Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers (non vérifiés)

Exercice 2015-2016

1. Introduction

Le présent document résume les mesures prises par le Commissariat à l’information du Canada (Commissariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers. Il comporte, notamment, des renseignements sur la gestion des contrôles internes, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.   

Pour de plus amples renseignements au sujet des pouvoirs, du mandat et des activités de programme du Commissariat, consultez le Rapport sur les plans et les priorités, le Rapport ministériel sur le rendement, et le Rapport annuel.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Commissariat dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie pour appuyer les mesures d’évaluation et la surveillance ministérielle de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne approuvé par l’administrateur général a été mis en place. Il comprend :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle liées à la gestion du contrôle interne à l’appui d’une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité en matière de gestion du contrôle;
  • un code de valeurs et d’éthique;
  • des activités de communication et de formation continues à propos des exigences législatives, ainsi que des politiques et des procédures visant à assurer une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances;
  • la surveillance, au moins semestrielle, de la gestion du contrôle interne et la présentation de comptes rendus périodiques à cet effet, ainsi que la communication des résultats de l’évaluation connexe et des plans d’action s’y rapportant à l’administrateur général, aux cadres supérieurs ministériels et au Comité de vérification et d’évaluation. 

Le Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat fournit des conseils à l’administrateur général sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et processus internes de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques. 

2.2 Ententes de services afférentes aux états financiers

Le Commissariat confie à d’autres organismes le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers.

Ententes communes

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) administre de façon centralisée le versement des salaires et l’acquisition de certains biens et services, et il offre des services d’émission de chèques conformément à la délégation de pouvoirs du Commissariat, en plus de fournir des services de gestion des locaux.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses indemnités et charges à payer, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ et le régime d’avantages sociaux des employés, et paie la part des primes d’assurance maladie et dentaire que doit assumer l’employeur.
  • Le Bureau du vérificateur général fournit des services d’audit au Commissariat.
  • Services partagés Canada (SPC) fournit au Commissariat des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) dans les domaines de la connectivité Internet et de la sécurité des courriels. L’étendue des services et les responsabilités de chacun sont décrites dans l’entente interministérielle entre SPC et le Commissariat. 
  • Aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Commissariat à l’information et le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) présentent, conjointement, leurs balances de vérification à TPSGC.
  • Le Commissariat a mandaté l’équipe SPC à TPSGC de lui fournir des services en ressources humaines (RH), incluant la rémunération.
  • Le Commissariat et les autres locataires du 30, rue Victoria, à Gatineau, ont signé avec TPSGC un protocole d’entente concernant la prestation de services de sécurité pour l’immeuble de base et l’immeuble à locataires multiples. Remarque 1
  • Le Commissariat et les autres locataires du 30, rue Victoria, à Gatineau, partagent l’immeuble ainsi que les services liés à la salle de courrier. Remarque 1
  • Le Commissariat a conclu avec l’École de la fonction publique du Canada un protocole d’entente pour les services de formation.

Ententes particulières

  • Le Commissariat et le CPVP ont conclu avec la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) un protocole d’entente lui permettant d’accéder à sa plateforme de systèmes de gestion des finances et des salaires GX. Remarque 2
  • Le Commissariat a conclu un autre protocole d’entente avec la CCDP au sujet de la prestation de services de gestion financière, dont le traitement de toutes les demandes de remboursement et factures aux fins de paiement. Remarque 2

3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2015-2016

Voici un résumé des principales constatations et des modifications importantes requises d’après les activités d’évaluation de l’exercice en cours.

Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés : Le 1er avril 2015, le Commissariat et le CPVP sont passés du système FreeBalance au système GX, hébergé par la CCDP, pour la gestion des finances et des salaires. Comme cela exigeait certaines modifications aux processus opérationnels, un examen initial a été effectué afin de déterminer s’il y avait des répercussions importantes sur les processus de contrôle. Cet examen n’a révélé aucune incidence importante. Seuls de petits changements devaient être apportés au processus interne (p. ex. gestion des immobilisations au moyen du système GX compte tenu des nouveaux processus d’amortissement.)

Programme de surveillance continue : Le Commissariat dispose d’un cadre de contrôle interne global pour la gestion des finances et des RH qui s’aligne sur le processus de gestion des dépenses du gouvernement fédéral. Il gère ses fonds selon un processus de contrôle des budgets et des engagements inclus dans son système financier intégré et son système d’établissement des budgets salariaux. La répartition appropriée des tâches est effectuée dans le contexte de processus de fonctionnement systématisés. Les dépenses sont approuvées aux étapes de leur engagement, de la conclusion des marchés, de l’attestation d’exécution et de l’approbation de paiement. Les paiements sont soumis à un processus de contrôle de la qualité qui adapte les processus de vérification aux risques. L’efficacité des contrôles relatifs aux paiements est vérifiée tous les mois. Les résultats financiers sont surveillés au moyen d’un processus d’établissement de rapports financiers mensuels, puis sont validés et approuvés par la direction.

4. Plan d’action

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2015-2016

Le Commissariat a continué d’exercer une surveillance constante en fonction du plan cyclique de l’exercice précédent, comme l’illustre le tableau ci-dessous.

Progrès au cours de l’exercice 2015-2016

Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent pour l’exercice en cours

État

Gestion des biens

Tous les documents ont été finalisés. 

Données de base sur les fournisseurs et les clients

Toutes les listes de fournisseurs et de clients ont fait l’objet d’un examen aux fins d’harmonisation avec les versements par dépôt direct.

Mise en place du nouveau système de gestion des RH PeopleSoft

Le système des RH PeopleSoft a été mis en place en septembre 2015.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et pour les exercices ultérieurs

Dans le cadre de son programme de vérification interne, le Commissariat procédera à une vérification de la conformité aux diverses politiques du SCT afin de s’assurer qu’il les respecte entièrement.

Le Commissariat continuera de veiller à ce que la surveillance continue des principaux mécanismes de contrôle soit axée sur le risque. La haute direction s’engage à assurer le maintien et l’amélioration continus d’un cadre solide pour un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers, notamment par l’exercice d’une surveillance continue pour s’assurer que les principaux mécanismes de contrôle répondent aux attentes de l’administration et des intervenants et qu’ils atténuent adéquatement les risques qui en découlent.

Enfin, la commissaire et la haute direction se tiendront à la disposition des comités parlementaires qui voudront discuter avec elles du système de contrôle du Commissariat.

Le plan cyclique de surveillance continue du Commissariat au cours des trois prochains exercices, qui est fondé sur une validation annuelle des processus et des mécanismes de contrôle à risque élevé et sur les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s’il y a lieu, est présenté dans le tableau ci-dessous.

Plan cyclique de surveillance continue

Principaux domaines de contrôle

Exercice financier

2016-2017

Exercice financier

2017-2018

Exercice financier

2018-2019

Contrôles à l’échelle de l’entité Remarque 3

En cours

En cours

En cours

Contrôles généraux de la TI gérés par le gestionnaire du Commissariat

En cours

En cours

En cours

Gestion des biens

Aucune mesure prévue

Aucune mesure prévue

Examen des processus et des procédures

Dépenses de fonctionnement

Présenter à la haute direction une analyse effectuée en fonction des catégories de dépenses de fonctionnement et y joindre des recommandations à l’égard de mécanismes de contrôle

Aucune mesure prévue

Aucune mesure prévue

Dépenses en capital

Aucune mesure prévue

Aucune mesure prévue

Examen des procédures et des processus liés aux dépenses en capital

Données de base sur les fournisseurs et les clients

Aucune mesure prévue

Révision des listes de fournisseurs et de clients conjointement avec CPVP

Aucune mesure prévue

Paie Remarque 3

En cours

En cours

En cours

Mise en place du nouveau système de gestion des RH PeopleSoft

Analyse de tout problème qui pourrait survenir après la mise en place de PeopleSoft, et présentation de mesures correctives, s’il y a lieu. Examen des mécanismes de contrôle des RH afin de s’assurer que les contrôles de système et de processus sont bien harmonisés, particulièrement en ce qui concerne le nouveau système des RH PeopleSoft

Révision des besoins de formation.

Aucune mesure prévue

Mise en place du nouveau système de gestion des RH Phénix

Analyse de tout problème qui pourrait survenir après la mise en place de Phénix, et présentation de mesures correctives, s’il y a lieu. Examen des mécanismes de contrôle des RH afin de s’assurer que les contrôles de système et de processus sont bien harmonisés, particulièrement en ce qui concerne le nouveau système Phénix

Analyse et révision continue des problématiques suite à l’implantation avec la mise en place des mesures correctives requises spécialement reliées au nouveau système Phénix

Aucune mesure prévue

Remarques

Remarque 1

Remarque 1 – Les protocoles d’entente sont examinés régulièrement afin de nous assurer que les niveaux de service, les rôles, les responsabilités et les mécanismes de contrôle liés aux services partagés sont clairement définis. De plus, le Commissariat examine ses mécanismes de contrôle en matière de sécurité de manière à ce que les contrôles nécessaires soient en place aussi bien pour ceux qui lui offrent des services partagés que pour ceux qui bénéficient de ses propres services.

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Remarque 2

Remarque 2 – Les protocoles d’entente conclus avec la CCDP sont examinés tous les ans de concert avec le CPVP et la CCDP afin de fournir de la rétroaction sur la prestation de services et de déterminer si des modifications sont nécessaires.

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Remarque 3

Remarque 3 – Ces processus sont examinés régulièrement dans le cadre de l’examen annuel des processus financiers et administratifs du Commissariat.

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