Droits pour les documents électroniques conformément à
Commissaire à l’information du Canada c. Procureur général du Canada,
2015 CF 405

Note d’information

La présente note explique l’interprétation du Commissariat à l’information (Commissariat) de la décision de la Cour fédérale dans l’affaire Commissaire à l’information du Canada c. Procureur général du Canada, 2015 CF 405 (renvoi concernant les droits exigés).

Contexte

Le 27 février 2013, la commissaire à l’information a présenté une question de référence à la Cour fédérale conformément au paragraphe 18.3(1) de la Loi sur les Cours fédérales. La référence a été présentée comme suit :

Les documents électroniques sont-ils des documents qui ne sont pas informatisés en vue de l’application des droits de recherche et de préparation qu’autorisent le paragraphe 11(2) de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) et le paragraphe 7(2) du Règlement sur l’accès à l’information (le Règlement)?

Le Règlement prévoit que les institutions peuvent exiger des droits de recherche et de préparation uniquement si le document demandé « n’est pas informatisé ». Dans cette affaire, il s’agissait de savoir si les documents électroniques comme les courriels ou les documents Word sont considérés comme des documents qui « ne sont pas informatisés ».

Dans le cadre du renvoi, la position de la commissaire était que la réponse à la question de référence était « non ». À son avis, les « documents qui ne sont pas informatisés » désignent les documents qui ne sont pas stockés dans un ordinateur ou produits sous forme électronique. En d’autres mots, les documents sous forme électronique sont effectivement informatisés et, par conséquent, ne sont pas visés par l’application des droits de recherche et de préparation.

La position des autres parties au sujet des procédures était que la réponse était « oui ». Le procureur général a fait valoir qu’il faudrait effectuer une analyse contextuelle qui tiendrait compte du fait que la plupart des documents sont maintenant sous forme électronique et que les documents Word et les courriels sont des documents « qu’il est possible de produire sans devoir programmer un ordinateur pour les créer », et, par conséquent, sont visés par l’application des droits de recherche et de préparation. Les intervenants dans cette procédure ont aussi souligné que les droits peuvent servir de mesure dissuasive pour les demandeurs et peuvent aider à alléger la situation financière des institutions, dont certaines sont soumises à des contraintes budgétaires ou autres et n’ont pas les moyens nécessaires pour répondre aux demandes d’accès.

Le 31 mars 2015, la Cour fédérale a rendu sa décision et a accepté l’interprétation de la commissaire. Elle a reconnu que le sens courant des termes « documents non informatisés » signifiait que les courriels, les documents Word et les autres documents produits sous forme électronique sont des documents informatisés, et, par conséquent, ne sont pas visés par l’application des droits de recherche et de préparation en vertu du Règlement.

Impact de la décision

Il ressort de la décision de la Cour fédérale que les institutions ne peuvent pas exiger des droits pour la recherche et la préparation de documents électroniques. Des droits de recherche et de préparation ne peuvent être exigés que pour des documents qui ne sont pas stockés dans un ordinateur ou produits sous forme électronique.

Exemples de documents électroniques :

  • courriels;
  • Documents Word;
  • Documents Excel;
  • Documents PDF;
  • Tout autre document stocké sur le disque dur interne d’un ordinateur, un disque dur externe, un DVD ou CD, une disquette, une carte à perforer ou en format lisible à la machine;
  • Tout autre document sous forme électronique.

Les droits exigés pour la recherche et la préparation de documents électroniques ne sont pas permis en vertu de la Loi, entraînant le dépôt d’une plainte fondée.

Dans le cadre des enquêtes sur les plaintes portant sur les droits de recherche et de préparation menées par le Commissariat, les institutions doivent faire la preuve que les documents n’étaient pas informatisés au moment où la demande a été présentée.

Aux fins de notre enquête, le Commissariat aura besoin de la documentation concernant le format et le volume des documents, ainsi que l’endroit où ils sont stockés.

Le Commissariat est d’avis que les institutions ne peuvent charger des droits pour la recherche ou la préparation de documents à l’aide d’un logiciel de rédaction. Des droits peuvent toutefois être imposés pour la préparation manuelle des documents.

Paragraphe 7(3) du Règlement

Le paragraphe 7(3) du Règlement ne peut être utilisé que pour exiger des droits pour des coûts particuliers liés à la production et à la programmation d’un document à partir d’un document informatisé.

Le paragraphe 7(3) ne peut être utilisé pour justifier l’exigence de droits qui sont, tout compte fait, des droits de recherche et de préparation de documents électroniques. Des droits ne peuvent être exigés pour dissuader les demandeurs ou à des fins de recouvrement de coûts. Un tel recours au paragraphe 7(3) – ou à tout autre article – est interdit en vertu de la Loi et entraînera le dépôt d’une plainte fondée.

Dans le cadre des enquêtes sur les plaintes en rapport avec le paragraphe 7(3) menées par le Commissariat, les institutions doivent être capables de faire la preuve que la programmation était requise pour produire les documents. 

Rappel : les droits peuvent être supprimés ou remboursés

Le paragraphe 11(6) de la Loi prévoit que les droits peuvent être supprimés ou remboursés par le responsable d’une institution (ou la personne à laquelle le pouvoir est délégué). Cette disposition confère au responsable d’une institution (ou à la personne à laquelle le pouvoir est dûment délégué) un large pouvoir discrétionnaire en matière de suppression ou de remboursement des droits en toute circonstance jugée appropriée.