Réunion des practiciens de l’accès à l’information

Notes d’allocution pour Suzanne Legault, commissaire à l’information

Ottawa, Ontario

27 septembre 2016

La version prononcée fait foi.

Introduction

Merci de m’avoir invitée à vous adresser la parole. Comme vous le savez, il s’est passé beaucoup de choses au cours de la dernière année et j’ai hâte d’en discuter avec vous aujourd’hui.

Je vais d’abord faire le point sur les enquêtes, en revenant sur certaines questions et initiatives dont nous avons parlé l’an dernier, puis je dresserai les grandes lignes de certaines modifications des politiques à venir. Je terminerai par un aperçu de ce à quoi nous pouvons nous attendre dans les prochains mois.

Premièrement, une petite mise à jour sur l’organisation de l’équipe des enquêtes. Marc-André Bujold est directeur intérimaire faisant partie de l’Équipe de règlement des plaintes.

Comme je l’ai fait l’an dernier, je voulais aussi vous tenir au courant de l’inventaire des plaintes. Au début du mois de septembre 2016, nous avions un inventaire de 2 987 plaintes. Les deux grandes catégories de dossiers sont encore les dossiers avec l’Agence du revenu du Canada et les dossiers de délégation spéciale. La composition est identique à l’an dernier avec près de 90 % de dossiers de refus.

Le point sur le processus d’enquête

Pour faire suite à la décision de la Cour d’appel fédérale de l’an dernier sur le caractère raisonnable des prorogations, nous avons émis des avis d’information révisés sur les alinéas 9(1)a) et b) de la Loi. En février, nous avons lancé un projet pilote afin de mettre à l’essai un processus simplifié pour traiter les plaintes de délais et de prorogations pour huit institutions : l’Agence du revenu du Canada, l’Agence des services frontaliers du Canada, le Bureau du Conseil privé, la Défense nationale, Santé Canada, la Gendarmerie royale du Canada, Immigration et réfugiés Canada et Affaires mondiales. Le 18 juillet, nous avons informé toutes les institutions fédérales que le processus serait mis en œuvre dans toutes les institutions.

Dans le cadre des efforts que nous déployons pour nous améliorer, nous avons rencontré des fonctionnaires de la plupart des institutions participant au projet pilote et nous avons obtenu leur rétroaction.

Voici quelques commentaires que nous avons recueillis :

  • De façon générale, les institutions que nous avons rencontrées reconnaissent que la catégorie « Réglée » permet de fermer de nombreux dossiers en limitant le travail, autant pour les institutions que pour le Commissariat. Cette catégorie de classement est utilisée lorsque le plaignant a déjà reçu, ou est en voie de recevoir l’information à l’étape préliminaire de l’enquête. Depuis le début de l’année fiscale, 200 dossiers de plaintes ont été fermés de cette façon.
     
  • Vous nous avez aussi mentionné que l’approche portfolio comportait plusieurs bénéfices et que celle-ci devait être maintenue. Cette approche est en place principalement pour les dossiers administratifs et nous avons l’intention de la maintenir.
  • Finalement, vous avez mentionné apprécier l’élimination du va-et-vient informel entre le Commissariat et les institutions.

En rencontrant les institutions dans les dernières semaines, nous avons aussi reçu des suggestions. Parmi celles-ci :

  • réorganiser les formulaires de demande et le système d’AIPRP en ligne que les institutions utilisent de façon à ce qu’ils reflètent mieux les étapes de traitement d’une demande;
  • fournir aux enquêteurs l’accès à APCM (ou son équivalent) afin qu’ils comprennent mieux le flux des demandes d’AIPRP, notamment l’état d’une demande, et aider à obtenir des renseignements pour faciliter l’enquête.

Dans les semaines à venir, nous commencerons à incorporer certaines de vos suggestions et nous les mettrons à l’essai, entre autres auprès de l’ASFC et de l’ARC.

Des institutions nous ont dit qu’elles sont préoccupées par la nature officielle des formulaires – puisqu’ils sont l’équivalent de la lettre établie en vertu de l’article 35. Je comprends qu’il s’agissait d’un changement important au processus, mais, selon moi, ce changement est totalement approprié pour traiter les plaintes de délais qui doivent être réglées rapidement. Ce que j’aime faire dans ces cas-là, c’est de m’appuyer sur les faits pour faire des observations.

Si nous examinons le nombre de dossiers administratifs fermés entre le 1er avril et le 16 septembre 2016, et au cours de la même période en 2015, je suis très satisfaite des résultats. Nous avons réussi à régler et à fermer plus d’une centaine de dossiers de plus cette année que durant la même période en 2015.

Parmi ces 333 dossiers fermés, nous n’avons envoyé qu’une lettre en vertu de l’article 37. Dans certains cas, nous devons accepter que le Commissariat et l’institution ne soient pas toujours d’accord. Il est toutefois extrêmement important de garder la communication ouverte. À l’exception d’un seul dossier parmi 333, nous avons réussi à nous entendre avec toutes les institutions.

Au cours de l’année passée, nous avons aussi beaucoup insisté sur la médiation axée sur les intérêts.

Nous tentons de comprendre de façon spécifique ce que le plaignant recherche. Il nous est ainsi possible de mieux travailler par la suite avec l’institution. Cette technique nous permet souvent de réduire l’étendue de la demande et de réduire le nombre d’exemptions à être analysées. Une grande partie de notre travail se fait avec le plaignant. 

Nous avons aussi mis en place une petite équipe d’intervention rapide en ce qui a trait aux dossiers contemporains. Je m’implique personnellement dans la révision de ces dossiers.

Une fois que nous avons reçu les documents, le Commissariat examine les dossiers. Quand nous entrevoyons une possibilité de règlement rapide, nous essayons de régler tout de suite ces dossiers. En retour, cela aide à réduire aussi le travail des institutions.

Le point sur les politiques

Du côté du développement des politiques, lors de notre dernière rencontre, nous avions constaté l’élection du nouveau gouvernement ayant un agenda de gouvernement ouvert par défaut et la publication des lettres de mandat.

Depuis ce temps, le gouvernement a été plutôt actif dans le dossier de la transparence. Il y a encore plusieurs initiatives à surveiller.

Les lettres de mandat priorisent effectivement certaines modifications à la Loi : accorder des pouvoirs d’ordonnance à la Commissaire et étendre l’application de la Loi aux bureaux de ministres et à l’administration des cours et du Parlement.

Le ministre a annoncé publiquement que le processus législatif se ferait en deux phases. Une en 2016-2017 et l’autre en 2018.

Le comité parlementaire, entre-temps, a fait une étude approfondie de la Loi et a déposé un rapport au Parlement contenant maintes recommandations.

Dans son rapport, le Comité ETHI a fait 32 recommandations. Plus particulièrement, il a exhorté le gouvernement à donner suite à une importante série de recommandations dans la première phase, notamment :

  • élargir la portée de la Loi;
  • établir une obligation légale de documenter, avec des sanctions appropriées en cas de non-conformité;
  • permettre aux institutions de refuser de traiter les demandes de nature frivole et vexatoire;
  • fournir des renseignements aux demandeurs dans un format ouvert, réutilisable et accessible;
  • mettre en œuvre des prorogations limitées dans le temps;
  • abolir les droits de 5 $, mais rétablir les droits pour les demandes volumineuses;
  • remplacer toutes les exceptions par des exemptions;
  • mettre en œuvre une disposition concernant la primauté de l’intérêt public assortie d’une liste de critères non exhaustive;
  • ajouter une nouvelle disposition relative aux avis et aux recommandations;
  • modifier l’exclusion pour les documents confidentiels du Cabinet;
  • conférer au commissaire le pouvoir de rendre des ordonnances, avec un veto du ministre sur des questions de sécurité nationale, sous réserve d’un contrôle judiciaire.

Le gouvernement a aussi éliminé tous les droits, sauf les droits de 5 $, et publié son troisième plan d’action dans le cadre du Partenariat pour un gouvernement ouvert. Ce troisième plan fait partie de ses engagements à l’égard de la modernisation de la Loi sur l’accès à l’information.

Nous avons effectivement été très occupés, mais il reste encore beaucoup à faire dans les mois à venir.

Ce qui nous attend au cours des prochains mois

Sur le plan des politiques :

  • La réponse du gouvernement au rapport du Comité ETHI est attendue durant la semaine du 17 octobre.
  • Le nouveau projet de loi du gouvernement fédéral.

Litiges :

Fontaine et al. c. Canada (Procureur général) et al. (CSC 37037)

Cette affaire peut avoir des répercussions sur le déroulement de l’enquête sur les femmes autochtones disparues et assassinées. Elle influera aussi certaines de nos enquêtes en cours.

Le 6 août 2014, dans son rôle de supervision de la mise en application de la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens (CRPI), le juge Paul Perell a déterminé que les documents et, en particulier, les descriptions circonstanciées des mauvais traitements qu’ont subis des survivants des pensionnats indiens utilisés dans le règlement des réclamations individuelles dans le cadre du processus d’évaluation indépendant (PEI) établi par la CRPI n’étaient pas des documents gouvernementaux assujettis aux lois fédérales, notamment la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information.

Cette décision a été portée en appel. La Cour d’appel a essentiellement souscrit à la décision du juge Perel.

Le 31 mai 2016, le procureur général du Canada a déposé une demande d’autorisation d’en appeler à la Cour suprême du Canada. Nous attendons la décision dans cette affaire.

Information and Privacy Commissioner of Alberta c. The Board of Governors of the University of Calgary (CSC 36460)

Comme vous le savez, dans cette affaire, l’Université de l’Alberta a contesté la capacité de la commissaire de l’Alberta d’examiner des documents à l’égard desquels le privilège du secret professionnel de l’avocat a été revendiqué. Les tribunaux de première et deuxième instance ont souscrit à la position de l’université.

La commissaire de l’Alberta a demandé et obtenu l’autorisation d’en appeler à la Cour suprême du Canada. La Cour suprême a entendu l’appel le 1er avril 2016 et l’affaire est en délibéré. Tous les commissaires ont le statut d’intervenant dans cette affaire.

Nous savons que cette exception est régulièrement utilisée de façon exagérée. Sans la capacité d’examiner les documents, cette exception pourrait devenir la prochaine faille béante dans nos lois sur l’accès à l’information.

Defence Construction c. UCANU (A-414-15)

Construction de Défense Canada (CDC) voulait soulever une exception obligatoire supplémentaire aux termes de l’article 24 de la Loi qui incorpore par renvoi l’article 30 de la Loi sur la production de défense (LPD). L’article 30 de la LPD dit que les renseignements recueillis sur une entreprise dans le cadre de la présente loi ne peuvent être communiqués sans le consentement de l’exploitant de l’entreprise.

Si l’exception était soulevée à propos, elle permettrait de retenir tous les documents en question.

La Cour fédérale a conclu que CDC n’avait pas le droit d’invoquer l’exception législative supplémentaire pour retenir les derniers documents.

Le 23 septembre 2015, le gouvernement a déposé son avis d’appel auprès de la Cour d’appel fédérale. Le 21 décembre 2015, la Cour d’appel fédérale a accordé à la commissaire le statut d’intervenant dans l’instance. La seule question en appel est de savoir si le juge a erré en refusant de permettre à CDC d’invoquer l’exception obligatoire supplémentaire.

La Cour d’appel déterminera si une institution devrait être autorisée à soulever des exceptions obligatoires supplémentaires après une enquête.

L’affaire sera entendue à Ottawa le 1er novembre 2016 devant la Cour d’appel fédérale.

Dossiers de litige concernant les Registre d’armes d'épaule

La loi d’exécution du budget de mai 2015 comportait des dispositions visant à effacer rétroactivement l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Elle a annulé toute responsabilité administrative, civile ou criminelle découlant de toute action, de toute personne, aux termes de la Loi, à partir du premier dépôt de la Loi sur l’abolition du registre des armes d’épaule au Parlement. Cela avait été fait à l’époque où nous avions transmis au procureur général du Canada des éléments de preuve d’une possible infraction à la Loi. La preuve faisait état de la destruction de documents du registre alors qu’une demande d’accès à l’information avait été valablement présentée.

Nous avons publié sans délai un Rapport spécial au Parlement, déposé une demande de contrôle judiciaire à la Cour fédérale (Commissaire à l’information du Canada c. Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile, T-785-15) et intenté une contestation constitutionnelle à la Cour supérieure de l’Ontario (Commissaire à l’information du Canada et Bill Clennett c. Procureur général du Canada et al., 15-64739). Entre-temps, la Cour fédérale a ordonné que la production des documents restants soit mise sous scellé et conservée à la Cour fédérale. La Police provinciale de l’Ontario n’a pas fait enquête parce que, selon ce qu’on nous a dit, il n’y avait plus d’infraction criminelle à enquêter.

Ces litiges sont en suspens. Des négociations avec le gouvernement actuel laissent entrevoir un règlement dans un proche avenir.

Enquêtes du Commissariat à l’information

  • Poursuivre le nouveau processus relatif aux plaintes de délais et de prorogations
  • Poursuivre la médiation axée sur les intérêts
  • Avis d’information sur le pouvoir discrétionnaire
  • Dossiers de délégation spéciaux
  • Postes Canada
  • Documents confidentiels du Cabinet
  • Code de procédure

Conclusion

La situation actuelle est stimulante. L’année 2016 est l’année de la transparence et de l’accès à l’information. Comme vous le savez, c’est la Semaine du droit à l’information et demain, le 28 septembre, nous marquerons la Journée internationale du droit à l’information, qui a lieu chaque année. Cette date a également été désignée par l’UNESCO comme la Journée internationale de l’accès universel à l’information.

C’est également en 2016 qu’on soulignera le 250e anniversaire de la toute première loi sur l’accès à l’information au monde, qui a été adoptée en Suède et en Finlande en 1766. Je suis heureuse d’être ici aujourd’hui pour célébrer ces jalons avec vous.

Cette année s’annonce très chargée et très excitante dans le domaine de l’accès à l’information. Compte tenu de toutes les activités prévues et des pressions qui seront exercées sur les institutions et sur le Commissariat à l’information.

Nous vous avons consultés et avons travaillé avec vous afin de mettre en œuvre les changements à nos processus qui ont été présentés plus tôt. Je vous remercie de votre volonté à travailler avec nous là-dessus, de votre collaboration et de votre contribution. Les résultats sont très éloquents et constituent notre récompense collective pour un excellent travail. Ces efforts ont aussi abouti à une meilleure mise en application de la Loi, ce qui profite à tous les Canadiens.

Le premier ministre et le ministre Brison manifestent un grand appui à l’égard de la transparence. Il est important de faire de même dans l’administration de la Loi sur l’accès à l’information au jour le jour.

La présence d’une communauté de professionnels de l’accès à l’information dynamique est un élément essentiel d’un régime efficace d’accès à l’information. Vous êtes sur la première ligne. L’engagement du gouvernement à l’égard de la transparence sera évalué en fonction des réponses que vous donnerez aux demandeurs. Vous êtes la voix et le visage du gouvernement.

Il est donc approprié que je termine ma présentation d’aujourd’hui en vous félicitant pour les efforts que vous avez déployés pour réduire les délais. Le nombre de demandes d’accès à l’information a grandement augmenté au cours des dernières années. Malgré tout, vous êtes près d’atteindre un jalon important en ce qui concerne le pourcentage des demandes traitées en 30 jours ou moins.

Je vous mets donc au défi de battre le record du meilleur rendement de l’histoire du régime d’accès à l’information à l’échelon fédéral et d’atteindre au moins 70 % de demandes traitées dans les 30 jours. J’ai confiance que l’an prochain, nous pourrons faire état de ce rendement exceptionnel. Ce serait un résultat fantastique pour les Canadiens et les Canadiennes, pour le droit d’accès à l’information et ce serait un résultat fantastique pour notre démocratie.