Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2014-2015

1 Introduction

Le présent rapport au Parlement, qui a été préparé et déposé conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, décrit les activités du Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) dans le cadre de l’administration de la Loi en 2014-2015.

L’objet de la Loi est de préserver la vie privée des individus en protégeant leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales. Elle accorde également aux individus un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent.

Le Commissariat a été créé en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, en 1983, à titre d’organisme de surveillance indépendant se rapportant au Parlement. Le Commissariat enquête de manière efficace, équitable et confidentielle sur les plaintes déposées contre les institutions fédérales concernant leur façon de traiter les demandes d’accès à l’information, afin de maximiser la conformité à la Loi tout en favorisant la divulgation de l’information du secteur public.

Le Commissariat est devenu assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2007. Depuis, il ne ménage aucun effort pour offrir des services exemplaires aux demandeurs. Voici quelques faits saillants de ses activités pour l’exercice 2014-2015 :

  • il a répondu à 21 demandes officielles, plus du double du nombre de demandes en 2013-2014, dans un délai moyen de 19 jours,
  • il a passé en revue 5 421 pages, comparativement à 3 790 pages en 2013-2014, une augmentation de 43 %.

2 Organisation

La commissaire à l’information est épaulée par les employés œuvrant au sein des trois directions suivantes :

  • La Direction du règlement des plaintes et du respect de la Loi, sous la direction de la commissaire adjointe à l’information, Règlement des plaintes et respect de la Loi, mène des enquêtes et déploie des activités de règlement des différends en vue de résoudre les plaintes. Elle procède également à des enquêtes systémiques.
  • La Direction des services juridiques, sous la direction de l’avocate générale, représente la commissaire dans les affaires judiciaires et offre des conseils juridiques sur les enquêtes ainsi que sur les questions législatives et administratives.
  • Les Services organisationnels, menés par la directrice générale, Services organisationnels, assurent un leadership stratégique et institutionnel dans divers secteurs, notamment en communications, en ressources humaines, ainsi qu’en technologie et en gestion de l’information. Cette direction gère aussi la fonction d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) traite les demandes déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui concernent les documents relevant du Commissariat. Son personnel comptait trois membres en 2014-2015 :

  • Le directeur du Secrétariat de l’AIPRP surveille le traitement des demandes, le développement des politiques et la formation. À titre de coordonnateur de l’AIPRP, il détient la totalité des pouvoirs délégués en vertu de la Loi. Le directeur relève de la directrice générale, Services organisationnels.
  • L’agent principal de l’AIPRP est responsable du traitement des demandes et détient certains pouvoirs délégués, comme la prorogation des délais et la traduction ou l’interprétation des renseignements personnels. Il relève du directeur du Secrétariat de l’AIPRP.
  • L’agent subalterne de l’AIPRP traite les demandes et exécute des tâches administratives au sein du Secrétariat de l’AIPRP. Il relève du directeur du Secrétariat de l’AIPRP.

3 Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la commissaire à l’information est la responsable désignée de l’institution, pour les besoins de l’administration de la législation.

L’ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de l’article 73 de la Loi, signée le 16 juillet 2011 (voir l’Annexe A), était en vigueur au cours de la période couverte par le présent rapport.

4 Interprétation du rapport statistique

Le rapport statistique (Annexe B) expose en détail tous les aspects du traitement des demandes de renseignements personnels complétées par le Secrétariat de l’AIPRP entre le 1er avril 2014 et le 31 mars 2015. Ci-dessous se trouvent certains points d’importance tirés de ce rapport.

4.1 Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Commissariat a reçu 22 nouvelles demandes en 2014-2015, comparativement à 9 en 2013-2014.

4.2 Disposition à l’égard des demandes traitées

Le Commissariat a traité 21 demandes au cours de la période couverte par le présent rapport. Une autre demande a été reportée au prochain exercice financier. Pour cinq demandes, le Commissariat a divulgué l’information demandée en totalité. Pour douze demandes, le Commissariat a divulgué l’information demandée en partie. Pour trois demandes, aucun document n’existait, et une demande a été abandonnée.

Le nombre de pages traitées s’est élevé au total à 5 421, comparativement à 3 790 lors de l’exercice précédent, ce qui correspond à une augmentation de 43 %. Pour la moitié des demandes traitées, le Commissariat a eu à examiner moins de 100 pages.

4.3 Délais de traitement

Le Commissariat a traité toutes les demandes selon les délais prévus par la Loi, dans un délai moyen de 19 jours, et n’a demandé aucune prorogation de délai. (Une demande a été traitée dans les 30 jours, mais parce que l’échéance coïncidait avec une fin de semaine ou un jour férié, elle a été déplacée au jour ouvrable suivant. Par conséquent, elle apparaît comme ayant été traitée dans un délai de 31 à 60 jours dans la section 2.1 de l’Annexe B.)

4.4 Exceptions

Pour huit demandes, le Commissariat a invoqué le paragraphe 22(1)(b) (enquêtes) afin de protéger les renseignements obtenus dans le cadre des enquêtes. Pour six demandes, le Commissariat a aussi invoqué le paragraphe 26 (renseignements qui portent sur un autre individu).

4.5 Coûts

Catégorie Montant
Salaires 42 134 $
Biens et services 35 725 $
Total 77 859 $
Années-personnes 0,87

Les coûts engagés au cours de la période couverte par le présent rapport sont calculés sur la base des salaires des membres du Secrétariat de l’AIPRP et des dépenses associées à l’administration de la Loi.

5 Éducation et formation

Le Secrétariat de l’AIPRP a dispensé de la formation individuelle sur ses procédures aux employés du Commissariat, au besoin. Le personnel du Secrétariat a aussi fourni un encadrement continu aux bureaux de première responsabilité (experts en la matière) relativement à la recherche et à la récupération de documents pertinents.

6 Modifications apportées à l’organisation, aux programmes, aux opérations ou aux politiques

Au cours de la période couverte par le présent rapport, le directeur du Secrétariat de l’AIPRP a endossé un nouveau rôle au sein du Commissariat. L’agent principal de l’AIPRP comble cette vacance de façon intérimaire, et un concours a lieu en ce moment afin de combler le poste de façon permanente.

7 Plaintes

Trois plaintes ont été déposées auprès du Commissariat à la vie privée du Canada en 2014-2015 en ce qui concerne l’application par le Commissariat des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels relatives à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels. Les enquêtes sur ces plaintes sont en cours.

Une plainte reportée de l’exercice 2013-2014 a été complétée au cours de la période couverte par le présent rapport. Après avoir répondu à l’auteur d’une demande, le Commissariat a recensé des documents qui auraient dû être inclus dans les documents communiqués. Bien que les documents aient été subséquemment traités et expédiés à l’auteur de la demande avant que la plainte ne soit déposée, cette dernière a été jugée comme étant fondée-résolue puisque le Commissariat n’avait pas, à l’origine, localisé tous les documents pertinents.

8 Surveillance des délais

Le Secrétariat de l’AIPRP surveille le temps que prend le traitement des demandes et produit un rapport de toutes les demandes actives par l’entremise du système électronique de gestion des cas, y compris leur statut et leur échéance sans faire référence à l’identité des demandeurs. Ce rapport est distribué aux membres de la haute direction du Commissariat une fois par semaine.

9 Violations de la vie privée

Il n’y a eu aucune violation de la vie privée au cours de la période couverte par le présent rapport.

10 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Pendant la période couverte par le présent rapport, aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été réalisée. Une telle évaluation est requise quand une organisation recueille de nouveaux renseignements personnels ou qu’elle modifie l’objectif pour lequel elle recueille des renseignements personnels.

11 Divulgations d’intérêt public

Au cours de la période couverte par le présent rapport, le Commissariat n’a procédé à aucune divulgation d’information en vertu de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces divulgations d’intérêt public sont faites quand la commissaire décide que la communication de l’information justifie nettement une éventuelle violation de la vie privée de la personne concernée par les documents ou que cette personne en tirerait un avantage certain.

Annexe A : Ordonnances de délégation de pouvoirs, 16 juillet 2011

 
Version texte

Delegation orders for the purpose of the Access to Information Act and the Privacy Act

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’informationet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

The Information Commissioner of Canada, pursuant to Section 73 of the Access to Information Act and of the Privacy Act, hereby designates the persons holding the positions set out in the schedule hereto, or the persons occupying on an acting basis those positions, to exercise the powers and functions of the Information Commissioner of Canada as the head of a government institution that is, the Office of the Information Commissioner of Canada.  This Delegation Order supersedes all previous Delegation Orders pursuant to section 73.

This delegation order is effective on July 18, 2011

Dated, at the City of Ottawa,this 16 day of July 2011

En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Commissaire à l’information du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci- après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est investie en qualité de responsable d’une institution fédérale, c’est-à-dire le Commissariat à l’information du Canada.  Le présent arrêté de délégation annule et remplace tout arrêté antérieur fait en vertu de l’article 73.

Cet arrêté de délégation prend effet le 18 juillet 2011.

Daté,  à la ville d’Ottawa, ce 16 jour de juillet 2011

Original signed by

______________________________________________

Suzanne Legault
Information Commissioner of Canada
Commissaire à l’information du Canada

 
 
Version texte

Schedule / Annexe

Position/ Poste

 

Director General (Corporate Services) /
Directeur général (Services organisationnels)

Director, ATIP Secretariat/
Directeur, Secrétariat de l’AIPRP

ATIP Officer/
Agent de l’AIPRP

Privacy Act and Regulations/
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlement.

Full Authority/
Autorité Absolue

Full Authority/
Autorité Absolue

Sections of the Act / articles de la Loi: 15, 17(2)(b)

Sections of the Regulations / articles du Règlement: 9, 11(2), 11(4), 13(1), 14

Access to Information Act and Regulations/
Loi sur l’accès à l’information et règlement.

Full Authority/
Autorité Absolue

Full Authority/
Autorité Absolue

Sections of the Act / articles de la Loi: 4(2.1), 8(1), 9, 11(2), 11(3), 11(4), 11(5), 11(6), 12(2), 12(3), 27(1), 27(4), 29(1).

Sections of the Regulations / articles du Règlement: 6(1), 7(2), 7(3), 8, 8.1

 

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

 

Government of Canada

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commissariat à l'information

Période d'établissement de rapport : 2014-04-01 au 2015-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 22
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0
Total 22
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 21
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 1

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1  Disposition et délai de traitement

Disposition des
demandes
Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 4 1 0 0 0 0 0 5
Communication partielle 3 8 1 0 0 0 0 12
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 3 0 0 0 0 0 3
Demande abandonnée 1 0 0 0 0 0 0 1
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 8 12 1 0 0 0 0 21

2.2  Exceptions

Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1) a)(i) 0 23 a) 0
19(1) a) 0 22(1) a)(ii) 0 23 b) 0
19(1) b) 0 22(1) a)(iii) 0 24 a) 0
19(1) c) 0 22(1) b) 8 24 b) 0
19(1) d) 0 22(1) c) 0 25 0
19(1) e) 0 22(2) 0 26 6
19(1) f) 0 22.1 0 27 0
20 0 22.2 0 28 0
21 0 22.3 0    

2.3  Exclusions

Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1) a) 0 70(1) 0 70(1)d) 0
69(1) b) 0 70(1)a) 0 70(1)e) 0
69.1 0 70(1)b) 0 70(1)f) 0
  70(1)c) 0 70.1 0

2.4  Support des documents communiqués

Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 1 4 0
Communication partielle 0 12 0
Total 1 16 0

2.5  Complexité

2.5.1  Pages pertinentes traitées et communiquées

Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 234 212 5
Communication partielle 5 187 4 945 12
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 1
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 5 421 5 157 18

2.5.2  Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

Disposition Moins de 100
pages traitées
101 à 500
pages traitées
501 à 1000
pages traitées
1001 à 5000
pages traitées
Plus de 5000
pages traitées
Nombre de
demandes
Pages communiquées Nombre de
demandes
Pages communiquées Nombre de
demandes
Pages communiquées Nombre de
demandes
Pages communiquées Nombre de
demandes
Pages communiquées
Communication totale 4 36 1 176 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 4 190 6 1 473 1 879 1 2 403 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 9 226 7 1 649 1 879 1 2 403 0 0

2.5.3  Autres complexités

Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0

2.6  Présomptions de refus

2.6.1  Motifs du non respect du délai statutaire

Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0

2.6.2  Nombre de jours de retard

Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.7  Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

PARTIE 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 1
Demandes de correction acceptées 0
Total 1

PARTIE 5 – Prorogations

5.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

5.2  Durée des prorogations

Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations Autres institutions du gouvernement Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 1 0 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 1 0 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 1 0 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0

6.2  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 1 0 0 0 0 0 0 1
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 0 0 0 1

6.3  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 8 – Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
3 4 1 0 8

PART 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d’ÉFVP terminées 0

PARTIE 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

Dépenses Montant
Salaires 42 134 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 35 725 $
  • Contrats de services professionnels
35 100 $  
  • Autres
625 $
Total 77 859 $

10.2 Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0.25
Employés à temps partiel et occasionnels 0.27
Employés régionaux 0.00
Experts-conseils et personnel d’agence 0.35
Étudiants 0.00
Total 0.87
 

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales