    • Nous rencontrerons les institutions afin de leur faire savoir les critères en vertu desquels elles seront évaluées et les renseignements dont nous aurons besoin pour mener l’examen.
    • D’avril à mai, nous réunirons de l’information à partir de l’institution choisie. L’information couvrira l’exercice 2007-2008.
    • Au cours de l’été, une analyse préliminaire sera transmise aux institutions pour fins de discussion. Cela permettra une discussion sur nos constatations et offrira l’occasion d’obtenir des précisions et de modifier l’évaluation, si nécessaire.
    • L’institution évaluée aura aussi le temps de préparer une réponse à l’évaluation.
    • Un rapport final sera déposé au Parlement à la fin d’octobre.