Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels du 1er avril 2012 au 31 mars 2013

1. Introduction

Le présent rapport au Parlement, qui a été préparé et déposé conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnelsNote de bas de page 1, décrit les activités du Commissariat à l'information du Canada (le Commissariat) dans le cadre de l'administration de la Loi en 2012-2013.

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objectif de préserver la vie privée des individus en protégeant leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales. Elle accorde également aux individus un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent.

Le Commissariat a été créé en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, en 1983, à titre d’organisme de surveillance indépendant se rapportant au Parlement. Le Commissariat enquête de manière efficace, équitable et confidentielle sur les plaintes déposées contre les institutions fédérales concernant leur façon de traiter les demandes d'accès à l'information. Notre travail a pour but de maximiser la conformité à la Loi, tout en favorisant la divulgation de l'information du secteur public.

Depuis que le Commissariat a été assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels, en 2007, nous ne ménageons aucun effort pour offrir des services exemplaires aux demandeurs. Voici quelques faits saillants de nos activités pour l'exercice 2012-2013 :

  • Nous avons traité les demandes officielles dans un délai moyen de 30,9 jours.
  • Au total, nous avons passé en revue 7 633 pages dans le cadre de sept demandes différentes.
  • Dorénavant et au besoin, afin d'optimiser la divulgation de l'information, nous fournissons non officiellement aux personnes demandant des renseignements au sujet des enquêtes menées dans le cadre de leurs propres plaintes une copie de tous les documents qu'elles nous ont transmis dans l'enquête (visée par toute exception applicable en vertu de la Loi sur l'accès à l'information) et que nous devrions autrement retenir de manière officielle.

2. Organisation

La commissaire à l'information, Suzanne Legault, est secondée par la commissaire adjointe à l'information, Règlement des plaintes et respect de la Loi ainsi que par la directrice générale, Services organisationnels et l'avocate générale, Services juridiques.

Le Commissariat comprend les trois directions suivantes :

  • La Direction du règlement des plaintes et du respect de la Loi mène des enquêtes et des activités de règlement des différends en vue de résoudre les plaintes. Elle conduit des analyses de rendement des institutions et des enquêtes systémiques.
  • La Direction des services juridiques représente la commissaire dans les affaires judiciaires et offre des conseils juridiques sur les enquêtes ainsi que sur les questions législatives et administratives.
  • Les Services organisationnels assurent un leadership stratégique et institutionnel dans divers secteurs, notamment en communications, en ressources humaines, ainsi qu'en technologie et en gestion de l'information. Cette direction gère aussi les programmes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) traite les demandes d’accès déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui concernent les documents relevant du Commissariat. Son personnel comptait deux membres en 2012-2013 :

  • Le directeur du Secrétariat de l’AIPRP est responsable de la gestion du Secrétariat, y compris la surveillance de l'administration des demandes, du développement des politiques et de la formation. À titre de coordonnateur de l’AIPRP, il détient aussi la totalité des pouvoirs délégués en vertu de la Loi. Le directeur relève directement de la directrice générale, Services organisationnels.
  • L'agent de l'AIPRP est responsable du traitement des demandes et détient certains pouvoirs délégués, comme la prolongation des délais et la traduction ou l'interprétation des renseignements personnels. Il relève du directeur du Secrétariat de l'AIPRP.

3. Ordonnances de délégation de pouvoirs

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la commissaire à l'information est la responsable désignée de l'institution, pour les besoins de l'administration de la législation.

L'ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de l'article 73 de la Loi, signée le 16 juillet 2011 (voir l'annexe A), était en vigueur au cours de la période couverte par le présent rapport.

4. Interprétation du rapport statistique

Le rapport statistique expose en détail tous les aspects du traitement des demandes reçues par le Secrétariat de l’AIPRP entre le 1eravril 2012 et le 31 mars 2013 (voir l'annexe B). Ci-dessous se trouvent certains points d'importance tirés de ce rapport.

4.1 Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nous avons reçu sept demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant l’exercice 2012-2013, soit deux de plus qu'à l'exercice précédent. Toutes ces demandes ont été traitées avant le 31 mars 2013.

4.2 Disposition à l’égard des demandes traitées

Sur les sept demandes traitées, une a donné lieu à une communication totale, cinq ont donné lieu à une communication partielle et une nous a amenés à conclure qu'aucun document n'existait.

4.3 Exceptions invoquées

Pour quatre demandes, nous avons invoqué le paragraphe 22(1)(b) (enquêtes) afin de protéger les renseignements obtenus auprès des plaignants ou d'autres institutions dans le cadre de nos enquêtes. Nous avons aussi invoqué le paragraphe 26 (renseignements qui portent sur un autre individu) pour trois demandes, ainsi que le paragraphe 27 (secret professionnel) pour trois demandes également.

4.4 Délais de traitement

Nous avons traité les demandes dans un délai moyen de 30,9 jours. Nous avons eu trois prolongations (pour deux demandes) afin de procéder aux consultations et d'éviter l'ingérence.

4.5 Modes de communication

Nous avons fourni six documents de communication sur CD.

4.6 Coûts

Catégorie de coûts Montant
Salaires 27 087 $
Administration (fonctionnement et gestion) 2 316 $
Total 29 403 $
Années-personnes 0,42

Les frais engagés au cours de la période couverte par le rapport sont calculés sur la base des salaires des membres du Secrétariat de l’AIPRP et des dépenses associées à l’administration de la Loi.

5. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Pendant la période couverte par le présent rapport, aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n'a été réalisée. Une telle évaluation est requise quand une organisation modifie l'objectif pour lequel elle recueille des renseignements personnels ou de nouveaux renseignements.

6. Divulgation d'intérêt public

Au cours de la période couverte par le présent rapport, le Commissariat n'a procédé à aucune divulgation d'information en vertu de l'alinéa 8(2)(m) de la Loi. Une divulgation d'intérêt public est faite quand la commissaire décide que la communication de l'information justifie nettement une éventuelle violation de la vie privée de la personne concernée par les documents ou que cette personne en tirerait un avantage certain.

7. Modifications apportées à l’organisation, aux programmes, aux opérations ou aux politiques

Au cours de l'exercice 2012-2013, le Secrétariat de l'AIPRP a institué une pratique visant à mieux servir les personnes demandant accès aux documents portant sur les enquêtes menées dans le cadre de leurs propres plaintes. En plus de notre réponse officielle, nous transmettons dorénavant, de façon non officielle, l'ensemble de la correspondance et des documents que les plaignants nous ont envoyés au cours de l'enquête (visée par toute exception applicable en vertu de la Loi sur l'accès à l'information). Dans le cadre de la publication officielle, ces documents auraient été retenus en vertu du paragraphe 22(1)(b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

8. Éducation et formation

En janvier 2013, le Secrétariat de l'AIPRP a tenu une séance de sensibilisation sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Plus ou moins 20 employés y ont assisté. Les lignes directrices en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, la procédure relative au traitement des demandes et la responsabilité des experts en la matière pour ce qui est d'aider à répondre aux demandes comptaient parmi les principaux thèmes de cette séance.

9. Plaintes

Une plainte à notre égard a été déposée auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au cours de l'exercice 2012-2013. La plainte concerne l'application du sous-alinéa 22(1)(b)(iii) ainsi que l'intégrité des recherches effectuées dans nos dossiers. L'enquête est toujours en cours.

Annexe A

Version text

Delegation orders for the purpose of the Access to Information Act and the Privacy Act

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’informationet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

The Information Commissioner of Canada, pursuant to Section 73 of the Access to Information Act and of the Privacy Act, hereby designates the persons holding the positions set out in the schedule hereto, or the persons occupying on an acting basis those positions, to exercise the powers and functions of the Information Commissioner of Canada as the head of a government institution that is, the Office of the Information Commissioner of Canada.  This Delegation Order supersedes all previous Delegation Orders pursuant to section 73.

This delegation order is effective on July 18, 2011

Dated, at the City of Ottawa,this 16 day of July 2011

En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Commissaire à l’information du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est investie en qualité de responsable d’une institution fédérale, c’est-à-dire le Commissariat à l’information du Canada.  Le présent arrêté de délégation annule et remplace tout arrêté antérieur fait en vertu de l’article 73.

Cet arrêté de délégation prend effet le 18 juillet 2011.

Daté,  à la ville d’Ottawa, ce 16 jour de juillet 2011

Original signé par

______________________________________________

Suzanne Legault
Information Commissioner of Canada
Commissaire à l’information du Canada

Version text

Schedule / Annexe

Position/ Poste

Director General (Corporate Services) /
Directeur général (Services organisationnels)

Director, ATIP Secretariat/
Directeur, Secrétariat de l’AIPRP

ATIP Officer/
Agent de l’AIPRP

Privacy Act and Regulations/
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlement.

Full Authority/
Autorité Absolue

Full Authority/
Autorité Absolue

Sections of the Act / articles de la Loi: 15, 17(2)(b)

Sections of the Regulations / articles du Règlement: 9, 11(2), 11(4), 13(1), 14

Access to Information Act and Regulations/
Loi sur l’accès à l’information et règlement.

Full Authority/
Autorité Absolue

Full Authority/
Autorité Absolue

Sections of the Act / articles de la Loi: 4(2.1), 8(1), 9, 11(2), 11(3), 11(4), 11(5), 11(6), 12(2), 12(3), 27(1), 27(4), 29(1).

Sections of the Regulations / articles du Règlement: 6(1), 7(2), 7(3), 8, 8.1

Annexe B

Government of Canada

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commissariat à l'information du Canada

Période visée par le rapport : 04/01/12 au 03/31/13

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la LPRP

Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 7
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0
Total 7
Fermées pendant la période visée par le rapport 7
Reportées à la prochaine période de rapport 0

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1  Disposition et délai de traitement

Disposition Délai de traitement
1  à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121  à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 1 0 0 0 0 0 0 1
Communication partielle 1 2 1 1 0 0 0 5
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 1 0 0 0 0 0 1
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 2 3 1 1 0 0 0 7

2.2  Exceptions

Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1)a)(i) 0 23a) 0
19(1)a) 0 22(1)a)(ii) 0 23b) 0
19(1)b) 0 22(1)a)(iii) 0 24a) 0
19(1)c) 0 22(1)b) 4 24b) 0
19(1)d) 0 22(1)c) 0 25 0
19(1)e) 0 22(2) 0 26 3
19(1)f) 0 22.1 0 27 3
20 0 22.2 0 28 0
21 0 22.3 0    

2.3  Exclusions

Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1)a) 0 70(1)a) 0 70(1)d) 0
69(1)b) 0 70(1)b) 0 70(1)e) 0
69.1 0 70(1)c) 0 70(1)f) 0
  70.1 0

2.4  Support des documents divulgués

Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 1 0
Communication partielle 0 5 0
Total 0 6 0

2.5  Complexité

2.5.1  Pages pertinentes traitées et divulguées

Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 2 2 1
Communication partielle 7631 5665 5
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0

2.5.2  Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes

Disposition Moins de 100
pages traitées
101 à 500
pages traitées
501 à 1 000
pages traitées
1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 1 2 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 1 287 1 737 3 4641 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 2 1 287 1 737 3 4641 0 0

2.5.3  Autres complexités

Disposition Consultation requise Avis
juridique
Renseignements
entremêlés
Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 0 0 0 1
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 1

2.6  Retards

2.6.1  Raisons des retards dans le traitement des demandes 

Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0

2.6.2  Nombre de jours de retard

Nombre de jours
en retard
Nombre de demandes
en retard où le délai
n’a pas été prorogé
Nombre de demandes
en retard où le délai
a été prorogé
Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121  à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.7  Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

PARTIE 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Total
0 0 0

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

  Nombre
Demandes de correction reçues 0
Demandes de correction acceptées 0
Demandes de correction refusées 0
Mentions annexées 0

PARTIE 5 – Prorogations

5.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 2 0 1 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 2 0 1 0

5.2  Durée des prorogations

Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 1 0
16 à 30 jours 2 0 0 0
Total 2 0 1 0

PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

6.1  Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes

Consultations Autres institutions fédérales Nombre de
pages à traiter
Autres organismes Nombre de
pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0

6.2  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121  à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

6.3  Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121  à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 7 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues
après l’échéance
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

PARTIE 8 – Ressources liées à la LPRP

8.1  Coûts

Dépenses Montant
Salaires $27,087
Heures supplémentaires $273
Biens et services $2,043
• Marchés pour les EFRVP $0
• Marchés de services professionnels $1,915
• Autres $128
Total $29,403

8.2  Ressources humaines

Ressources Voués à la LPRP
à temps plein
Voués à la LPRP
à temps partiel
Total
Employés à temps plein 0.20 0.00 0.20
Employés à temps partiel et occasionnels 0.20 0.00 0.20
Employés régionaux 0.00 0.00 0.00
Experts-conseils et personnel d’agence 0.02 0.00 0.02
Étudiants 0.00 0.00 0.00
Total 0.42 0.00 0.42

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Loi sur la protection des renseignements personnels, L. R., 1985, chap. P-21

Retour à la référence de la note de bas de page 1