2012-2013 Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l’accès à l’information

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Organisation
• 3. Ordonnances de délégation de pouvoirs
• 4. Interprétation du rapport statistique
  • 4.1 Charge de travail
  • 4.2 Sources des demandes
  • 4.3 Disposition à l’égard des demandes traitées
  • 4.4 Exceptions invoquées
  • 4.5 Exclusions citées
  • 4.6 Délais de traitement
  • 4.7 Prorogations
  • 4.8 Traductions
  • 4.9 Modes de communication
  • 4.10 Frais
  • 4.11 Consultations
  • 4.12 Coûts
  • 4.13 Obligation de prêter assistance
• 5. Modifications apportées à l’organisation, aux programmes, aux opérations ou aux politiques
• 6. Éducation et formation
• 7. Plaintes
• 8. Conclusion
• Annexe A — Ordonnances de délégation de pouvoirs, 16 juillet 2011
• Annexe B — Délégation de pouvoirs, commissaire à l'information ad hoc, 2 mai 2012
• Annexe C — Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

1. Introduction

Le présent rapport au Parlement, qui a été préparé et déposé conformément à l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information^{Note de bas de page 1}, décrit les activités du Commissariat à l'information du Canada (le Commissariat) dans le cadre de l'administration de la Loi en 2012-2013.

L'objet de la Loi est de protéger le droit d'accès aux documents relevant des institutions fédérales du public, ainsi que de veiller à ce que les exceptions et les exclusions soient utilisées dans des cas précis et limités. La Loi stipule également que toute décision concernant la communication d’information doit faire l’objet d’un examen indépendant du gouvernement. Par conséquent, le Commissariat a été créé en vertu de la Loi en 1983 à titre d’organisme de surveillance indépendant se rapportant au Parlement. Le Commissariat enquête de manière efficace, équitable et confidentielle sur les plaintes déposées contre les institutions fédérales concernant leur façon de traiter les demandes d'accès à l'information. Notre travail a pour but de maximiser la conformité à la Loi, tout en favorisant la divulgation de l'information du secteur public.

Depuis que le Commissariat a été assujetti à la Loi en 2007, nous ne ménageons aucun effort pour offrir des services exemplaires aux demandeurs. Voici quelques faits saillants de nos activités pour l'exercice 2012-2013 :

• Nous avons traité les demandes officielles dans un délai moyen de 30,4 jours.
• Nous avons continué à renoncer aux frais d’application de 5 $ pour les demandes d'accès.
• Dorénavant et au besoin, afin d'optimiser la divulgation de l'information, nous fournissons non officiellement aux personnes demandant des renseignements au sujet des enquêtes menées sur leurs propres plaintes une copie de tous les documents qu'elles nous ont transmis dans le cadre de l'enquête (visée par toute exception applicable) et que nous devrions autrement retenir de manière officielle.

Les demandeurs qui sont d'avis que le Commissariat n'a pas bien traité leur demande d'accès à l'information peuvent déposer une plainte à ce sujet. Pour prévenir les conflits d'intérêts et assurer l'intégrité du processus de traitement des plaintes, un commissaire à l'information ad hoc indépendant est chargé d’enquêter sur les plaintes concernant le traitement des demandes d’accès soumises au Commissariat. Assisté d’un enquêteur, John Sims, le commissaire ad hoc depuis mai 2011, est assujetti aux mêmes obligations et dispose des mêmes pouvoirs que la commissaire à l’information pour mener des enquêtes et faire des recommandations par rapport aux demandes d’accès formulées au Commissariat.

• Au cours de la période couverte par le présent rapport, deux plaintes ont été déposées auprès du commissaire ad hoc. Les enquêtes sur ces deux plaintes sont en cours.

2. Organisation

La commissaire à l'information, Suzanne Legault, est secondée par la commissaire adjointe à l'information, Règlement des plaintes et respect de la Loi ainsi que par la directrice générale, Services organisationnels et l'avocate générale, Services juridiques.

Le Commissariat comprend les trois directions suivantes :

• La Direction du règlement des plaintes et respect de la Loi mène des enquêtes et des activités de règlement des différends en vue de résoudre les plaintes. Elle conduit des analyses de rendement des institutions et des enquêtes systémiques.
• La Direction des services juridiques représente la commissaire dans les affaires judiciaires et offre des conseils juridiques sur les enquêtes ainsi que sur les questions législatives et administratives.
• Les Services organisationnels assurent un leadership stratégique et institutionnel dans divers secteurs, notamment en communications, en ressources humaines, ainsi qu'en technologie et en gestion de l'information. Cette direction gère aussi les programmes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.

Le Secrétariat de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) traite les demandes d'accès déposées en vertu de la Loi, qui concernent les documents relevant du Commissariat. Son personnel comptait deux membres en 2012-2013 :

• Le directeur du Secrétariat de l’AIPRP est responsable de la gestion du Secrétariat, y compris la surveillance de l'administration des demandes, du développement des politiques et de la formation. À titre de coordonnateur de l’AIPRP, il détient aussi la totalité des pouvoirs délégués en vertu de la Loi. Le directeur relève directement de la directrice générale, Services organisationnels.
• L'agent de l'AIPRP est responsable du traitement des demandes et détient certains pouvoirs délégués, comme le transfert des demandes à d'autres institutions, la prolongation des délais, l'application des frais et les avis à de tierces parties concernant les demandes. Il relève du directeur du Secrétariat de l'AIPRP.

3. Ordonnances de délégation de pouvoirs

En vertu de la Loi sur l'accès l'information, la commissaire à l'information est la responsable désignée de l'institution, pour les besoins de l'administration de la législation.

L'ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de l'article 73 de la Loi, signée le 16 juillet 2011 (voir l'annexe A), était en vigueur au cours de la période couverte par le présent rapport.

La délégation de pouvoirs pour le commissaire à l'information ad hocen vertu du paragraphe 59(1) de la Loi a été renouvelée et signée le 2 mai 2012 (voir l'annexe B).

4. Interprétation du rapport statistique

Le rapport statistique expose en détail tous les aspects du traitement des demandes reçues par le Secrétariat de l'AIPRP entre le 1^er avril 2012 et le 31 mars 2013 (voir l'annexe C). Ci-dessous se trouvent certains points d'importance tirés de ce rapport.

4.1 Charge de travail

Nous avons reçu 44 nouvelles demandes en 2012-2013, soit quatre de moins qu'à l'exercice précédent. Le nombre de pages examinées s'est élevé au total à 27 083, comparativement à 25 187 en 2011-2012, ce qui correspond à une augmentation de 7,5 %

Sur les 44 demandes reçues, 17 portaient sur des enquêtes, 11 sur des documents administratifs et 15 sur des documents de nature variée. Une demande a été transférée à une autre institution.

Si nous ajoutons à cela les six demandes reportées de la période précédente, nous avons traité au total 50 demandes en 2012-2013. Aucune demande n'a été reportée en 2013-2014.

4.1.1 Demandes de documents déjà communiqués

Les personnes intéressées peuvent d'abord consulter les résumés de toutes les demandes conclues sur notre site Web, puis demander de recevoir une copie des documents. Nous avons reçu quatre demandes du genre en 2012-2013, comparativement à 19 l'année précédente.

4.2 Sources des demandes

Au cours de la période couverte par le présent rapport, la majorité des nouvelles demandes reçues (73 %) provenaient du public. Aucune demande n'a été soumise par les universités et les organisations.

4.3 Disposition à l’égard des demandes traitées

Nous avons divulgué une partie de l'information réclamée dans près de la moitié (48 %) de toutes les demandes auxquelles nous avons répondu en 2012-2013. Un grand nombre de demandes ont été abandonnées (20 %) ou n'ont donné lieu à aucun document (16 %).

Le pourcentage de demandes possédant la mention « communication partielle » est demeuré stable au cours des dernières années. Cependant, le pourcentage de demandes possédant la mention « communication totale » a diminué, sans doute en raison de l'augmentation récente du nombre de demandes pour nos documents d'enquêtes. En vertu de la Loi, nous devons retenir une partie de ces documents.

Des 27 083 pages que nous avons traitées, nous en avons retenu seulement 209 en entier, ce qui correspond à moins de 1 %.

4.4 Exceptions invoquées

* Remarque : Étant donné qu'une demande peut être visée par plus d'une exception, le total de cette colonne est supérieur aux 50 demandes que nous avons traitées en 2012-2013.

4.5 Exclusions citées

Dans un cas cette année, nous avons dû exclure de la divulgation, en vertu de l'alinéa 68(a), un ouvrage public protégé par le droit d'auteur qui était offert à la vente ailleurs.

4.6 Délais de traitement

Pour la quatrième année consécutive, le Secrétariat de l’AIPRP a réussi à répondre à la grande majorité des cas (82 %) dans le délai de 30 jours prévu par la Loi. Nous avons répondu à la moitié de nos demandes en moins de 15 jours. Aucune demande n’a été en présomption de refus à aucun moment.

4.7 Prorogations

Nous avons eu au total dix prorogations en 2012-2013 pour traiter neuf demandes. Nous avons eu deux prorogations pour une demande, l'une dans le but de consulter d'autres institutions, l'autre, des tiers.

4.8 Traductions

Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période couverte par le présent rapport.

4.9 Modes de communication

Des 27 demandes en 2012-2013 pour lesquelles nous avons procédé à une divulgation, une seule a été faite par écrit, les autres ont été faites par CD-ROM. Nous n'avons reçu aucune demande d'examen de dossiers à notre Commissariat.

4.10 Frais

Conscients de notre obligation de prêter assistance aux demandeurs et de faire en sorte que rien n'entrave l'accès aux documents, nous avons continué à renoncer aux frais d’application 5 $. Nous avons procédé ainsi au cours des trois dernières années, et aucune répercussion significative sur notre charge de travail n'a été observée.

4.11 Consultations

Nous avons reçu 17 requêtes d'autres institutions qui voulaient notre avis sur des documents concernant notre Commissariat. Cependant, comme nous pouvons être appelés à enquêter sur des plaintes concernant n'importe quel dossier, nous ne formulons pas de recommandations relatives à l'application d'exceptions. Nous pouvons ainsi demeurer impartiaux et éviter les conflits d'intérêts.

Nous avons consulté 64 institutions à propos de quatre demandes que nous avons reçues.

4.12 Coûts

Les frais engagés au cours de la période couverte par le rapport sont calculés sur la base des salaires des membres du Secrétariat de l’AIPRP et des dépenses associées à l’administration de la Loi.

4.13 Obligation de prêter assistance

Nous continuons de tout mettre en œuvre pour nous acquitter de notre obligation de prêter assistance aux demandeurs. Voici quelques exemples des mesures que nous avons prises à ce chapitre en 2012-2013 :

• Lorsque la formulation des demandes pouvait entraîner une divulgation limitée ou une non-divulgation, nous communiquions sans tarder avec les demandeurs pour obtenir des précisions et leur donner la possibilité de modifier leurs demandes.
• Nous avons offert aux demandeurs n'ayant pas accès à un ordinateur des documents imprimés plutôt que des versions électroniques.
• Nous divulguions les documents ne devant pas faire l'objet d'une consultation au moment où nous demandions une prorogation. Ainsi, les demandeurs obtenaient une partie des renseignements réclamés le plus tôt possible.
• Nous communiquions les documents par courriel si possible.

5. Modifications apportées à l’organisation, aux programmes, aux opérations ou aux politiques

Afin de respecter encore davantage notre obligation à prêter assistance, le Secrétariat de l'AIPRP a institué au cours de l'exercice 2012-2013 une pratique visant à mieux servir les personnes demandant accès aux documents portant sur les enquêtes menées dans le cadre de leurs propres plaintes. En plus de notre réponse officielle, nous transmettons dorénavant, de façon non officielle, l'ensemble de la correspondance et des documents que les plaignants nous ont envoyés au cours de l'enquête. Dans le cadre de la publication officielle, ces documents auraient été retenus en vertu de l'alinéa 16.1(1)(c).

6. Éducation et formation

En janvier 2013, le Secrétariat de l'AIPRP a tenu une séance de sensibilisation sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Plus ou moins 20 employés (22 % du personnel) y ont assisté. Les lignes directrices en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, la procédure relative au traitement des demandes et la responsabilité des experts en la matière pour ce qui est d'aider à répondre aux demandes comptaient parmi les principaux thèmes de cette séance.

Les Services juridiques ont dispensé de la formation sur le paragraphe 19(1) de la Loi sur l’accès à l’information à environ 25 employés en novembre 2012. Cette séance a été suivie, en janvier 2013, d'une formation sur l'article 23 de la Loi (Secret professionnel qui lie l'avocat à son client), à laquelle approximativement 30 employés ont participé.

7. Plaintes

Deux plaintes à notre égard ont été déposées auprès du commissaire à l'information ad hoc au cours de l'exercice 2012-2013. L'une des plaintes concerne l'obligation de prêter assistance et l'autre, l'application de l'alinéa 16.1(1)(c). Les enquêtes sur ces deux plaintes sont en cours.

8. Conclusion

Le Commissariat est dans une position unique, puisqu'il possède un statut d'organisme de surveillance. Malgré la petite taille du Secrétariat de l’AIPRP et du faible nombre de demandes que nous recevons comparativement aux autres institutions, nous nous efforçons de montrer l'exemple pour ce qui est de la conformité à la Loi sur l'accès à l'information.

Nous avons observé des tendances dans le type de demandes d'information qui nous sont soumises, comme un pourcentage élevé de demandes pour des documents concernant nos dossiers d'enquêtes. Cela a augmenté notre recours à l'alinéa 16.1(1)(c). Il importe toutefois de mentionner que, comme toujours, nous nous efforçons de favoriser la transparence tout en respectant les dispositions de la Loi.

Annexe A

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Version text

Delegation orders for the purpose of the Access to Information Act and the Privacy Act

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’informationet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

The Information Commissioner of Canada, pursuant to Section 73 of the Access to Information Act and of the Privacy Act, hereby designates the persons holding the positions set out in the schedule hereto, or the persons occupying on an acting basis those positions, to exercise the powers and functions of the Information Commissioner of Canada as the head of a government institution that is, the Office of the Information Commissioner of Canada. This Delegation Order supersedes all previous Delegation Orders pursuant to section 73.

This delegation order is effective on July 18, 2011

Dated, at the City of Ottawa,this 16 day of July 2011

En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Commissaire à l’information du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est investie en qualité de responsable d’une institution fédérale, c’est-à-dire le Commissariat à l’information du Canada. Le présent arrêté de délégation annule et remplace tout arrêté antérieur fait en vertu de l’article 73.

Cet arrêté de délégation prend effet le 18 juillet 2011.

Daté, à la ville d’Ottawa, ce 16 jour de juillet 2011

Original signé par

______________________________________________

Suzanne Legault
Information Commissioner of Canada
Commissaire à l’information du Canada

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Version text

Schedule / Annexe

Position/ Poste

Director General (Corporate Services) /
Directeur général (Services organisationnels)

Director, ATIP Secretariat/
Directeur, Secrétariat de l’AIPRP

ATIP Officer/
Agent de l’AIPRP

Privacy Act and Regulations/
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlement.

Full Authority/
Autorité Absolue

Full Authority/
Autorité Absolue

Sections of the Act / articles de la Loi: 15, 17(2)(b)

Sections of the Regulations / articles du Règlement: 9, 11(2), 11(4), 13(1), 14

Access to Information Act and Regulations/
Loi sur l’accès à l’information et règlement.

Full Authority/
Autorité Absolue

Full Authority/
Autorité Absolue

Sections of the Act / articles de la Loi: 4(2.1), 8(1), 9, 11(2), 11(3), 11(4), 11(5), 11(6), 12(2), 12(3), 27(1), 27(4), 29(1).

Sections of the Regulations / articles du Règlement: 6(1), 7(2), 7(3), 8, 8.1

Annexe B

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Annexe C

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Commissariat à l'information du Canada

Période visée par le rapport : 04/01/12 au 03/31/13

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents divulgués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

PARTIE 3 – Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2 Durée des prorogations

PARTIE 4 – Frais

PARTIE 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes

PARTIE 6 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

PARTIE 7 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

7.2 Ressources humaines

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Loi sur l'accès à l'information, L. R., 1985, chap. P-21

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