Centre de la sécurité des télécommunications Canada – Semaine du droit à l’information

Emily McCarthy
Commissaire adjointe, p.i.
Résolution des plaintes et respect de la Loi
24 septembre 2012

L'ALLOCUTION PRONONCÉE FAIT FOI

Survol de la LAI

  • La Loi sur l’accès à l’information est entrée en vigueur en 1983.
  • Le Commissariat à l’information du Canada a été fondé la même année.

Objet de la LAI

L’objet de la LAI est énoncé à l’article 2 :

élargir l’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Article 4 de la LAI

  • L’article 4 de la LAI stipule qu’elle a préséance sur toute autre loi du Parlement.

Interprétation judiciaire de l’objet de la LAI

  • La Cour suprême du Canada a soutenu que la LAI est un pilier de la démocratie canadienne.
  • Elle a également reconnu le statut « quasi constitutionnel » de la LAI.
  • Le droit à l’information met en évidence bon nombre de nos libertés et droits fondamentaux, notamment : la liberté de presse, la liberté d’expression, le droit de présenter une défense pleine et entière et le droit de voter.

Contexte international

  1. Au cours des 30 dernières années, à l’échelle internationale, on a constaté une tendance marquée à l’adoption et à la mise en œuvre de mesures législatives sur la liberté d’information.
  2. Aujourd’hui, plus de 90 pays ont adopté des lois sur le droit à l’information.

Modifications récentes à la LAI : La Loi fédérale sur la responsabilité de 2006

  • La Loi fédérale sur la responsabilité a élargi l’application de la LAI aux sociétés d’État.
  • La Loi fédérale sur la responsabilité a codifié l’obligation de prêter assistance.

L’obligation de prêter assistance conformément au paragraphe 4(2.1) de la LAI

L’obligation de prêter assistance impose trois obligations principales au responsable d’une institution :

  1. faire tous les efforts raisonnables pour prêter assistance à une personne qui fait ou s’apprête à faire une demande;
  2. donner suite à sa demande de façon précise et complète;
  3. lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé.

Le paragraphe 4(2.1) stipule également que les demandes doivent être traitées sans égard à l’identité de la personne qui fait la demande.

L’obligation de prêter assistance : les répercussions pour les gestionnaires

  • L’obligation de prêter assistance implique un engagement en faveur d’une culture de service et souligne l’importance de l’accès à l’information en tant que service aux Canadiens.
  • L’obligation de prêter assistance est davantage qu’une façon de faire et qu’une obligation statutaire. Elle devrait être perçue comme un principe d’interprétation juridique.
  • L’obligation de prêter assistance exige des gestionnaires et des cadres supérieurs qu’ils s’assurent de répondre promptement et de manière exhaustive aux demandes qui leur sont confiées par les agents du Bureau de l’AIPRP.

Rôle des gestionnaires et des cadres supérieurs

  • Nos fiches de rendement ont démontré que l’un des éléments les plus importants pour assurer la conformité à la LAI est l’engagement des gestionnaires à faire preuve de transparence. 
  • Beaucoup d’institutions ont inclus le respect des obligations relatives aux tâches et aux demandes d’accès à l’information dans leurs ententes de rendement.

Les pratiques exemplaires

  • Leadership des responsables d’institutions fédérales :
    • Se montrer plus proactifs dans la divulgation des renseignements au public dans le cours normal des choses;
    • Placer l’accès à l’information parmi les principales priorités;
    • Mettre en place des programmes plus efficaces pour l’administration des demandes, la formation du personnel et la gestion des documents;
    • S’assurer que la haute gestion est au courant du progrès des demandes d’accès et des plaintes.

Ce que nous faisons?

Le rôle de la commissaire à l’information

  • La commissaire à l’information du Canada est une agente du Parlement indépendante de l’administration qui est chargée de faire enquête et de faire rapport sur les plaintes déposées à l’égard d’une question ayant trait à une demande d’accès à l’information ou à l’obtention de documents en vertu de la LAI.
  • La commissaire est le premier niveau d’examen indépendant établi en vertu de la LAI. 
  • Le deuxième niveau d’examen est celui de la Cour fédérale.

La conduite des enquêtes

  • La commissaire adjointe de la Direction du règlement des plaintes et du respect de la Loi (RPRL) est responsable de la conduite des enquêtes.
  • La RPRL est composée de quatre équipes :
    • L’Unité de réception et de règlement rapide (URRR)
    • L’Équipe de règlement des plaintes (ERP)
    • L’Équipe de gestion stratégique des dossiers (EGSD)
    • L’Équipe de délégation spéciale (DS)

Types de plaintes

  • Les plaintes administratives
    • Prorogation du délai;
    • Présomptions de refus – omission de répondre avant l’échéance;
    • Frais;
    • Autres.
  • Les plaintes pour refus
    • Documents manquants;
    • Exceptions et exclusions.

Les pouvoirs d’enquête conformément à l’article 36

L’article 36 de la LAI donne à la commissaire et à ses représentants le pouvoir :

  • d’assigner et de contraindre des témoins à comparaître et à déposer verbalement ou par écrit sous la foi du serment des éléments de preuve;
  • d’exiger la production de documents ou de pièces;
  • de faire prêter serment;
  • de recevoir des éléments de preuve ou des renseignements indépendamment de leur admissibilité devant les tribunaux;
  • de pénétrer dans les locaux occupés par une institution fédérale, à condition de satisfaire aux normes de sécurité établies par l’institution pour ces locaux;
  • de s’entretenir en privé avec toute personne se trouvant dans les locaux et d’y mener dans le cadre de la compétence que lui confère la présente loi, les enquêtes jugées nécessaires;
  • d’examiner ou de se faire remettre des copies des documents contenant des éléments utiles à l’enquête et trouvés dans les locaux.

Les pouvoirs d’enquête relativement à l’accès aux documents : paragraphe 36(2)

Afin de s’assurer que la commissaire est en mesure de mener des enquêtes efficaces, le paragraphe 36(2) stipule ce qui suit :

            «  Nonobstant toute autre loi fédérale et toute immunité reconnue par le droit de la preuve, le Commissaire à l’information a, pour les enquêtes qu’il mène en vertu de la présente loi, accès à tous les documents qui relèvent d’une institution fédérale et auxquels la présente loi s’applique; aucun de ces documents ne peut, pour quelque motif que ce soit, lui être refusé.  »

Les obligations de confidentialité du Commissariat

  • En vertu de la LAI, la commissaire et ses représentants doivent satisfaire aux normes applicables en matière de sécurité aux personnes ayant habituellement accès à ces renseignements et qui les utilisent.
  • La LAI interdit aussi à la commissaire et à ses représentants de divulguer les renseignements dont ils prennent connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.
  • Enfin, la LAI interdit à la commissaire de divulguer des documents relatifs à une enquête ou de confirmer ou de nier l’existence d’un document lorsqu’une institution a refusé de le faire.

L’Unité de réception et de règlement rapide

  • Valide et enregistre les plaintes, et répond aux demandes de renseignements.
  • Gère le processus de réception.
  • Enquête les plaintes administratives, p. ex., celles qui concernent les prorogations de délai, les échéances non respectées, les frais et d’autres questions relatives à une demande ou à l’obtention de documents.
  • L’équipe de RR enquête sur les plaintes pour refus moins complexes, celles impliquant un faible volume de documents concerné ainsi que sur les plaintes concernant des documents manquants.
  • L’URRR tente de résoudre les plaintes en moins de 90 jours.

Le processus de réception

  • Triage des plaintes – identifie les plaintes de résolution rapide et les priorités;
  • Émets les sommaires de plaintes;
  • Demande: Le dossier administratif et les documents répondant à la demande.

Arrangements: Les documents classifiés « très secrets »

Avis d’information: http://www.oic-ci.gc.ca/fra/inv-inv_advisory-notices-avis-information.aspx

L’ERP et l’EGSD

  • L’ERP enquête sur les plaintes pour refus complexes. L’objectif est de clore les dossiers en moins de 9 mois.
  • L’EGSD a été mise sur pied pour réduire l’arriéré des plaintes pour refus complexes de longue date.

L’Équipe de délégation spéciale

  • Les plaintes relatives à la délégation spéciale sont celles qui traitent de questions d’affaires internationales, de sécurité nationale, de défense et de renseignements de tiers.
  • Voir l’avis d’information: http://www.oic-ci.gc.ca/fra/inv-inv_advisory-notices-avis-information_special-delegations-speciales.aspx
  • Les enquêteurs menant les enquêtes de « délégation spéciale » doivent avoir été « spécialement délégués » par la commissaire. Un maximum de 8 enquêteurs peuvent être spécialement délégués à ces enquêtes – paragraphe 59(2) de la LAI.

La LAI dans le contexte de la sécurité nationale

Il y a deux principales exceptions invoquées dans le contexte d’un organisme non désigné comme « organisme d’enquête » mais qui exerce ses activités dans le domaine de la sécurité nationale.

  1. Article 13;
  2. Article 15.

L’article 13 – renseignements obtenus en confidence

L’article 13 crée une exception concernant des renseignements qui peuvent être reçus à titre confidentiel:

  • d’un État étranger;
  • d’une organisation internationale (ONU, CICR, etc.);
  • d’un gouvernement d’une province ou d’une administration municipale;
  • d’un gouvernement autochtone.

Pour pouvoir bénéficier d’une exception, les renseignements de tiers doivent être «obtenus à titre confidentiel ». Même si l’exception est obligatoire, il existe deux exceptions :

  • si l’organisme a consenti à la divulgation (la jurisprudence renvoie à une exception, une institution cherchera à obtenir le consentement chaque fois qu’il est raisonnable de le faire).
  • si l’organisme a rendu les renseignements publics.

L’article 15 – Les affaires internationales et la défense

Le paragraphe 15(1) stipule ce qui suit :
«  Le responsable d’une institution peut refuser la communication de documents contenant des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires internationales, à la défense du Canada ou d’États alliés ou associés avec le Canada ou à la détection, à la prévention ou à la répression d’activités hostiles ou subversives… »

L’article15 énonce une exception fondée sur le préjudice

  • Cela veut dire que lorsque nous examinerons l’application de cette exception, nous chercherons à obtenir des preuves précises du préjudice présumé à la conduite des affaires internationales, à la défense ou à la sécurité nationale.

L’article 15 énonce également une exception discrétionnaire.

  • Dans le cadre de l’examen de l’exercice du pouvoir discrétionnaire, nous vérifions si le responsable de l’institution a pris en compte et mis en balance :
      • l’intérêt public justifiant la divulgation, plus précisément, l’intérêt protégé par la LAI : la responsabilisation, la transparence, etc.
      • l’intérêt justifiant la non-divulgation;
      • l’exercice du pouvoir discrétionnaire doit être raisonnable.

Les catégories de classement des plaintes

Nous avons quatre catégories de classement des plaintes pour nos enquêtes :

  • bien fondée : la commissaire conclut que la plainte est fondée. Deux sous-catégories :
    • réglée :  l’institution a pris des mesures correctives à la satisfaction de la commissaire.
    • non réglée : l’institution maintient sa position.
      • non fondée : la commissaire conclut que la plainte n’est pas fondée.
      • résolue : un règlement acceptable tant pour l’institution que pour le plaignant est négocié par la commissaire. Aucune conclusion n’est formulée sur le bien-fondé de la plainte.
      • discontinuée : un plaignant décide de retirer sa plainte.

Recours devant la Cour fédérale

  • Lorsqu’un plaignant reçoit un rapport de conclusions (quelles que soient les conclusions) de la commissaire, il peut déposer une demande de contrôle judiciaire du refus de divulgation à la Cour fédérale.
  • Si une plainte est bien fondée et ne peut être résolue, la commissaire peut chercher à obtenir le consentement du plaignant pour déposer une demande de contrôle judiciaire à la Cour fédérale concernant la décision du refus de divulgation du responsable de l’institution.

Les priorités du Commissariat

Le Commissariat a dégagé trois résultats stratégiques clés :

  • un régime d’accès à l’information de premier plan;
  • une prestation de service exemplaire à l’intention des Canadiens;
  • un milieu de travail exceptionnel.

Conformément à notre résultat stratégique clé de fournir « des services exemplaires aux Canadiens », les priorités de la Direction des enquêtes sont de réduire l’arriéré existant et d’augmenter la rapidité du règlement des plaintes.

Pour y parvenir, il faudra rationaliser encore davantage nos processus d’enquête.

Nous ferons une analyse plus approfondie au début du processus de traitement d’une plainte, afin de nous permettre d’entendre les arguments présentés par l’institution et le plaignant.

Nous poursuivrons nos efforts afin de résoudre les plaintes à l’amiable dans la mesure du possible, mais nous aurons recours à des mesures plus officielles lorsque la progression d’une enquête ne nous satisfait pas.

En terminant : 10 mythes répandus démystifiés

  1. Les institutions doivent créer de nouveaux dossiers pour répondre aux demandes d’accès.
  2. La classification des documents, telle que « confidentiel » ou        « secret » protégera tous les renseignements qu’ils contiennent.
  3. Les messages Pins, les SMS, des notes marginales écrites sur les documents ou sur des feuillets autoadhésifs ne sont pas des documents au sens de la Loi.
  4. Les conseils et les recommandations des consultants externes peuvent être automatiquement protégés.
  5. Lorsqu’un document contient des conseils ou des recommandations au ministre, l’ensemble du dossier est assujetti à une exception.
  6. Les notes des ministres et celles envoyées par leur personnel de cabinet aux fonctionnaires sont exclues du champ d’application de la LAI.
  7. Les experts des programmes prennent les décisions concernant la divulgation de renseignements.
  8. Une exception peut servir à « dissimuler » ou à retenir l’ensemble d’un dossier.
  9. Il existe une exception pour les renseignements que le demandeur ne comprendrait pas ou qu’il pourrait mal interpréter.
  10. Il existe une exception pour les renseignements qui pourraient mettre les politiciens ou les fonctionnaires dans l’embarras.

Conclusion

Le succès dépend d’un bon leadership à tous les niveaux.