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Contexte

Un demandeur a présenté au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) deux demandes que les fonctionnaires ont jugé « supérieures à la normale ». Ceux-ci ont donc invité le demandeur à réduire le champ des deux demandes, mais ils ne l’ont pas informé des frais que le traitement de ces demandes importantes supposait.

Le demandeur a refusé de réduire le champ de ses demandes, et le Ministère lui a adressé par la suite une estimation des frais se montant à plus de 16 600 dollars, dont la moitié était payable à l’avance. Le demandeur a alors demandé à l’institution de réduire le champ de ses demandes, comme on le lui avait proposé. Le Ministère a refusé, déclarant que, selon sa politique, si un demandeur refuse de réduire le champ d’une demande, celle-ci ne peut plus être modifiée une fois que les frais estimatifs lui ont été adressés. Le demandeur nous a adressé une plainte concernant la façon dont le MAECI avait traité sa demande.

Règlement de la plainte

Le MAECI a maintenu, tout au long de l’enquête, que sa politique était conforme à l’obligation d’assistance. Nous n’étions pas d’accord. Selon nous, le Ministère se moquait délibérément de ses responsabilités, puisque sa politique ne prévoyait pas que l’institution devait faire « tous les efforts raisonnables (…) pour lui prêter toute l’assistance indiquée » (paragraphe 4(2.1)). Nous avons donc suggéré au MAECI de revoir sa position, ce qu’il a fait en permettant au demandeur de réduire le champ de ses demandes.

Leçons tirées de l’expérience

Les institutions peuvent traiter les demandes d’accès comme elles l’entendent, mais elles n’ont pas le droit d’appliquer des politiques qui contreviennent à des dispositions législatives. Elles ont l’obligation d’aider les demandeurs tout au long du traitement de la demande, notamment en les informant préalablement des frais éventuels (ce que le MAECI n’a pas fait en l’occurrence).