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Apprendre les ficelles (numéro 1)

Contexte

L’Administration portuaire du Saguenay est une très petite institution géographiquement isolée qui ne reçoit en principe que quelques demandes par an. Il y a deux ans, elle a reçu dix demandes en une très courte période. Elle a pu répondre rapidement aux quatre premières, mais elle n’a pas pu faire face aux six suivantes, de sorte que quatre plaintes s’en sont suivies. Le demandeur nous a adressé plusieurs autres plaintes par la suite.

Règlement de la plainte

Cette enquête présentait un certain nombre de problèmes qui n’auraient pu se régler par téléphone ou par courrier postal (recherches incomplètes, mauvaise estimation des frais, application d’exemptions non valables, etc.). Par ailleurs, l’institution nous a refusé l’accès aux documents dont nous avions besoin pour faire enquête en disant que, comme ils étaient entre les mains d’un conseiller juridique externe, ils n’étaient pas sous son contrôle.

Pour essayer de collaborer avec l’institution et régler l’affaire, l’enquêteur s’est rendu sur place. Au cours de sa visite, il a réussi à régler les différents problèmes en suspens avec le personnel et l’avocat de l’institution. En prenant le temps de donner aux fonctionnaires locaux un cours accéléré sur la Loi sur l’accès à l’information, les obligations juridiques de l’institution et notre rôle à cet égard, nous avons réussi à obtenir les documents dont nous avions besoin pour mener l’enquête à bien. Par ailleurs, l’institution en a tiré une meilleure compréhension de ce qu’elle doit faire en vertu de la Loi. Elle a donc donné une réponse au demandeur (quoique deux ans après la première demande).

Leçons tirées de l’expérience

Cette enquête souligne certaines des difficultés éprouvées par les petites institutions qui doivent remplir leurs obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information tout en respectant d’autres impératifs juridiques et en conjuguant des intérêts contradictoires. Il arrive que ces institutions connaissent mal la Loi et qu’elles aient peu d’expérience et des ressources limitées pour régler les demandes d’accès, puisque cette tâche s’ajoute souvent à leurs autres responsabilités. Elles doivent connaître les ressources dont elles peuvent disposer et en tirer parti. Elles peuvent, par exemple, se tourner vers le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour obtenir des instructions concernant les politiques et directives d’accès, communiquer avec d’autres petites institutions placées dans la même situation (par exemple d’autres administrations portuaires) ou engager des experts en accès à l’information pour obtenir aide et conseils concernant le règlement des demandes d’accès. Lorsqu’il y a plainte, nous sommes à la disposition des petites institutions pour les informer de leurs obligations juridiques afin qu’elles soient mieux préparées à répondre à d’autres demandes ultérieurement. L’essentiel reste cependant qu’elles doivent accepter de remplir leurs responsabilités en vertu de la Loi, faute de quoi les conséquences sur le droit d’accès seraient graves.