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Des frais multipliés par trois

Contexte

Le Service correctionnel du Canada (SCC) a reçu une demande énumérant trois éléments distincts. Comme il s’agissait d’une seule demande, le demandeur a payé des frais de 5 dollars.

Mais, après avoir séparé la demande en trois demandes distinctes, le SCC a invité le demandeur à régler deux autres fois les frais de demande. Celui-ci s’y est vigoureusement opposé, déclarant qu’il n’avait présenté qu’une seule demande et qu’il ne paierait les frais qu’une seule fois.

En réponse, l’institution a traité un élément de la demande et suspendu le traitement des deux autres en attendant le paiement des frais supplémentaires. Le demandeur nous a adressé une plainte à ce sujet.

Règlement de la plainte

Notre enquête nous a appris qu’une politique interne du SCC permet effectivement de diviser une même demande en plusieurs éléments. Il s’agit de veiller à ce que les demandeurs tirent le meilleur parti des cinq heures de traitement non facturables autorisées pour chaque demande, comme le prévoit la Loi sur l’accès à l’information.

En l’occurrence, en divisant la demande en trois, le SCC essayait de donner au demandeur le bénéfice de 15 heures de traitement gratuit (cinq par élément), ce qui réduirait considérablement les frais qu’il aurait à payer au total.

Malheureusement, le personnel d’accès du SCC n’a rien expliqué de cela au demandeur ni demandé à celui-ci s’il acceptait que l’on procède ainsi. Les intentions de l’institution étaient louables, mais nous estimons que, en n’informant pas le demandeur, elle n’a pas rempli son obligation d’offrir le meilleur service possible.

À la suite de notre intervention, le SCC a révisé sa position et traité les deux autres éléments de la demande initiale.

Leçons tirées de l’expérience

En dehors des frais de 5 dollars par demande, la Loi sur l’accès à l’information ne dit rien du nombre d’éléments qui peuvent composer une même demande. Sur le plan administratif, les institutions peuvent traiter les demandes comme elles l’entendent. Mais elles ne peuvent pas facturer de frais supplémentaires sans le consentement du demandeur. Pour remplir leur obligation d’assistance, elles doivent faire tout en leur pouvoir pour que le droit d’accès des demandeurs soit respecté.