Rapport annuel 2015-2016 sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels préserve la vie privée des individus en protégeant leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales. Elle accorde également aux individus un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent. Le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) est soumis à la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis 2007. Le Commissariat utilise toutes les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels et fournir un accès rapide aux renseignements personnels qu’elle détient lorsqu’elle en reçoit la demande.

Ce rapport, préparé et déposé conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, décrit les activités du Commissariat liées à la protection de la vie privée pour l’exercice 2015-2016.

Le Commissariat a reçu huit nouvelles demandes de renseignements personnels en 2015-2016 et traité deux demandes reportées de l’exercice précédent. Neuf des dix demandes ont été traitées dans l’année. L’organisation a également réalisé un remarquable temps moyen de traitement de ces dossiers de 17,3 jours.

À propos du Commissariat

Le Commissariat est un organisme indépendant créé en 1983 en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Sa principale responsabilité consiste à réaliser des enquêtes efficaces, justes et confidentielles lorsque des plaintes sont formulées quant au traitement des demandes d’accès à l’information par des institutions fédérales. Le Commissariat privilégie le recours à la médiation et à la persuasion afin de régler les plaintes. Il porte des affaires devant la Cour fédérale pour veiller à ce que la Loi sur l’accès à l’information soit correctement appliquée et interprétée.

Le Commissariat soutient également la commissaire à l’information dans son rôle consultatif auprès du Parlement et des comités parlementaires sur toutes les questions se rapportant à l’accès à l’information. Il fait la promotion active d’un plus grand accès à l’information au Canada au moyen d’initiatives ciblées, comme la Semaine du droit à l’information, et par un dialogue constant avec les Canadiens, le Parlement et les institutions fédérales.

Structure organisationnelle

Structure organisationnelle

 
Version texte

Cet organigramme présente le titre de deux hauts fonctionnaires du Commissariat à l'information qui relèvent de la commissaire à l'information : commissaire adjoint, Règlement des plaintes et respect de la Loi; et avocat général et directeur, Services juridiques. De plus, l’organigramme démontre que les Services organisationnels tombent sous la responsabilité du commissaire adjoint et les Affaires publiques sous la responsabilité de l’avocat général.

La Direction du règlement des plaintes et du respect de la Loi a recours à la médiation et mène des enquêtes dans le cadre des plaintes relatives au traitement des demandes d’accès à l’information, ainsi que toutes les questions liées au fait de demander ou d’obtenir l’accès à des documents en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, et formule des recommandations officielles à l’intention des institutions et de leurs responsables, s’il y a lieu.

Les Services juridiques représentent la commissaire devant les tribunaux lorsqu’elle tente de clarifier des questions relatives au droit d’accès et de faire respecter le droit à l’information. Des avocats offrent des conseils juridiques relativement aux enquêtes et aux questions administratives et législatives, et fournissent des outils de référence et de la formation adaptés en fonction de l’évolution de la jurisprudence. Les Services juridiques assurent également le suivi de l’évolution législative pour établir son incidence éventuelle sur le travail de la commissaire et sur l’accès à l’information en général.

Les Affaires publiques dirigent les communications et les relations externes avec un large éventail d’intervenants, notamment le Parlement, les gouvernements et les médias. Elles offrent également leur contribution au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour l’amélioration de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information. Elles assurent aussi la gestion de la fonction d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels au Commissariat.

Les Services organisationnels assurent un leadership stratégique et institutionnel en matière de planification et de rapports, de ressources humaines, de gestion financière, de services de sécurité et administratifs, de vérification interne et d’évaluation ainsi que de technologie et de gestion de l’information.

Activités relatives à la protection de la vie privée au Commissariat

Secrétariat

Le Commissariat dispose d’une petite équipe de spécialistes qui mènent à bien les activités relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) de l’organisation. En 2015-2016, le Secrétariat de l’AIPRP comprenait le directeur par intérim (à temps plein) et l’agent subalterne de l’AIPRP (à temps partiel), tous deux appuyés par un consultant (à temps partiel).

Le personnel du Secrétariat traite les demandes, offre de la formation aux nouveaux employés sur les questions de vie privée, et élabore et met en œuvre des politiques et des procédures.

En octobre 2015, le Commissariat a approuvé un protocole régissant ses activités de cueillette, d’utilisation ou de divulgation de renseignements personnels à des fins non administratives. Le protocole garantit que tous les renseignements personnels sont protégés et gérés d’une manière compatible avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les politiques pertinentes.

En 2015-2016, le Secrétariat a organisé deux séances de formation pour les employés portant sur leurs responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels auxquelles ont participé 23 employés au total.

En mars 2016, le Secrétariat a instauré les Accès-cible, une série de conseils et rappels réguliers affichés sur l’intranet du Commissariat pour rappeler aux employés leurs responsabilités en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

Le personnel de l’AIPRP suit la progression des demandes et produit des rapports sur les demandes en cours à l’aide du système électronique de gestion des dossiers, rapports qui sont examinés par l’équipe de direction.

Le directeur par intérim et d’autres représentants du Commissariat détiennent la pleine délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’annexe A contient une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs. Le Commissariat s’attend à doter le poste de directeur sur une base permanente en 2016-2017.

Atteintes à la vie privée

Il n’y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée en 2015-2016.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

En septembre 2015, les divers locataires fédéraux du 30, rue Victoria à Gatineau (où se trouve le Commissariat), dirigés par le Commissariat à la protection de la vie privée, ont effectué une Évaluation pluri-institutionnelle des facteurs relatifs à la vie privée portant sur leur système conjoint de sécurité par surveillance, contrôle de l’accès et gestion de l’identité. Le système informatique utilisé intègre plusieurs technologies, notamment des alarmes de panique, des détecteurs d’intrusion, des caméras de surveillance, des contrôles d’accès et des cartes d’identité et d’accès intelligentes.

L’évaluation révèle que les responsables de la sécurité peuvent utiliser ou divulguer les renseignements personnels recueillis pour les aider à surveiller les activités et à délivrer des cartes d’accès temporaire. Dans le cas d’incidents liés à la sécurité dans le bâtiment, les responsables de la sécurité peuvent partager des renseignements personnels avec des organismes d’application de la loi et des travailleurs des services d’urgence. Des panneaux d’avertissement informent tous les membres du personnel et les visiteurs que des caméras de surveillance enregistrent les activités.

Statistiques et tendances pour l'exercice 2015-2016

L’annexe B contient le rapport statistique du Commissariat sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice 2015-2016. La section suivante présente certains faits saillants de ce rapport, ainsi que les tendances liées à la charge de travail, aux délais de traitement et à la communication pour les années pendant lesquelles le Commissariat a été assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Charge de travail

Le Commissariat a reçu huit nouvelles demandes en 2015-2016 et traité deux demandes reportées de l’exercice précédent. Il est typique pour le Commissariat de recevoir moins de 10 demandes au cours d’une année. Le Commissariat n’a reçu qu’une seule fois un nombre plus élevé de demandes (22 en 2014-2015).

Pour répondre à ces demandes, le Commissariat a traité 5 912 pages, le deuxième plus grand volume de pages traitées depuis que le Commissariat a commencé à consigner cette donnée en 2011-2012. La majorité des pages traitées en 2015-2016 concernait une seule demande (4 369 pages).

Le Commissariat a également répondu à une demande de consultation d’une autre institution.

Délai de traitement

Le Commissariat a complété 9 des 10 demandes soumises pendant la période du rapport. Elles ont toutes été réglées en moins de 30 jours (de sorte qu’aucune prorogation n’a été requise), et le délai moyen de traitement était de 17,3 jours. À l’exception de 2012-2013, le Commissariat a atteint une moyenne de délai de réponse inférieure à 20 jours chaque année.

Aucune demande traitée par le Commissariat en 2015-2016 n’a subi de retard. En fait, au cours des neuf années pendant lesquelles le Commissariat a été assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels, il n’a jamais réglé une demande en retard (« présomption de refus »).

Divulgation

Le Commissariat a communiqué tous les documents traités pour deux demandes en 2015-2016. L’information a été partiellement communiquée pour les sept autres. Dans l’ensemble, le Commissariat a communiqué 5 751 pages, soit 97 % du nombre de pages traitées.

En 2015-2016, le Commissariat a fait usage d’exceptions neuf fois pour retenir de l’information. L’article le plus invoqué était l’article 26 (renseignements personnels d’une personne autre que le demandeur ; cinq cas), suivi par l’alinéa 22(1)(b) (application de la loi et enquêtes ; trois cas) et l’article 27 (secret professionnel des avocats ; un cas). Ces exceptions ont toujours été les plus utilisées par le Commissariat pour soustraire l’information à la communication.

Le Commissariat n’a appliqué aucune exclusion aux documents en 2015-2016.

Le Commissariat n’a fait aucune communication de renseignements personnels dans l’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)(m).

Plaintes

Le Commissariat à la protection de la vie privée a reçu trois plaintes à propos du traitement par le Commissariat de questions relatives à la vie privée en 2015-2016. L’une de ces plaintes concerne des documents manquants et les deux autres, des exceptions que le Commissariat a appliquées pour soustraire de l’information à la communication. Les enquêtes suivent leur cours.

Une plainte de 2014-2015 sur la communication de renseignements personnels a été fermée en 2015-2016 et considérée comme étant non fondée. Des enquêtes sur trois plaintes des trois années précédentes sont en cours.

Annexe A : Ordonnance de délégation, Loi sur la protection des renseignements personnels

 

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’informationet de la <em>Loi sur la protection des renseignements personnels/ Delegation orders for the purpose of the <em>Access to Information Act and the <em>Privacy Act

 
Version texte

Delegation orders for the purpose of the Access to Information Act and the Privacy Act

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’informationet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

The Information Commissioner of Canada, pursuant to Section 73 of the Access to Information Act and of the Privacy Act, hereby designates the persons holding the positions set out in the schedule hereto, or the persons occupying on an acting basis those positions, to exercise the powers and functions of the Information Commissioner of Canada as the head of a government institution that is, the Office of the Information Commissioner of Canada. This Delegation Order supersedes all previous Delegation Orders pursuant to section 73.

This delegation order is effective on September 8, 2015

Dated, at the City of Gatineau, this 8 day of September 2015

Original signed by

En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Commissaire à l’information du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est investie en qualité de responsable d’une institution fédérale, c’est-à-dire le Commissariat à l’information du Canada.  Le présent arrêté de délégation annule et remplace tout arrêté antérieur fait en vertu de l’article 73.

Cet arrêté de délégation prend effet le 8 septembre 2015.

Daté, à la ville d’Gatineau, ce 8 jour de septembre 2015

Original signé par

______________________________________________

Suzanne Legault
Information Commissioner of Canada
Commissaire à l’information du Canada

 

Schedule/ Annexe

 
Version texte

Schedule / Annexe

Position / Poste

 

General Counsel (Director of Legal Services)/
Avocate générale (Directrice des services juridiques)

Director, ATIP Secretariat/
Directeur, Secrétariat de l’AIPRP

ATIP Officer/
Agent de l’AIPRP

Privacy Act and Regulations/
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlement.

 

Full Authority/
Autorité Absolue

Full Authority/
Autorité Absolue

Sections of the Act / articles de la Loi : 15, 17(2)(b)

Sections of the Regulations / articles du Règlement : 9, 11(2), 11(4), 13(1), 14

Access to Information Act and Regulations/
Loi sur l’accès à l’information et règlement.

Full Authority/
Autorité Absolue

Full Authority/
Autorité Absolue

Full Authority/
Autorité Absolue

Sections of the Act / articles de la Loi : 4(2.1), 8(1), 9, 11(2), 11(3), 11(4), 11(5), 11(6), 12(2), 12(3), 27(1), 27(4), 29(1).

Sections of the Regulations / articles du Règlement : 6(1), 7(2), 7(3), 8, 8.1

 

Annexe B : Rapport statistique de 2015-2016

Gouvernement du Canada

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commissariat à l'information du Canada

Période d'établissement de rapport : 2015-04-01 to 2016-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 8
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 2
Total 10
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 9
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 1

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1  Disposition et délai de traitement

Disposition des
demandes
Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 2 0 0 0 0 0 0 2
Communication partielle 1 6 0 0 0 0 0 7
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 3 6 0 0 0 0 0 9
 

2.2  Exceptions

Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1) a)(i) 0 23 a) 0
19(1) a) 0 22(1) a)(ii) 0 23 b) 0
19(1) b) 0 22(1) a)(iii) 0 24 a) 0
19(1) c) 0 22(1) b) 3 24 b) 0
19(1) d) 0 22(1) c) 0 25 0
19(1) e) 0 22(2) 0 26 5
19(1) f) 0 22.1 0 27 1
20 0 22.2 0 28 0
21 0 22.3 0    

2.3  Exclusions

Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1) a) 0 70(1) 0 70(1) d) 0
69(1) b) 0 70(1) a) 0 70(1) e) 0
69.1 0 70(1) b) 0 70(1) f) 0
  70(1) c) 0 70.1 0

2.4  Support des documents communiqués

Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 2 0 0
Communication partielle 0 7 0
Total 2 7 0

2.5 Complexité

2.5.1  Pages pertinentes traitées et communiquées

Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 2 2 2
Communication partielle 5910 5749 7
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 5912 5751 9
 

2.5.2  Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

Disposition Moins de 100
pages traitées
101 à 500
pages traitées
501 à 1000
pages traitées
1001 à 5000
pages traitées
Plus de 5000
pages traitées
Nombre de
demandes
Pages communiquées Nombre de
demandes
Pages communiquées Nombre de
demandes
Pages communiquées Nombre de
demandes
Pages communiquées Nombre de
demandes
Pages communiquées
Communication totale 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 2 101 3 553 1 726 1 4369 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 103 3 553 1 726 1 4369 0 0

2.5.3  Autres complexités

Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 1 1
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 1 1

2.6  Présomptions de refus

2.6.1  Motifs du non respect du délai statutaire

Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
 

2.6.2  Nombre de jours de retard

Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.7  Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

PARTIE 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

PARTIE 5 – Prorogations

5.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
 

5.2  Durée des prorogations

Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 1 9 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 1 9 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 1 9 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0

6.2  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 1 0 0 0 0 0 0 1
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 0 0 0 1
 

6.3  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1  Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2  Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
 

PARTIE 8 – Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
3 1 0 0 4

PART 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d’ÉFVP terminées 1

PARTIE 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1  Coûts

Dépenses Montant
Salaires 33 135 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 23 612 $
  • Contrats de services professionnels
23 333 $  
  • Autres
279 $
Total 56 747 $

10.2  Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0,25
Employés à temps partiel et occasionnels 0,22
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 0,17
Étudiants 0,00
Total 0,64
 

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales