Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers (non vérifiés)

Exercice 2016-2017    

1. Introduction

Le présent document résume les mesures prises par le Commissariat à l’information du Canada (Commissariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers. Il comporte, notamment, des renseignements sur la gestion des contrôles internes, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.   

Pour de plus amples renseignements au sujet des pouvoirs, du mandat et des activités de programme du Commissariat, consultez le Plan ministériel (Rapport sur les plans et les priorités), le Rapport ministériel sur le rendement, et le Rapport annuel.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Commissariat dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie pour appuyer la surveillance de son système de contrôle interne, comprenant les éléments suivants :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle liées à la gestion du contrôle interne à l’appui d’une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité en matière de gestion du contrôle;
  • les valeurs et l’éthique qui guident et soutiennent les employés dans le cadre de leurs activités;
  • des activités de communication et de formation continues à propos des exigences législatives, ainsi que des politiques et des procédures visant à assurer une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances;
  • la surveillance de la gestion du contrôle interne et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action connexes au commissaire, à la haute direction du commissariat et, le cas échéant, au Comité de vérification et d’évaluation. 

Le Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat fournit des conseils à l’administrateur général sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et processus internes de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques. 

2.2 Ententes de services afférentes aux états financiers

Le Commissariat confie à d’autres organismes le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers.

Ententes communes

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) administre de façon centralisée les paiements, fournit une plateforme pour la gestion des paiements salariaux aux employés, offre des outils reliés à l’acquisition de certains biens et services et il fournit des services de gestion des locaux;
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses indemnités et charges à payer, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ et le régime d’avantages sociaux des employés, et paie la part des primes d’assurance maladie et dentaire que doit assumer l’employeur;
  • La Commission de la fonction publique du Canada (CFP) fournit au Commissariat des services d’évaluation de langue seconde;
  • Le Bureau du vérificateur général (BVG) fournit des services d’audit au Commissariat; et
  • Services partagés Canada (SPC) fournit au Commissariat des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) dans les domaines de la connectivité Internet et de la sécurité des courriels.

Ententes particulières

  • La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit au Commissariat les services suivants Remarque 2:
    • L’accès à sa plateforme de système de gestion financière afin de traiter toutes les transactions financières et produire des rapports; Remarque 2
    • La prestation de services de gestion des acquisitions et la production de tous rapports y afférant;
    •  La prestation de services de gestion financière, soient le traitement des factures aux fins de paiement et de toutes les demandes de remboursement. Remarque 2
  • Le Commissariat et les autres locataires du 30, rue Victoria, Gatineau, ont signé avec TPSGC un protocole d’entente concernant la prestation de services de sécurité pour l’immeuble de base et le partage des responsabilités de l’immeuble à locataires multiples; Remarque 1
  • Le Commissariat et les autres locataires du 30, rue Victoria, à Gatineau, partagent l’immeuble ainsi que les services liés à la salle de courrier; Remarque 1
  • Le Commissariat a conclu avec l’École de la fonction publique du Canada (EFP) un protocole d’entente pour les services de formation; et
  • TPSGC fournit au Commissariat des services de traduction.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2016-2017

Voici un résumé des principales constatations et des modifications importantes requises d’après les activités d’évaluation de l’exercice en cours.

Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés : Au cours de l’année qui se termine, il n’y a eu aucune modification significative au contrôles clés en place qui demanderait une réévaluation.

Programme de surveillance continue : Le Commissariat dispose d’un cadre de contrôle interne global pour la gestion des finances et des RH qui s’aligne avec le processus de gestion des dépenses du gouvernement fédéral. Il gère ses fonds selon un processus de contrôle des budgets et des engagements inclus dans son système financier intégré et son système d’établissement des budgets salariaux. La répartition appropriée des tâches est effectuée dans le contexte de processus de fonctionnement systématisés. Les dépenses sont approuvées aux étapes de leur engagement, de la conclusion des marchés, de l’attestation d’exécution et de l’approbation de paiement. Les paiements sont soumis à un processus de contrôle de la qualité qui adapte les processus de vérification aux risques. L’efficacité des contrôles relatifs aux paiements est vérifiée tous les mois. Les résultats financiers sont surveillés au moyen d’un processus d’établissement de rapports financiers mensuels, puis sont validés et approuvés par la direction.

4. Plan d’action

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2016-2017

Le Commissariat a continué d’exercer une surveillance constante en fonction du plan cyclique de l’exercice précédent, comme l’illustre le tableau ci-dessous.

Progrès au cours de l’exercice 2016-2017

Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent pour l’exercice en cours

État

Contrôles à l’échelle de l’entité Remarque 3

Révisé annuellement; aucune modification requise.

Contrôles généraux de la TI gérés par le gestionnaire du Commissariat

Complété suite à l’audit des services de la TI.
Les recommandations ont été adressées.

Gestion des dépenses de fonctionnement et d’entretien

Surveillance continue. Aucune modification requise.

Gestion de la paie Remarque 3 et mise en place des systèmes de RH (Mon RHGC et Phénix)

Mise en place terminée. Réconciliation mensuelle continue des transactions de paie afin d’identifier les trop payés et les sous-payés – en continu.

Mise en place du nouveau système de gestion des RH Phénix

Analyse continue et révision des enjeux émergeant suite à la mise en place du système Phénix. Les corrections appropriées sont effectuées au besoin.

En 2016-17, le Commissariat a effectué le travail suivant pour consolider la surveillance active :

  • Développement d’un cadre de conformité aux politiques et d’un tableau de bord pour assurer qu’il n’y a pas de lacune dans leur application.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et pour les exercices ultérieurs

Le Commissariat continuera de veiller à ce que la surveillance continue des principaux mécanismes de contrôle soit axée sur le risque. La haute direction s’engage à assurer le maintien et l’amélioration continus d’un cadre solide pour un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers, notamment par l’exercice d’une surveillance continue pour s’assurer que les principaux mécanismes de contrôle répondent aux attentes de l’administration et des intervenants et qu’ils atténuent adéquatement les risques qui en découlent.

Enfin, la commissaire et la haute direction se tiendront à la disposition des comités parlementaires qui voudront discuter avec elles du système de contrôle du Commissariat.

Le plan cyclique de surveillance continue du Commissariat au cours des trois prochains exercices, qui est fondé sur une validation annuelle des processus et des mécanismes de contrôle à risque élevé est présenté dans le tableau ci-dessous.

Plan cyclique de surveillance continue

Principaux domaines de contrôle

Exercice financier
2017-2018

Exercice financier
2018-2019

Exercice financier
2019-2020

Contrôles à l’échelle de l’entité Remarque 3

En cours

En cours

En cours

Contrôles généraux de la TI gérés par le gestionnaire du Commissariat

En cours

En cours

En cours

Gestion des biens (incluant les immobilisations)

Aucune mesure prévue

Examen des processus et des procédures prévues

Aucune mesure

Paie Remarque 3

En cours

En cours

En cours

Mise en place du nouveau système de gestion des RH Phénix

Analyse de tout problème qui pourrait survenir après la mise en place de PeopleSoft, et présentation de mesures correctives, s’il y a lieu. Examen des mécanismes de contrôle des RH afin de s’assurer que les contrôles de système et de processus sont bien harmonisés, particulièrement en ce qui concerne le nouveau système Phénix

Analyse de tout problème qui pourrait survenir après la mise en place de PeopleSoft, et présentation de mesures correctives, s’il y a lieu. Examen des mécanismes de contrôle des RH afin de s’assurer que les contrôles de système et de processus sont bien harmonisés, particulièrement en ce qui concerne le nouveau système Phénix

Analyse de tout problème qui pourrait survenir après la mise en place de PeopleSoft, et présentation de mesures correctives, s’il y a lieu. Examen des mécanismes de contrôle des RH afin de s’assurer que les contrôles de système et de processus sont bien harmonisés, particulièrement en ce qui concerne le nouveau système Phénix

Remarques

Remarque 1

Remarque 1 – Les protocoles d’entente sont examinés régulièrement afin de nous assurer que les niveaux de service, les rôles, les responsabilités et les mécanismes de contrôle liés aux services partagés sont clairement définis. De plus, le Commissariat examine ses mécanismes de contrôle en matière de sécurité de manière à ce que les contrôles nécessaires soient en place aussi bien pour ceux qui lui offrent des services partagés que pour ceux qui bénéficient de ses propres services.

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Remarque 2

Remarque 2 – Les protocoles d’entente conclus avec la CCDP sont examinés tous les ans de concert avec le CPVP et la CCDP afin de fournir de la rétroaction sur la prestation de services et de déterminer si des modifications sont nécessaires.

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Remarque 3

Remarque 3 – Ces processus sont examinés régulièrement dans le cadre de l’examen annuel des processus financiers et administratifs du Commissariat.

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