Annexe A : Résumés des demandes d’accès à l’information et de consultation

1. Demande d’accès à l’information A-2008-00519

Le 25 février 2009, TPSGC a reçu la demande suivante concernant :

« Tous les documents nécessaires pour connaître toutes les modifications à l’ordre habituelle [sic] de vos activités pendant la préparation de la venue du Président américain et pendant sa venue. »

Le 4 mars 2009, cette demande a été désignée comme une demande à « profil élevé » lors de la réunion hebdomadaire sur l’accès à l’information. Dans une lettre adressée au demandeur datée du 23 mars 2009, TPSGC a eu recours à une prorogation de 150 jours en vertu de l’alinéa 9(1)b) de la Loi, dans le but d’effectuer des consultations. Le 24 août 2009 était donc la date d’échéance du délai prorogé pour répondre à la demande.

L’Avis de communication a été signé le 23 juillet 2009 par la Direction de l’AIPRP. Il indiquait que « des renseignements ont été prélevés conformément aux recommandations d’Affaires étrangères et Commerce international – paragraphes 15(1) et 19(1). » [traduction]

Le 23 juillet 2009 également, le sous-ministre adjoint de la Direction générale des biens immobiliers de TPSGC a signé l’Avis de communication. Le Cabinet du sous-ministre a signé cet avis le lendemain. Conformément à la politique de tolérance zéro, les responsables de tous les niveaux d’examen devaient signer l’Avis de communication au plus tard le 31 juillet 2009.

Le 29 juillet 2009, une adjointe administrative du Cabinet du ministre a envoyé un courriel à différentes personnes qui travaillent à la Direction de l’AIPRP, au Cabinet du sous-ministre et au Cabinet du ministre, afin de les informer que « la demande d’AIPRP a été retournée à la Direction de l’AIPRP aux fins de modification. »[souligné dans la version originale] [traduction]

Lorsqu’on l’a interrogée à propos de l’utilisation de ces mots, l’adjointe administrative a répondu qu’elle avait utilisé les mêmes mots que ceux écrits et mis en évidence par le directeur des Affaires parlementaires sur un papillon adhésif qu’il avait ajouté dans le dossier mauve qu’il lui avait renvoyé. Quant à lui, le directeur a déclaré qu’il n’avait pas demandé à l’adjointe administrative d’envoyer le courriel « aux fins de modification. » [traduction]

Le papillon adhésif qui était apposé sur l’Avis de communication se lisait comme suit :

« Si la seule modification était l’“avis d’arrêt de travail” se trouvant à la dernière page de la demande d’AIPRP, nous ne devrions pas communiquer ce qui reste. » [traduction]

L’adjointe spéciale responsable du portefeuille des biens immobiliers dans le Cabinet du ministre a indiqué qu’elle croyait que l’écriture sur le papillon adhésif était la sienne et que la note était destinée à son collègue, le directeur des Affaires parlementaires. Elle a expliqué que cette note justifiait la question et l’inquiétude qu’elle avait [c.-à-d. au sujet de l’information que la Direction de l’AIPRP avait décidé de communiquer]. Elle a expliqué qu’elle voulait comprendre pourquoi TPSGC remettait plus de pages à l’auteur de la demande lorsqu’une seule page (c.-à-d. l’avis d’arrêt de travail) satisfaisait à la demande. Elle a également souligné qu’elle ne donnait de directives à personne, car elle savait que sa responsabilité et son rôle étaient de poser des questions, de rechercher plus de renseignements et de comprendre pourquoi la Direction de l’AIPRP appliquait la Loi de certaines façons. Elle a expliqué qu’elle avait exprimé sa préoccupation au directeur des Affaires parlementaires, mais qu’elle ne savait pas que le dossier serait retourné à la Direction de l’AIPRP aux fins de modification. Elle a déclaré de nouveau que la note écrite sur un papillon adhésif n’était pas une suggestion à l’intention de la Direction de l’AIPRP, mais plutôt la justification d’une question qu’elle se posait au sujet de ce que la Direction de l’AIPRP proposait de communiquer.

Après avoir lu le courriel de l’adjointe administrative qui précisait que la demande d’AIPRP était retournée à la Direction de l’AIPRP « aux fins de modification », [traduction] la conseillère stratégique du sous-ministre avait répondu à tous « l’information n’a-t-elle pas été communiqué dans une demande d’accès antérieure? » [traduction]

La gestionnaire intérimaire de la Direction de l’AIPRP, qui faisait partie de la chaîne de courriels, avait acheminé la question de la conseillère stratégique à une autre gestionnaire intérimaire de la Direction de l’AIPRP et à l’analyste qui avait traité la demande. Même s’il n’était pas le destinataire prévu du courriel, le directeur des Affaires parlementaires avait répondu par courriel que, malgré le fait que « certains des documents avaient été communiqués », dans ce cas, l’auteur de la demande était « à la recherche d’un document particulier » et que « nous avons examiné la demande d’AIPRP et un document lié à la demande est pertinent et, en fait, il répond pleinement à la demande ». [traduction] Il avait également écrit que la Direction de l’AIPRP devrait parler à l’employée du personnel du ministre qui avait examiné la demande si la Direction exigeait une analyse plus approfondie. Le directeur des Affaires parlementaires avait inclus sa collègue dans cette réponse par courriel.

Peu de temps après, l’adjointe spéciale avait répondu par courriel à tout le monde dans la chaîne que :

« Notre ministère a clairement indiqué que le seul document pertinent en sa possession à ce sujet est l’avis d’arrêt de travail. Ce document se trouve à la dernière page de la demande d’AIPRP. Par conséquent, ce devrait être la seule partie communiquée. » [traduction]

Une gestionnaire intérimaire de la Direction de l’AIPRP qui avait traité la demande a confirmé qu’en aucun temps dans le cadre du traitement de cette demande elle, ni quiconque au sein de la Direction de l’AIPRP, n’avait demandé l’aide du Cabinet du ministre pour interpréter la portée des demandes.

La conseillère stratégique du sous-ministre a déclaré qu’elle avait communiqué avec l’adjointe spéciale du ministre pour l’informer que les pouvoirs décisionnels relativement à toute question liée à l’AIPRP appartenaient à la Direction de l’AIPRP.

Le directeur de l’AIPRP et la directrice générale intérimaire du Secrétariat exécutif, DGSMPC, avaient tous deux reçu sous copie conforme le courriel de l’adjointe spéciale du ministre dans lequel cette dernière expliquait que le document communiqué en réponse à la demande était l’avis d’arrêt de travail se trouvant à la dernière page de la demande d’AIPRP. La directrice générale intérimaire a expliqué qu’elle n’était pas intervenue parce que le directeur de l’AIPRP était l’autorité fonctionnelle responsable des questions liées à l’accès à l’information et que la question n’avait pas été envoyée à son niveau à elle. Par conséquent, elle se fiait au directeur de l’AIPRP pour gérer cette situation.

Le directeur de l’AIPRP a déclaré qu’il n’avait pas participé de près au traitement de cette demande puisqu’à partir du 22 juillet 2009, il occupait le poste de directeur général du Secrétariat exécutif, DGSMPC. Il a aussi expliqué qu’il n’était pas intervenu lorsqu’il avait lu le courriel de l’adjointe spéciale du ministre parce qu’il se fiait à ses employés pour gérer les questions soulevées par le Cabinet du ministre, et par le directeur des Affaires parlementaires, qui, croyait-il à l’époque, détenait des pouvoirs délégués en ce qui a trait aux questions liées à l’accès à l’information. Enfin, il a expliqué que la directrice générale intérimaire du Secrétariat exécutif, soit la personne qu’il remplaçait, avait aussi reçu sous copie conforme le courriel de l’adjointe spéciale et qu’elle connaissait mieux le contexte au sein du ministère étant donné sa vaste expérience.

Du 29 au 31 juillet 2009, la Direction de l’AIPRP s’était efforcée de régler la question que le Cabinet du ministre avait soulevée. Le 30 juillet 2009, un gestionnaire intérimaire de la Direction de l’AIPRP avait envoyé un courriel à la fois au directeur des Affaires parlementaires et à l’adjointe spéciale du ministre pour les informer que deux BRP distincts avaient fourni des documents en réponse à cette demande. Le directeur des Affaires parlementaires avait répondu à ce courriel comme suit :

« L’avis d’arrêt de travail est le seul document correspondant à la demande d’AIPRP initiale. Les autres documents peuvent démontrer l’organisation qu’a nécessitée la préparation de la visite; cependant, ils n’indiquent aucun changement aux activités quotidiennes. Par conséquent, ils ne sont pas pertinents. » [traduction]

Lorsqu’on l’a interrogé sur la nature de ses courriels à la Direction de l’AIPRP, le directeur des Affaires parlementaires a affirmé qu’il présentait à la fois son point de vue et celui de sa collègue au sein du Cabinet du ministre selon lequel la mauvaise information serait divulguée.

Dans un courriel aux membres du personnel du ministre et à d’autres personnes, une gestionnaire intérimaire de l’AIPRP avait réitéré sa croyance que tous les documents satisfaisaient à la demande. Sa collègue au sein de la Direction de l’AIPRP, qui occupait aussi de façon intérimaire le poste de gestionnaire de l’AIPRP, était d’accord avec cette position. Afin d’« ajouter plus de poids » [traduction] au point de vue de la Direction de l’AIPRP voulant que l’information réclamée satisfaisait à la demande, une des gestionnaires intérimaires de l’AIPRP avait déclaré dans un courriel qu’elle demanderait une confirmation écrite du BRP concerné selon laquelle les documents étaient bel et bien pertinents.

Le 31 juillet 2009, le BPR a confirmé par écrit que les documents en question répondaient à la demande. La gestionnaire intérimaire de l’AIPRP avait acheminé cette confirmation à la fois au directeur des Affaires parlementaires et à l’adjointe spéciale du ministre, en indiquant « avec votre consentement je retournerai le dossier mauve afin d’obtenir les signatures nécessaires à son approbation ». [traduction] Le directeur des Affaires parlementaires avait répondu par écrit :

« J’encourage la Direction de l’AIPRP à tout supprimer, sauf l’avis d’arrêt de travail. La préparation des visites diplomatiques fait partie des activités quotidiennes. Espérons que la demande de l’AIPRP qui sera retournée comportera cette modification. » [traduction]

Sans qu’il y ait d’autres communications entre la Direction de l’AIPRP et les membres du Cabinet du ministre, la conseillère stratégique du sous-ministre avait envoyé un courriel à la gestionnaire intérimaire de la Direction de l’AIPRP le 5 août 2009 dans lequel elle demandait « est-ce toujours un problème pour vous? » [traduction], ce à quoi la gestionnaire intérimaire de l’AIPRP avait répondu :

« Oui, c’est toujours un problème pour moi puisque le BRP a confirmé que cela ne faisait pas partie de ses activités quotidiennes. Ces documents ne contiennent pas de questions de nature délicate autres que celles faisant l’objet d’une exception. Par conséquent, conformément à l’esprit de la Loi, ils devraient être communiqués. » [traduction]

La conseillère stratégique du sous-ministre a indiqué qu’elle avait ensuite téléphoné au directeur des Affaires parlementaires afin de lui expliquer que la Direction de l’AIPRP avait les pouvoirs délégués pour décider de la portée de la demande. Elle avait aussi réitéré, par courriel, la position de la Direction de l’AIPRP selon laquelle l’information fournie par le BRP était pertinente. Elle avait conclu son courriel en écrivant : « Êtes-vous d’accord pour procéder de cette façon? » [traduction], ce à quoi le directeur des Affaires parlementaires avait répondu : « D’accord, je cède » (Okay I give up). Il a expliqué que sa réponse signifiait que l’adjointe spéciale du ministre et lui-même admettaient que leurs inquiétudes n’étaient plus valables.

La conseillère stratégique du sous-ministre avait envoyé un courriel à une des gestionnaires intérimaires de l’AIPRP afin de lui demander de bien vouloir « relâcher les documents » [traduction], et cette dernière avait plus tard demandé « devons-nous retourner le dossier mauve au Cabinet du ministre afin d’obtenir les signatures nécessaires à son approbation? » [traduction] La conseillère stratégique du sous-ministre avait répondu « veuillez m’envoyer le dossier, j’obtiendrai une signature très rapidement… ». [traduction] La Direction de l’AIPRP attendait que le Cabinet du ministre signe l’Avis de communication avant de communiquer les documents. Une des gestionnaires intérimaires de l’AIPRP a décrit une telle signature comme une « bénédiction » de la part du Cabinet du ministre ou une approbation en quelque sorte de la communication de l’information.

La conseillère stratégique du sous-ministre avait ainsi obtenu la signature du directeur des Affaires parlementaires sur l’Avis le 5 août 2009. Le 6 août 2009, les documents pertinents, c’est-à-dire la totalité des 132 pages (et non pas seulement l’avis d’arrêt de travail d’une page), avaient été communiqués, soit un jour plus tard, en conformité avec la décision initiale de la Direction de l’AIPRP.

Conformément à la politique de tolérance zéro de TPSGC, qui prévoit la divulgation des renseignements demandés dans les six jours ouvrables suivant la date de l’Avis, la haute direction avait jusqu’au 31 juillet 2009 pour signer les documents et divulguer les renseignements. Dans le cas présent, bien que l’échéance prorogée fixée au 24 août 2009 ait été respectée, le Cabinet du ministre a signé l’Avis trois jours en retard, le 5 août 2009, ne respectant donc pas la politique de tolérance zéro de TPSGC. Il en a résulté un retard dans la communication de l’information au demandeur.

2. Demande d’accès à l’information A-2008-00588

Le 30 mars 2009, TPSGC a reçu une demande concernant un certain nombre de notes d’information, dont l’une traitait d’un projet de recherche sur l’opinion publique.

Le 8 avril 2009, cette demande a été désignée comme une demande à « profil élevé » lors de la réunion hebdomadaire sur l’accès à l’information. Dans une lettre adressée au demandeur datée du 22 avril 2009, TPSGC a eu recours à une prorogation de 150 jours en vertu de l’alinéa 9(1)b) de la Loi, dans le but d’effectuer des consultations. À ce titre, le 16 septembre 2009 était donc la date d’échéance du délai prorogé pour répondre à la demande.

L’Avis de communication a été signé le 29 juin 2009 par la Direction de l’AIPRP.

L’Avis indiquait que « les recommandations de la Direction générale des approvisionnements concernant une des notes d’information demandées avaient été prises en considération par la Direction de l’AIPRP et qu’il avait été déterminé que l’information ne pouvait pas être entièrement retirée puisqu’elle avait déjà été en partie rendue publique dans des articles de journaux et sur le site Web du Bureau de la concurrence » [traduction]. La Direction de l’AIPRP avait indiqué en outre que « les autres notes d’information étaient communiquées conformément aux recommandations des BRP » [traduction]. Cette décision comprenait la communication des valeurs monétaires figurant dans la note d’information concernant le projet de recherche sur l’opinion publique.

Conformément à la politique de tolérance zéro du Ministère, les responsables de tous les niveaux d’examen devaient signer l’Avis de communication au plus tard le 8 juillet 2009.

Le 3 juillet 2009, un fonctionnaire au sein du bureau de la sous-ministre adjointe, DGSMPC, a signé l’Avis de communication et a fourni des commentaires par écrit appuyant la décision de la Direction de l’AIPRP.

Deux jours après la fin de la période d’examen allouée en vertu de la politique de tolérance zéro, un représentant du Cabinet du sous-ministre a signé l’Avis, soit le 10 juillet 2009.

Le 4 août 2009, le directeur des Affaires parlementaires a signé l’Avis de communication au nom du Cabinet du ministre. Dans le dossier mauve retourné à la Direction de l’AIPRP, trois papillons adhésifs roses étaient apposés sur la note d’information concernant le projet de recherche sur l’opinion publique. Ils faisaient référence aux valeurs monétaires qui avaient été encerclées à l’encre rouge dans la note d’information. Il y était inscrit :

« Les numéros des projets de recherche ne devraient pas être communiqués »

« Aucun de ces numéros ne devrait être communiqué »

« Ne devrait pas être communiqué » [traduction]

Le directeur des Affaires parlementaires a reconnu avoir écrit les commentaires sur les trois papillons adhésifs se trouvant sur le document demandé, mais il ne pensait pas être la personne qui avait encerclé les valeurs monétaires. Il a déclaré qu’il en savait très peu au sujet de la recherche sur l’opinion publique et qu’excepté le fait d’avoir apposé sa signature sur l’Avis, il n’avait rien à voir avec le dossier.

De plus, le 4 août 2009, le dossier mauve a été retourné à la conseillère stratégique du sous-ministre. Elle a affirmé qu’elle avait lu les commentaires émanant du Cabinet du ministre et qu’elle était d’avis qu’il y avait de bons arguments, dont elle voulait faire part à la Direction de l’AIPRP. Peu de temps après, elle avait envoyé le courriel suivant à la gestionnaire intérimaire de l’AIPRP :

« Venez chercher le dossier. Nous devrons parler de la question des chiffres. » [traduction]

La conseillère stratégique a déclaré qu’elle avait envoyé un courriel à la gestionnaire intérimaire de l’AIPRP le 4 août 2009 pour lui demander de venir chercher le dossier afin qu’elles puissent discuter des points soulevés par le Cabinet du ministre. Elle a expliqué qu’elle avait ensuite téléphoné à la gestionnaire intérimaire de l’AIPRP pour discuter de ce qu’elle croyait être de bons points soulevés par le Cabinet du ministre. La conseillère stratégique a déclaré qu’elle ne demandait pas à la Direction de l’AIPRP d’appliquer des exceptions à la note d’information, mais qu’elle lui demandait plutôt de prendre en considération les commentaires du Cabinet du ministre.

Le 5 août 2009, la gestionnaire intérimaire de l’AIPRP a répondu par courriel :

« Nous examinons vos commentaires. » [traduction]

La gestionnaire intérimaire de l’AIPRP avait ensuite pris connaissance des commentaires formulés par le Cabinet du ministre. Elle a expliqué qu’au bout du compte, les chiffres en question avaient été prélevés parce qu’elle était convaincue que l’exception s’appliquait effectivement. Elle a ajouté qu’elle aurait maintenu sa position initiale de communiquer l’information si elle avait pensé que l’exception ne s’appliquait pas.

Le 6 août 2009, la conseillère stratégique du sous-ministre a écrit par courriel à la gestionnaire intérimaire de l’AIPRP :

« Merci d’avoir tenu compte de nos préoccupations. Vous pouvez maintenant communiquer l’AIPRP. » [traduction]

La conseillère stratégique a expliqué qu’elle avait mal choisi ses mots dans ce courriel et qu’elle voulait dire qu’elle se sentait à l’aise avec la situation et qu’elle voulait remercier la Direction de l’AIPRP d’avoir pris en considération les commentaires du Cabinet du sous-ministre qui était l’auteur du document.

Le 6 août 2009, les documents pertinents ont été communiqués conformément aux directives du directeur des Affaires parlementaires selon lesquelles il fallait supprimer les valeurs monétaires dans la note d’information concernant le projet de recherche sur l’opinion publique.

Pour ce qui est de ce dossier, le Cabinet du sous-ministre a signé l’Avis de communication deux jours après le délai prévu par la politique de tolérance zéro. Le Cabinet du ministre a signé le dossier 17 jours plus tard (soit le 4 août 2009) et l’information a été communiquée 2 jours après. Voilà un exemple où la politique de tolérance zéro de TPSGC, qui prévoit la communication de l’information dans les six jours ouvrables suivant la date de l’Avis de communication, n’est pas respectée.

En dépit du fait que l’Avis avait été signé par les responsables de tous les niveaux d’examen, les faits démontrent que la Direction de l’AIPRP n’a divulgué les documents qu’après la résolution du différend avec le Cabinet du ministre. Les faits prouvent également que la Direction de l’AIPRP, qui a finalement accepté les directives du directeur des Affaires parlementaires du Cabinet du ministre, a choisi de communiquer les documents pertinents en prélevant les valeurs monétaires.

3. Demande de consultation AC-2009-00039

Le 16 juin 2009, TPSGC a reçu une demande de consultation de Santé Canada relativement à une demande d’accès qu’il avait reçue, laquelle est en partie reproduite ci-dessous :

« Le Formulaire de déclaration d’affiliations et d’intérêts rempli par les membres du comité consultatif sur le chrysotile, notamment :

Dr Trevor Ogden – président (sciences de la santé au travail)

Dr Leslie Stayner (épidémiologie)

Dr Graham Gibbs (épidémiologie)

Dr Kenny Crump (statistiques/évaluation des risques)

Dr David Bernstein (toxicologie)

Dr Bice Fubini (toxicologie)

Dr Nick De Klerk (physique/épidémiologie) [...] » [traduction]

Le 30 juin 2009, cette demande a été désignée comme demande « intéressante » lors de la réunion hebdomadaire sur l’accès à l’information.

Après cette réunion, le directeur des Affaires parlementaires avait envoyé un courriel à son collègue au sein du Cabinet du ministre, un conseiller en politiques chargé de donner des conseils sur les questions liées à l’amiante, pour l’informer que le dossier de consultation arriverait au Cabinet du ministre aux fins d’examen. Il avait écrit : « Nous devrons lire attentivement ce dossier d’AIPRP... Un docteur écrit des choses négatives sur le chrysotile. » [traduction]

L’Avis de réponse a été signé le 6 juillet 2009 par la Direction de l’AIPRP. Cet avis indiquait que la Direction de l’AIPRP avait fait la recommandation suivante relativement à l’information demandée : « all disclosed; communiquer en entier ».

Dans le dossier, il y avait l’ébauche de réponse par courriel de la Direction de l’AIPRP à Santé Canada, qui indiquait en partie : « Les documents que vous avez envoyés ont été examinés. TPSGC n’a aucune objection à la communication des documents. » [traduction] La recommandation initiale de la Direction de l’AIPRP, à ce moment-là, était que les documents demandés soient communiqués en entier.

Conformément à la politique de tolérance zéro du Ministère, les responsables de tous les niveaux d’examen devaient signer l’Avis de réponse au plus tard le 14 juillet 2009.

L’Avis de réponse a été signé par le sous-ministre adjoint, Direction générale de la Cité parlementaire, le 7 juillet 2009. Trois jours plus tard, le Cabinet du sous-ministre a signé l’Avis, soit le 10 juillet 2009.

Le 16 juillet 2009, le conseiller en politiques du ministre, qui était chargé des dossiers de l’amiante, a examiné la demande. Il a affirmé que les demandes concernant les questions liées à l’amiante étaient importantes ou présentaient un intérêt pour le ministre de l’époque en raison de l’extraction d’amiante dans la circonscription électorale du ministre.

Le 20 juillet 2009, quatre jours après le délai prévu par la politique de tolérance zéro, le directeur des Affaires politiques a signé l’Avis de réponse au nom du Cabinet du ministre. Il avait écrit ce qui suit sur les documents pertinents : « Bien vouloir exclure les passages suivants qui sont mis en évidence ». [traduction] Le conseiller en politiques du ministre a affirmé avoir mis en évidence ces parties des documents auxquelles le directeur des Affaires parlementaires faisait référence. Il a ajouté qu’il avait mis ces parties en évidence parce qu’il estimait qu’elles pourraient d’une quelconque façon nuire aux relations intergouvernementales.

Le 21 juillet 2009, une adjointe administrative du Cabinet du ministre a envoyé un courriel à différentes personnes au sein de la Direction de l’AIPRP, du Cabinet du sous-ministre et du Cabinet du ministre, afin de les informer que le Cabinet du ministre avait signé trois demandes, notamment la présente demande de consultation, et qu’elles avaient été retournées à la Direction de l’AIPRP. Lorsque les dossiers avaient été retournés à la Direction de l’AIPRP, la gestionnaire intérimaire de l’AIPRP avait répondu à l’adjointe administrative qu’elle devait obtenir des renseignements supplémentaires auprès du directeur des Affaires parlementaires concernant le commentaire qu’il avait joint au dossier demandant : « Bien vouloir exclure les passages suivants qui sont mis en évidence ». [traduction]

Quelques minutes plus tard, le directeur des Affaires parlementaires, qui avait reçu sous copie conforme l’échange de courriels entre l’adjointe administrative et la gestionnaire intérimaire de l’AIPRP, avait répondu directement aux deux personnes de communiquer avec un de ses collègues au sein du Cabinet du ministre, soit le conseiller en politiques qui avait examiné le dossier, qu’il avait inclus comme destinataire de sa réponse. L’adjointe administrative, qui avait reçu ce courriel sous copie conforme, avait alors demandé au conseiller en politiques du ministre de répondre à la question de la Direction de l’AIPRP dans les plus brefs délais. Peu de temps après, le conseiller en politiques avait envoyé un courriel à la gestionnaire intérimaire de l’AIPRP, au directeur des Affaires parlementaires et à l’adjointe administrative mentionnant ce qui suit :

« Ces commentaires sont inappropriés et inopportuns, non pertinents par rapport à la demande, et ils ne devraient pas être communiqués. » [traduction]

Lorsqu’on l’a interrogé sur la raison pour laquelle il jugeait ces commentaires « inappropriés et inopportuns », le conseiller en politiques du ministre a déclaré qu’il pensait que les phrases mises en évidence pouvaient nuire aux relations intergouvernementales. Il a également ajouté qu’il avait envoyé ce courriel à la Direction de l’AIPRP à titre purement indicatif, et que son courriel visait à clarifier la note la déclaration antérieure du directeur des Affaires parlementaires, qui s’était exprimé ainsi : « Bien vouloir exclure les passages suivants qui sont mis en évidence ». [traduction]

La conseillère stratégique du sous-ministre a affirmé qu’après avoir lu ce courriel, elle avait téléphoné au conseiller en politiques du ministre pour lui expliquer, notamment, que la Direction de l’AIPRP ne voyait pas d’exception qui pourrait être appliquée aux documents en question et que la décision incombait à la Direction de l’AIPRP. Elle a également expliqué que la Direction de l’AIPRP ne pouvait que formuler des recommandations sur les demandes de consultation et que, le cas échéant, ce serait Santé Canada qui déciderait de suivre ou non les recommandations.

Un fonctionnaire de l’AIPRP, qui a été interrogé sur la participation des membres du personnel du ministre au traitement des demandes d’accès à l’information et de consultation, a déclaré que le directeur des Affaires parlementaires n’hésitait généralement pas à tenir la Direction de l’AIPRP au courant de ses préoccupations.

Quant à elle, la gestionnaire intérimaire de l’AIPRP a répondu au courriel du 21 juillet 2009 du conseiller en politiques comme suit :

« À titre d’information – Même si je comprends vos inquiétudes, il serait difficile de faire des prélèvements aux documents pour ces raisons. Veuillez noter que l’objet de la Loi sur l’accès à l’information est de fournir l’accès aux documents relevant des institutions fédérales et de limiter l’application de prélèvements. Par conséquent, les législateurs n’ont pas inclus d’article dans la Loi sur les “commentaires inappropriés et inopportuns”. À moins que vous ne soyez en mesure de nous fournir des renseignements supplémentaires relativement au préjudice que cette information pourrait porter à TPSGC si elle était communiquée, nous ne pourrons recommander l’application d’exceptions à ces documents. Cela dit, nous vous saurions gré de bien vouloir répondre au présent courriel dans les plus brefs délais, puisque nous sommes censés donner une réponse à Santé Canada au plus tard le 22 juillet 2009. […] N’hésitez pas si vous avez besoin de renseignements supplémentaires ou si vous avez des questions ou des inquiétudes. » [traduction]

Le conseiller en politiques du ministre n’a pas répondu immédiatement à ce courriel. Plutôt, le 23 juillet 2009, il a envoyé par courriel, « conformément à la demande » [traduction], une copie de la demande de consultation (avec pièces jointes) à un membre du personnel au sein du Cabinet du ministre de la Santé parce que, selon son témoignage, il avait relevé des problèmes possibles pour le Cabinet du ministre de TPSGC et en avait discuté avec son homologue au sein de Santé Canada.

Lorsque son homologue à Santé Canada a demandé quelles étaient les modifications qu’il cherchait, le conseiller en politiques du ministre de TPSGC a répondu ce qui suit :

« J’aimerais appliquer des prélèvements à l’information qui pourrait indiquer de la tension et de la dissension entre les ministères au sujet de la question du comité consultatif sur l’amiante chrysotile. Par exemple, je vous invite à regarder le document joint (article 7 et la dernière phrase de la première page de ce document). » [traduction]

Son homologue au Cabinet du ministre de la Santé avait répondu « merci. » [traduction]

Le conseiller en politiques du Cabinet du ministre de TPSGC a précisé que sa participation au dossier avait cessé à ce stade et qu’il ne savait pas ce qui est arrivé après le dernier courriel qu’il avait envoyé à son homologue de Santé Canada.

Pendant ces échanges entre les membres de cabinets ministériels, la gestionnaire intérimaire de l’AIPRP avait reçu des appels téléphoniques de la Direction de l’AIPRP à Santé Canada lui demandant une mise à jour sur le dossier de consultation toujours à TPSGC. La gestionnaire intérimaire de l’AIPRP a déclaré qu’elle avait appelé le conseiller en politiques du Cabinet du ministre à TPSGC parce qu’il n’avait pas répondu à son courriel au sujet des législateurs qui n’avaient pas inclus d’article dans la Loi pour les commentaires « inappropriés et inopportuns » et qu’elle lui avait laissé un message vocal. Elle a expliqué qu’ils avaient communiqué par messages téléphoniques (phone tag) et que, quelques jours plus tard, il lui avait laissé un message vocal disant qu’il avait parlé « avec le Cabinet du ministre à Santé Canada, que tout était réglé et qu’elle devait communiquer avec l’analyste au sein de l’unité d’AIPRP à Santé Canada afin de veiller à ce que les recommandations puissent être suivies .» [traduction]

Selon les instructions, la gestionnaire intérimaire de l’AIPRP avait ensuite communiqué avec l’analyste de l’AIPRP responsable du dossier à Santé Canada pour discuter des recommandations de TPSGC concernant les exceptions aux documents pertinents. Elle a affirmé que l’analyste de l’AIPRP à Santé Canada lui avait dit que le BRP était d’accord avec les exceptions recommandées par TPSGC.

La gestionnaire intérimaire de l’AIPRP était ensuite revenue sur sa recommandation initiale et avait écrit à l’analyste de l’AIPRP de TPSGC affecté à cette demande de « changer la réponse pour indiquer les positions où nous avons recommandé le paragraphe 21(1). Prière de me la faire parvenir après pour un examen final. » [traduction]

La gestionnaire intérimaire de l’AIPRP a indiqué qu’elle avait ensuite parlé à son homologue à Santé Canada pour l’informer verbalement des prélèvements aux documents pertinents recommandés par TPSGC.

La gestionnaire intérimaire de l’AIPRP a affirmé qu’elle avait changé sa recommandation initiale (de communiquer toute l’information) pour appliquer l’exception prévue à l’alinéa 21(1)a) de la Loi. Elle a reconnu que cette nouvelle « recommandation » visait à appliquer l’alinéa 21(1)a) de la Loi aux parties des documents qui avaient été mises en évidence par le directeur des Affaires parlementaires. Elle a précisé qu’elle avait modifié ses recommandations en fonction de la position de son homologue à Santé Canada selon laquelle leur BRP, qu’elle a qualifié d’expert en la matière, était d’avis que l’information mise en évidence pourrait constituer une exception. Elle a déclaré qu’elle adhérait à l’opinion de son homologue de Santé Canada selon laquelle ce que le Cabinet du ministre avait mis en évidence constituait une exception en vertu de la Loi, et qu’elle avait laissé passer les recommandations pour cette raison.

Le 27 août 2009, TPSGC a répondu à Santé Canada que « des parties des documents devaient faire l’objet d’exceptions en vertu de l’alinéa 21(1)a) de la Loi (voir portions mises en évidence. » [traduction]

Cette « nouvelle » recommandation de la Direction de l’AIPRP était conforme à la note incluse dans l’Avis de réponse du directeur des Affaires parlementaires le 20 juillet 2009 et aux commentaires formulés dans le courriel du 21 juillet 2009 du conseiller en politiques du ministre selon lesquels les parties mises en évidence du document pertinent étaient « inappropriées, inopportunes et non pertinentes par rapport à la demande ». [traduction]

Comme il a été mentionné, le Cabinet du ministre n’a pas suivi la politique de tolérance zéro de TPSGC lorsqu’il a signé l’Avis de réponse six jours après la date d’échéance de la période allouée pour l’examen et la signature des avis. Il en a résulté un retard dans la communication de l’information au demandeur.

Malgré le fait que l’Avis de réponse ait été signé par les responsables à tous les niveaux d’examen le 20 juillet 2009 (c.-à-d. quatre jours ouvrables après le délai prévu par la politique de tolérance zéro de TPSGC), les éléments de preuve démontrent que la Direction de l’AIPRP n’a répondu à Santé Canada que le 27 août 2009, date à laquelle le différend avec le Cabinet du ministre avait déjà été résolu. À cause de la participation du Cabinet du ministre, la Direction de l’AIPRP a changé sa recommandation initiale, soit de diffuser tous les documents, pour recommander à Santé Canada, conformément à la volonté du Cabinet du ministre, de prélever certaines parties des documents.

4. Demande d’accès à l’information A-2009-00033

Le 27 avril 2009, TPSGC a reçu la demande suivante :

« Une liste de toutes les notes relatives à la période des questions rédigées à l’intention du ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux du Canada entre le 13 et le 27 avril 2009. » [traduction]

Le 6 mai 2009, cette demande a été désignée comme « intéressante ».

L’Avis de communication a été signé le 14 mai 2009 par la Direction de l’AIPRP. Il indiquait que « les recommandations formulées par le Secteur des communications ont été prises en considération » et « il a été déterminé que l’information peut être communiquée en entier ». [traduction]

Le document qui devait être communiqué était une liste de notes pour la période des questions créée par le BRP en réponse à la demande. Dans cette liste, la mention « (French) » était indiquée à côté du titre des fiches qui avaient été rédigées en français.

Conformément à la politique de tolérance zéro du Ministère, les représentants de tous les niveaux d’examen devaient examiner et signer l’Avis de communication au plus tard le 22 mai 2009.

Le 19 mai 2009, la sous-ministre adjointe, DGSMPC, a signé l’Avis de communication, et y a ajouté un commentaire concernant une erreur typographique dans la liste. Le Cabinet du sous-ministre a signé cet avis le 22 mai 2009.

Le 22 mai 2009 également, le directeur des Affaires parlementaires a signé l’Avis de communication au nom du Cabinet du ministre, mais il a biffé la mention « (French) » quatorze fois dans le document pertinent. Il a également indiqué, sous sa signature, qu’il fallait « voir les commentaires ». Remarque : Le Ministère a créé le document pertinent de ce dossier afin de répondre à la demande. Ce document contient une liste des fiches demandées dans lesquelles figurait la mention « (French) » à côté des quatorze fiches rédigées en français.

Le 26 mai 2009, une adjointe administrative du Cabinet du ministre a envoyé un courriel à différentes personnes au sein de la Direction de l’AIPRP, du Cabinet du sous-ministre et du Cabinet du ministre, indiquant que « la demande d’AIPRP a été signée et retournée à la Direction de l’AIPRP ». [traduction] Peu après, le directeur des Affaires parlementaires du Cabinet du ministre avait répondu à ce courriel en indiquant, dans un autre exemple d’un cas où un membre du personnel du ministre avait précisé à la Direction de l’AIPRP comment appliquer la Loi et la portée exacte de la demande, que « l’Avis était signé et qu’il était prêt à envoyer à condition que les changements qu’il avait demandés soient apportés ». [traduction]

Lorsqu’on l’a interrogé au sujet de ce courriel, le directeur des Affaires parlementaires a déclaré qu’il avait « suggéré » [traduction] à la Direction de l’AIPRP d’apporter des changements qu’il croyait nécessaires au document.

Le directeur des Affaires parlementaires a précisé qu’il ne voulait pas que la mention « (French) » figure dans la liste de fiches pour la période des questions parce que « c’était erroné, cela constituait une description inexacte » [traduction] des fiches pour la période des questions. Il a expliqué en outre que toutes les fiches pour la période des questions rédigées à l’intention du ministre avaient été traduites dans les deux langues officielles le jour même et qu’il était inexact de dire au demandeur qu’il n’y en avait qu’une seule rédigée en français. En réponse au directeur des Affaires parlementaires, la gestionnaire intérimaire de l’AIPRP l’avait informé que la Direction de l’AIPRP examinerait les changements qu’il avait demandés. Après avoir reçu le dossier mauve du Cabinet du ministre et avoir pris en considération les commentaires formulés par ce dernier, la gestionnaire intérimaire de l’AIPRP avait répondu par courriel au directeur des Affaires parlementaires comme suit :

« Nous avons reçu le dossier mauve et nous supprimerons la mention « (French) » dans la liste. » [traduction]

La gestionnaire intérimaire de l’AIPRP a affirmé que la Direction de l’AIPRP avait mis en œuvre les changements demandés par le directeur des Affaires parlementaires, car elle ne croyait pas que ces changements limitaient l’accès à l’information. Elle a toutefois ajouté qu’il n’était question d’aucune exception, et que la question soulevée par le Cabinet du ministre concernait plutôt la portée de la demande. Elle a expliqué que la liste des fiches pour la période des questions avait été dressée par le Ministère en réponse à la demande et qu’il avait tout de même fourni l’information demandée, même s’il y avait supprimé 14 mentions « (French) ». Le chef de l’AIPRP a convenu que la modification avait été apportée parce que la mention « (French) »  ne constituait « pas une information essentielle », mais plutôt « une information supplémentaire ». [traduction]

Le 27 mai 2009, l’information demandée a été communiquée et, conformément aux instructions du directeur des Affaires parlementaires, les 14 mentions « (French) » ont été supprimées.

En dépit du fait que l’Avis de communication avait été signé par les représentants de tous les niveaux d’examen – bien que ce ne fut pas fait dans le délai de six jours prévu par la politique de tolérance zéro de TPSGC – la preuve démontre que la Direction de l’AIPRP n’a pas divulgué l’information avant que le problème soulevé par le Cabinet du ministre soit résolu. De nouveau, il en a résulté un retard dans la communication de l’information au demandeur.

5. Demande d’accès à l’information A-2009-00169

Le 26 juin 2009, TPSGC a reçu une demande d’accès à l’information concernant onze fiches pour la période des questions, dont l’une traitait de minorités visibles.

Le 30 juin 2009, la demande a été désignée comme une demande à « profil élevé » et le 24 juillet 2009, TPSGC a eu recours à une prorogation de 90 jours en vertu de l’alinéa 9(1)b) de la Loi dans le but de mener des consultations. La date d’échéance pour répondre à la demande a donc été reportée au 26 octobre 2009.

L’Avis de communication a été signé le 22 septembre 2009 par la Direction de l’AIPRP. Il indiquait que certains renseignements avaient été « prélevés selon la recommandation du ministère de la Justice » et que le ministère de la Défense nationale et Construction de Défense Canada « n’avaient aucune objection à la communication d’information concernant leurs institutions ». [traduction]

Conformément à la politique de tolérance zéro du Ministère, les représentants de tous les niveaux d’examen devaient signer l’Avis de communication au plus tard le 30 septembre 2009.

Le 29 septembre 2009, la sous-ministre adjointe de la DGSMPC a signé l’Avis de communication. Le même jour, le Cabinet du sous-ministre a également signé l’Avis.

Le 8 octobre 2009, dans le cadre d’une autre demande d’accès à l’information, l’adjointe administrative du Cabinet du ministre a envoyé un courriel à la Direction de l’AIPRP concernant une autre demande d’accès à l’information dossier qui avait « été signée et retournée à la Direction de l’AIPRP » [traduction]. Peu de temps après, le directeur des Affaires parlementaires avait envoyé le courriel suivant au directeur intérimaire de l’AIPRP (sous copie conforme à d’autres employés de la Direction de l’AIPRP et à l’adjointe administrative) :

« Veuillez noter que je n’ai pas encore signé la demande A-2009-00169. » [traduction]

Quelques minutes plus tard, il avait envoyé un courriel à la gestionnaire intérimaire de l’AIPRP et à l’adjointe administrative afin de leur expliquer que les documents de cette autre demande d’accès à l’information pouvaient être communiqués, mais qu’il y avait « un problème avec la 169 ». [traduction]

La gestionnaire intérimaire de l’AIPRP avait répondu à ce courriel comme suit :

« Veuillez nous dire quel est le problème et nous réexaminerons les documents. » [traduction]

Le 19 octobre 2009, soit 13 jours après le délai prescrit par la politique de tolérance zéro concernant la signature de l’Avis par les représentants des différents niveaux d’examen, le directeur des Affaires parlementaires a signé l’Avis de communication. Le même jour, une adjointe administrative du Cabinet du ministre avait envoyé un courriel aux personnes figurant sur la même liste de distribution afin de les informer que l’Avis de communication avait été signé par le Cabinet du ministre et retourné à la Direction de l’AIPRP.

Ce courriel comportait une pièce jointe qui demandait à la directrice générale du Secrétariat exécutif de rédiger une lettre au demandeur afin d’expliquer que la fiche concernant les minorités visibles n’avait pas été approuvée ou demandée par le Cabinet du ministre. La conseillère stratégique du sous-ministre a reconnu avoir rédigé la pièce jointe à l’intention de la directrice générale.

Lorsque le dossier mauve avait été retourné à la Direction de l’AIPRP, il comportait une note manuscrite sur l’Avis de communication, elle aussi datée du 19 octobre 2009, sur laquelle on pouvait lire :

« Je suis fermement opposé à la divulgation de la note sur les minorités visibles, car cela n’a jamais été demandé, rien n’a été envoyé afin de signaler ce problème et la note n’a jamais figuré dans l’aide-mémoire de la période des questions du ministre. Une note doit être incluse afin de relayer cette information dans la communication par la Direction de l’AIPRP. À l’avenir, SEULES les notes pour la période des questions qui sont approuvées ou qui figurent dans l’aide-mémoire de la période des questions seront considérées comme des “notes pour la période des questions”. » [souligné dans la version originale] [traduction]

Le directeur des Affaires parlementaires a reconnu qu’il était celui qui avait rédigé cette note sur l’Avis de communication à la Direction de l’AIPRP. Il a déclaré qu’il l’avait fait parce qu’il s’opposait à la communication de la fiche sur les minorités visibles parce qu’elle « ne nous a jamais été soumise pour approbation, elle n’a jamais fait partie de l’aide-mémoire du ministre » ou de « l’aide-mémoire de secours » et par conséquent, il ne s’agit « pas d’une fiche pour la période des questions ». [traduction] Il a ajouté que si la Direction de l’AIPRP voulait garder la fiche sur les minorités visibles dans la réponse à la demande, il aurait fallu fournir une explication au demandeur afin de ne pas donner la fausse impression que la fiche sur les minorités visibles était en réalité une fiche pour la période des questions.

Le directeur des Affaires parlementaires a expliqué que la première partie de sa note manuscrite qui indiquait « une note doit être incluse » [traduction] était une suggestion à l’intention de la Direction de l’AIPRP de fournir une explication au demandeur. Il a indiqué que la deuxième partie de sa note selon laquelle « à l’avenir, seules les notes pour la période des questions qui sont approuvées ou qui figurent dans l’aide-mémoire de la période des questions seront considérées comme étant des "notes pour la période des questions" » [traduction] était censée être un commentaire à l’intention du Ministère sur le processus de rédaction de fiches pour la période des questions, parce que cela le préoccupait.

Selon la gestionnaire intérimaire de l’AIPRP, si une fiche pour la période des questions entre dans la portée d’une demande, elle serait communiquée au demandeur à moins qu’une exception valable s’applique. Elle a expliqué que, quant à elle, la fiche pour la période des questions sur les minorités visibles, qu’il s’agisse d’une ébauche ou de la version définitive, n’était visée par aucune exception.

Le directeur des Affaires parlementaires a déclaré qu’avant de signer l’Avis de communication, il avait discuté de la question des fiches pour la période des questions, et de cette fiche en particulier, avec la sous-ministre adjointe responsable de la DGSMPC parce qu’elle était chargée des affaires parlementaires du ministère. Il a expliqué qu’il s’était adressé à la sous-ministre adjointe dans le but de corriger un processus ministériel qu’il croyait défectueux puisque TPSGC incluait des fiches pour la période des questions qui n’avaient pas été approuvées ou qui ne faisaient pas partie du cahier d’information du ministre. Il avait également discuté avec la sous-ministre adjointe parce qu’il était d’avis que la fiche sur les minorités visibles n’était pas une note pour la période des questions. Quant à elle, la sous-ministre adjointe a expliqué qu’il s’agissait là d’un exemple d’une situation où le Cabinet du ministre avait raison de signaler que certaines des notes pour la période des questions n’avaient pas été vues ou demandées. Elle a expliqué qu’il existait un malaise général à l’égard du besoin, pour le ministère, de s’expliquer afin d’éviter de créer un risque d’embarras pour le ministre.

Du 29 septembre au 19 octobre 2009, la DGSMPC, de concert avec le Cabinet du ministre, a travaillé à régler la question des ébauches des notes pour la période des questions. De nombreux courriels ont été échangés entre la Direction des communications et le bureau de la sous-ministre adjointe de même qu’entre la Direction des communications et les agents de l’AIPRP. La sous-ministre adjointe a également demandé un avis juridique sur la question de la note pour la période des questions sur les minorités visibles, qui est une ébauche, et sur le refus du directeur des Affaires parlementaires de la communiquer.

La conseillère stratégique du sous-ministre a déclaré qu’elle avait remarqué pour la première fois la note manuscrite du directeur des Affaires parlementaires sur l’Avis de communication lorsque le dossier avait été retourné au Cabinet du sous-ministre le 19 octobre 2009. Elle a expliqué qu’elle avait téléphoné au directeur des Affaires parlementaires après avoir lu son courriel et qu’elle lui avait expliqué que tous les documents pertinents (y compris les ébauches) devaient être fournis à la Direction de l’AIPRP, qui détenait le pouvoir décisionnel à cet égard. Elle a ajouté que, pendant cet appel téléphonique, elle avait dit au directeur des Affaires parlementaires qu’il serait peut-être bon de fournir une explication au demandeur concernant le fait que la note pour la période des questions était une ébauche. La conseillère stratégique a déclaré qu’après leur conversation, elle avait discuté de la question des ébauches de documents avec la sous-ministre adjointe, et que c’était à ce moment-là qu’il avait été décidé qu’une explication serait fournie au demandeur.

Du 21 au 26 octobre 2009, la Direction de l’AIPRP et la Direction des communications ont coordonné la rédaction d’une lettre de réponse au demandeur dans laquelle figurerait une explication concernant la préparation des notes pour les périodes de questions à l’intention de TPSGC, et les circonstances entourant la note pour la période de questions sur les minorités visibles.

Le 26 octobre 2009, les documents pertinents ont été communiqués conformément à la recommandation initiale de la Direction de l’AIPRP. La lettre de réponse au demandeur a été modifiée afin d’ajouter quatre paragraphes expliquant le processus de rédaction des notes pour la période des questions au Parlement et précisant que la fiche sur les minorités visibles n’avait pas été demandée ou approuvée.

La gestionnaire intérimaire de l’AIPRP qui a coordonné la réponse a témoigné qu’il était, selon son expérience, inhabituel d’inclure une note explicative à la lettre de réponse du ministère adressée au demandeur. Elle a expliqué qu’elle n’avait jamais vu auparavant de paragraphes explicatifs comme ceux de la lettre de réponse dans ce dossier. Elle a toutefois expliqué que le rôle de la Direction de l’AIPRP était d’aider les demandeurs à comprendre l’information qu’ils reçoivent et que la Loi n’empêche pas le ministère de fournir des renseignements supplémentaires à cet égard.

Le directeur des Affaires parlementaires a affirmé qu’il avait convenu que la note sur les minorités visibles devait être communiquée lorsqu’il a appris qu’elle avait déjà été communiquée antérieurement dans le cadre d’une autre demande d’accès à l’information. Il a expliqué « qu’il reconnaissait que la fiche ou la note sur les minorités visibles devait absolument être communiquée, parce qu’elle avait été identifiée dans un autre dossier ». [traduction]

Dans le cadre de ce dossier, le Cabinet du ministre n’a pas suivi la politique de tolérance zéro de TPSGC lorsqu’il a signé l’Avis de communication treize jours après la date d’échéance de la période allouée pour l’examen. Il en a également résulté un retard dans la réponse au demandeur. Même après que le Cabinet du ministre eut signé l’Avis de réponse, la Direction de l’AIPRP s’était efforcée de résoudre le problème soulevé par le Cabinet du ministre et ce n’était qu’une fois le problème réglé, soit le 26 octobre 2009, que les documents avaient été communiqués au demandeur.

Les éléments de preuve démontrent que par suite des directives données par le Cabinet du ministre, la Direction de l’AIPRP a inclus des paragraphes supplémentaires dans la lettre d’accompagnement envoyée au demandeur concernant le fait que la note sur les minorités visibles n’avait pas été approuvée.