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Une évaluation correcte des frais

Contexte

La Loi sur l’accès à l’information autorise les institutions à facturer des frais pour chaque heure (en sus des cinq premières heures) dont elles ont raisonnablement besoin pour faire des recherches et préparer les documents à communiquer.

La SRC a reçu 68 demandes et calculé que les frais de traitement s’élèveraient à plusieurs milliers de dollars au total. Le demandeur nous a adressé une plainte, estimant ces frais trop élevés. Il a également laissé entendre que la Société se servait peut-être de ce moyen pour décourager les demandeurs.

Règlement de la plainte

Pour savoir si la SRC avait correctement évalué les frais, nous lui avons demandé de fournir une justification détaillée de chaque cas. C’est ce qu’elle a fait, et nous avons collaboré étroitement avec ses employés pour évaluer chaque plainte.

Nous avons constaté que, le plus souvent, ces frais étaient élevés sans raison, parfois à cause des erreurs commises par un personnel d’accès manquant d’expérience. Cela dit, nous n’avons pas trouvé de motif de conclure que la SRC employait ce moyen pour décourager les demandeurs.

À la suite de notre enquête, la SRC a réévalué les frais et a fini par traiter de nombreuses demandes gratuitement.

Leçons tirées de l’expérience

Les institutions doivent donner à leur personnel les conseils et la formation qui leur permettront de calculer correctement les frais de traitement, notamment si ces derniers sont importants ou inusités. Elles doivent aussi être en mesure de justifier les frais élevés. En l’occurrence, une méthode plus attentive d’évaluation des frais de la SRC aurait permis d’offrir un meilleur service à la population et de réduire le nombre de plaintes au Commissariat.

Par ailleurs, nous admettons que le système de frais prévu dans le Règlement sur l’accès à l’information, qui remonte aux années 1980, doit être repensé en fonction des moyens électroniques dont disposent toutes les institutions et en tenant compte des variations d’application de la réglementation. Cela permettra sans doute de réduire le nombre de plaintes pour frais que nous recevons chaque année (elles représentent quatre pour cent des nouvelles plaintes en 2009–2010). Nous approfondirons cette question avec le Secrétariat du Conseil du Trésor.