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Pas besoin de réinventer la roue

Contexte

Affaires étrangères et Commerce international Canada (MAECI) a reçu une demande l’invitant à fournir la liste des locataires de la Résidence des visiteurs officiels du gouvernement du Canada sur une durée de deux ans.

Le MAECI a refusé de communiquer ces renseignements, prétendant que le seul moyen de les obtenir serait de créer un document regroupant diverses sources d’information, puisqu’il n’existait pas de liste de ce genre. Le Ministère a également prétendu qu’il n’existait pas de système permettant d’exécuter cette tâche. Le demandeur nous a adressé une plainte pour refus.

Règlement de la plainte

Nous avons fait remarquer aux fonctionnaires du MAECI que, si diverses sources permettaient de trouver les renseignements demandés et si ces sources pouvaient produire des documents lisibles à la machine, le Ministère était tenu de produire ces renseignements en vertu du paragraphe 4(3) de la Loi sur l’accès à l’information.

Pour aider le Ministère à surmonter sa prétendue difficulté à produire un même document à partir de sources diverses, nous lui avons conseillé de tout simplement imprimer les documents et de n’en communiquer que ce que le demandeur souhaitait. Suivant notre avis, le Ministère a pu recueillir les renseignements utiles et les fournir au demandeur. Voilà un énorme progrès par rapport à la réponse initiale, qui prétendait que ces mesures n’étaient tout simplement pas possibles.

Leçons tirées de l’expérience

Les renseignements qu’un demandeur souhaite obtenir n’existent pas nécessairement dans un seul document, mais ils peuvent être accessibles par d’autres sources placées sous le contrôle de l’institution. Il incombe à celle-ci, en vertu de la Loi et en vertu de l’obligation d’assistance, de prendre les mesures nécessaires pour donner accès à ces renseignements.