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Musée des beaux-arts du Canada (MBAC)  

À l’été 2008, les médias ont fait état d’une poursuite judiciaire pour congédiement injustifié contre le Musée des beaux-arts du Canada (MBAC). Les articles, fondés sur des documents déposés auprès du tribunal, laissaient entendre que des documents avaient été détruits ou que des personnes s’étaient vu conseiller de détruire des documents qui auraient pu être pertinents pour une demande de communication en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

L’article 67.1 de la loi énonce qu’il est interdit de détruire, tronquer ou modifier un document, ou ordonner, proposer, conseiller ou amener de n’importe quelle façon une autre personne à commettre un acte dans l’intention d’entraver le droit d’accès prévu par la Loi. Quiconque contrevient à cet article est coupable, soit d’un acte criminel passible d’un emprisonnement maximal de deux ans et d’une amende maximale de 10 000 $ ou de l’une de ces peines, soit d'une infraction punissable sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire et passible d'un emprisonnement maximal de six mois et d'une amende maximale de 5 000 $, ou de l'une de ces peines.

Étant donné la gravité de ces allégations, le commissaire à l’information a déposé une plainte contre le Musée des beaux-arts du Canada, après quoi le Commissariat à l’information a entrepris une enquête à ce sujet.

Enquête 

Le Musée des beaux-arts du Canada a collaboré pleinement à notre enquête. Nous avons examiné deux questions. Premièrement, nous avons vérifié si des documents concernant une demande d’accès à l’information avaient été détruits, et si des personnes s’étaient vu conseiller de détruire ces documents. Deuxièmement, nous avons examiné tous les facteurs ayant pu engendrer cette situation, notamment la direction du Musée, les politiques sur le courrier électronique et l’accès à l’information qui étaient en vigueur à l’époque des faits, ainsi que les possibilités de formation offertes aux employés et aux cadres supérieurs au moment de l’incident.

Il faut noter qu’une fois informé de la destruction de documents, le MBAC a immédiatement réagi. Conscient de la gravité de l’incident, le Musée a adopté un certain nombre de mesures pour combler les lacunes et veiller à ce que de pareils incidents ne se reproduisent pas. Le Musée des beaux-arts ayant adopté ces mesures avant le début de notre enquête, nous n’avons formulé aucune recommandation précise. Cependant, nous avons fait un certain nombre d’observations pour étayer nos conclusions.  

Conclusions

D’après notre enquête, il s’avère que des documents relevant de la demande d’accès à l’information ont bel et bien été détruits, et que des personnes se sont vu conseiller de détruire des documents au cours du traitement de la demande. Ces actes constituaient pour nous le fond du problème, mais nous n’avons pas fait d’enquête ni formulé de conclusions sur la question de savoir si ces actes avaient été commis « dans l’intention d’entraver le droit d’accès prévu par la présente loi » aux termes de l’article 67.1.

Le mandat du Commissariat consiste à mener des enquêtes administratives au sujet de la conformité des institutions fédérales à la Loi, et à tirer des conclusions de fait. Nous ne pouvons pas procéder à des enquêtes criminelles ni imputer des responsabilités civiles ou criminelles. Cela dit, au cours d’une enquête, nous pouvons découvrir des faits qui pourraient témoigner de la perpétration d’une infraction, et qui nous amèneront à déférer l’affaire au procureur général du Canada, conformément à la Loi.

Dans le cas présent, nous avons effectivement trouvé des preuves d’une infraction commise en violation de l’article 67.1. C’est pourquoi nous avons décidé de déférer cette affaire au procureur général du Canada.

Observations au MBAC

Nous avons conclu que la plainte était bien fondée et réglée et nous avons adressé les observations suivantes au MBAC.

Premièrement, malgré l'existence de politiques comme le document de 2005 portant sur le matériel informatique, l'accès aux courriels et à l'Internet et les documents électroniques, nous avons constaté que la plupart des employés qui ne s’occupent pas de la technologie de l'information manquent de formation concernant l'emploi d'un ordinateur et l'usage du courriel. Des employés ne savaient donc pas comment utiliser correctement le courriel ni ce qu’il convient de conserver ou d’éliminer.

Deuxièmement, au moment de l'incident, les employés avaient la possibilité d'effacer toutes traces de messages électroniques, ce qui leur permettait de faire disparaître ces enregistrements de façon permanente. À la suite de l’incident, le Musée a désactivé cette fonction afin que, désormais, seuls certains employés de la Direction de la technologie de l’information soient habilités à l’exécuter.

Troisièmement, après l'incident, le Musée a également modifié les documents suivants : « Politiques et procédures : matériel informatique - Accès aux courriels et à l'Internet - Documents électroniques (novembre 2008) », la Politique en matière d'AIPRP (novembre 2008) et le document « Courriels et courtoisie  (novembre 2008) ». Le MBAC a ensuite affiché tous ces documents sur l'intranet, et a invité ses cadres à se familiariser avec les politiques et à les faire connaître aux employés. Ces politiques font désormais partie de la formation initiale dispensée aux nouveaux employés.

Finalement, bien que des employés aient reçu une certaine formation, nous avons constaté qu’au moment de l’incident, les responsables et les cadres du MBAC n’étaient pas assez formés dans le domaine de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Cette formation n’était pas systématiquement dispensée aux employés en place, et les nouveaux employés n’en bénéficiaient pas suffisamment dans le cadre de leur formation initiale. En outre, la formation des employés (et notamment des cadres supérieurs) dans le domaine des politiques de l’AIPRP et des fonctions et responsabilités afférentes faisait défaut. Une formation continue et obligatoire s’imposait dans ce domaine pour tous les nouveaux employés. Les politiques et procédures en vigueur en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels étaient de même insuffisantes. 

Le MBAC nous a demandé de revoir ses politiques en matière d’AIPRP et d’utilisation du courriel. Nous travaillerons avec le Musée à clarifier ces politiques en dehors du cadre de cette enquête. 

Numéro de dossier: 3206-06974