Prorogations de délai en vertu de l’alinéa 9(1)c) de la Loi sur l’accès à l’information

Avis d’information

Le présent avis d’information a pour objet d’informer les institutions fédérales de l’approche utilisée par le Commissariat à l’information du Canada (CI) pour évaluer la validité des prorogations de délai demandées aux termes de l’alinéa 9(1)c) de la Loi sur l’accès à l’information.

Le présent avis vise également à aider les fonctionnaires à répondre à nos demandes d’information lors d’enquêtes relatives à des plaintes au sujet de la présomption de refus lorsque les institutions ont eu recours à de telles prorogations. Une compréhension mutuelle des critères que nous examinerons et des documents que nous exigerons permettra d’accélérer le processus d’enquête et, par le fait même, contribuera à protéger les droits des parties.

Contexte

L’alinéa 9(1)c) permet aux institutions de proroger le délai de 30 jours accordé pour répondre aux demandes d’accès à l’information afin de consulter des tiers sur l’application de l’exception énoncée à l’article 20.

L’article 3 définit un tiers comme « personne, groupement ou organisation autres que l’auteur de la demande ou qu’une institution fédérale ». Pour la liste des institutions gouvernementales, veuillez voir l’annexe 2 de la Loi.

L’exemption qui figure à l’article 20 porte sur des renseignements, tels que les secrets industriels, les renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques confidentiels et d’autres informations dont la divulgation risquerait d’entraver des négociations menées par un tiers ou de nuire, de quelque autre façon, à sa compétitivité. Les paragraphes 20(5) et (6) renferme également plusieurs exceptions à cette exemption par ailleurs obligatoire.

Les articles 27 et 28 définissent un processus légiféré à suivre pour consulter des tiers et précisent les délais applicables à chacune des étapes.

Les enquêtes du CI ont mis en lumière un certain nombre de pratiques que nous jugeons incompatibles avec l’usage avisé des prorogations prévues à l’alinéa 9(1)c), le processus de consultations des tiers et l’obligation des institutions de prêter assistance, conformément au paragraphe 4(2.1), en assurant un accès en temps opportun aux documents. On peut trouver des exemples d’enquêtes à l’égard de plaintes déposées qui ont donné lieu à ces préoccupations dans les derniers rapports annuels [ http://www.oic-ci.gc.ca/fra/annual-reports-rapports-annuel_2011-2012_6.aspx ] & [ http://www.oic-ci.gc.ca/fra/annual-reports-rapports-annuel_2011-2012_7.aspx ]

Application correcte de l’alinéa 9(1)c)

Lors des enquêtes menées sur le recours aux prorogations prévues à l’alinéa 9(1)c), nous nous attachons à déterminer si l’institution a respecté les exigences de cette disposition, ainsi que le processus et les délais précisés dans les articles 27 et 28, sans oublier l’obligation qui lui incombe de prêter assistance.

Lorsqu’il s’agit d’établir la validité d’une prorogation de délai en vertu du paragraphe 9(1), nous nous demandons d’abord si l’institution a fait la demande de prorogation dans les 30 jours suivant la réception de la demande.

En outre, pour établir la validité de la prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)c), nous examinons si l’institution a satisfait à deux critères :

  • La prorogation de délai doit être « d’une période que justifient les circonstances ».
  • L’institution doit, en vertu du paragraphe 27(1), aviser le tiers de la demande et de son intention de communiquer des renseignements qui le concernent (conformément à l’article 20).

« Délai raisonnable »

Afin de déterminer si la prorogation constitue un « délai raisonnable », nous procédons à une évaluation objective de son caractère approprié au vu des circonstances. Notre évaluation s’appuie sur les délais clairs et obligatoires applicables aux consultations des tiers, qui sont définis à l’article 28 comme suit :

  • Un tiers doit présenter à l’institution toutes les observations qu’il juge utiles au sujet de la demande ou de l’information en question dans les 20 jours qui suivent la réception de l’avis transmis aux termes de l’article 27.
  • Dans les 30 jours suivant la transmission de l’avis, l’institution doit prendre une décision quant à la communication de l’information (que le tiers ait répondu ou non) et transmettre un avis écrit de cette décision au tiers.

Lorsque l’institution décide de communiquer les renseignements demandés, en dépit des observations du tiers, elle doit observer un délai supplémentaire de 20 jours afin de permettre à ce dernier d’adresser une demande de contrôle judiciaire à la Cour fédérale. À défaut de la présentation de cette demande par le tiers, l’institution doit divulguer l’information dès l’expiration du délai, conformément au paragraphe 28(4). Si le tiers s’adresse à la Cour fédérale, la divulgation ne sera pas effectuée sauf si la cour ordonne de libérer.

Au regard de ce processus et des délais prescrits qui s’y rapportent, le CI estime que les consultations d’un tiers, une fois l’avis transmis aux termes du paragraphe 27(1), devraient prendre environ 60 jours calendrier [rapport annuel 1999-2000 - http://www.oic-ci.gc.ca/fra/rp-pr-ar-ra-archive.aspx], temps d’acheminement postal compris. Nous nous appuyons sur cette opinion lors de notre évaluation d’une enquête de toute prorogation invoquée par une institution en vertu de l’alinéa 9(1)c).

Avis transmis à un tiers

En vertu du paragraphe 27(1), les institutions doivent faire tous les efforts raisonnables pour informer les tiers d’une demande de renseignements qui les concerne lorsque l’institution a l’intention de communiquer cette information et le responsable de l'institution a des raisons de croire qu'il pourrait contenir des informations identifiées dans les articles 20(1)a), b) ou b.1) ou lorsque le responsable de l'institution peut raisonnablement prévoir que la divulgation pourrait leur causer des pertes ou des profits financiers appréciables, conformément aux alinéas 20(1) c) ou d). Cet avis doit être donné par écrit dans les 30 jours qui suivent la réception de la demande.

Pour que le CI juge une prorogation valide en vertu de l’alinéa 9(1)c), une institution doit montrer qu’elle a correctement suivi le processus de transmission d’avis au tiers. En particulier, les fonctionnaires devront démontrer qu’ils ont transmis l’avis au tiers dans le délai prescrit de 30 jours ou fournir des documents pour prouver qu’ils ont tenté de le faire.

 

L’institution informe le tiers de la demande et de son intention de communiquer des renseignements L’institution invoque une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)c) Date limite de présentation d’observations à l’institution par le tiers L’institution décide de communiquer ou non les renseignements Date limite de présentation d’une demande de contrôle judiciaire par le tiers Si aucune demande n’est déposée, l’institution communique les renseignements Temps d’acheminement postal
Premiers 30 jours 20 jours après l’avis 10 jours après 20 jours après 10 jours
  Prorogation de 60 jours en vertu de l’alinéa 9(1)c)
 

Toutefois, nous reconnaissons qu’une institution peut, en vertu du paragraphe 27(4), prendre plus de temps pour aviser un tiers dans les cas où elle a également invoqué une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)a) ou b) (ou les deux). Dans cette situation, l’institution est tenue de transmettre l’avis au tiers avant l’expiration de la prorogation la plus longue, ce qui ne l’exempte pas pour autant de demander la prorogation dans les 30 premiers jours suivant la réception de la demande. À défaut de quoi, nous jugerons que la prorogation n’est pas valide.

Nous nous attendons également à ce que les institutions, lorsque réalisable, informent tous les tiers simultanément pour satisfaire à leur obligation de prêter assistance en assurant aux demandeurs un accès en temps opportun aux documents. Qui plus est, les institutions ne peuvent accorder de prorogations à des tiers pour répondre à l’avis prévu au paragraphe 27(1), négocier avec des tiers ou prendre des décisions multiples quant à la communication ou non de renseignements.

Si nous déterminons qu’une institution a omis de remplir les exigences prévues à l’alinéa 9(1)c) et de respecter les délais stipulés aux articles 27 et 28, nous pourrions décider d’officialiser notre enquête. À cette fin, il peut être demandé à l’institution de soumettre des observations écrites en vertu du paragraphe 35(2), et des recommandations peuvent être formulées au responsable de l’institution, conformément à l’article 37.

Autres questions

Avis transmis aux demandeurs concernant les prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) c)

Le paragraphe 9(1) n’exige pas d’une institution qu’elle informe le demandeur du nombre de jours demandés dans le cadre d’une prorogation invoquée aux termes de l’alinéa 9(1)c), contrairement aux prorogations applicables en vertu des alinéas 9(1)a) et 9(1)b).

Avis de prorogation transmis au commissaire à l’information

En vertu du paragraphe 9(2), les institutions doivent informer le commissaire à l’information de toute prorogation de délai qui dépasse 30 jours. Nous tenons pour pratique exemplaire le fait de nous informer de toute prorogation invoquée en vertu de l’alinéa 9(1)c), étant donné qu’elle pourrait concerner une période allant jusqu’à 60 jours. Les institutions devraient soumettre cet avis en même temps qu’elles avisent le demandeur. Il convient de consulter nos avis d’information [9(1)a) et 9(1)b)] concernant la transmission au Commissariat d’avis de prorogation.

Prorogation convenable demandée à des fins de consultation d’un tiers

Le CI n’admet pas le recours à une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)b) [ http://www.oic-ci.gc.ca/fra/inv-inv_not-inv-sum-som-inv-not_sum_2008-2009_2.aspx ] pour consulter des tiers lorsque des secrets industriels sont concernés [page 19 du rapport annuel 1999-2000 - http://www.oic-ci.gc.ca/fra/rp-pr-ar-ra-archive.aspx], comme le précise le paragraphe 20(1). Les institutions doivent plutôt s’en remettre à l’alinéa 9(1)c) qui, grâce au processus défini aux articles 27 et 28, assure un équilibre entre les droits des demandeurs et des tiers.

Droit de porter plainte

Le paragraphe 9(1) exige que, dans l’avis de prorogation de délai, les institutions avisent la personne qui a fait la demande de son droit de se plaindre de la prorogation du délai auprès du commissaire. Le demandeur doit soumettre sa plainte dans les 60 jours qui suivent la date de la réception de l’avis. Des directives supplémentaires à ce sujet sont disponibles sur le site Web du CI.