Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers (non vérifiée)

Exercice 2014-2015

1. Introduction

Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Commissariat se trouvent dans le Rapport sur les plans et les priorités, le Rapport ministériel sur le rendement, le Rapport annuel et le Plan stratégique 2011-2014.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Commissariat est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par l'administrateur général, est instauré et englobe :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
  • un code de valeurs et d'éthique;
  • la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
  • la surveillance de la gestion interne, au moins deux fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d'évaluation et des plans d'action à l'administrateur général et à la haute direction du ministère et au comité de vérification et d’évaluation.

Le Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat fournit des conseils à l'administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Le Commissariat compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes courantes

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l'approvisionnement en biens et en services conformément à la délégation de pouvoirs du Commissariat, en plus de fournir des locaux.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit au Commissariat les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ et le régime d’avantages sociaux des employés, et paie la part de l’employeur des primes d’assurance santé et dentaire.
  • Le Bureau du vérificateur général (BVG) fournit des services de vérification au Commissariat.
  • Services partagés Canada fournit des services d’infrastructure de technologies de l’information (TI) au Commissariat dans les domaines de la connectivité Internet et de la sécurité des courriels. Le champ d’application et les responsabilités sont précisés dans l’entente interministérielle entre Services partagés Canada et le Commissariat à l’information du Canada.
  • Aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Commissariat à l’information et le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) présentent leurs balances de vérification conjointement à TPSGC.
  • Le Commissariat a mandaté l’équipe des Services partagés à TPSGC de lui fournir des services en ressources humaines, y compris la rémunération et la dotation.
  • Le Commissariat et les autres locataires du 30, rue Victoria, Gatineau, ont conclu un protocole d’entente avec TPSGC pour les services de l’immeuble et les services de sécurité. Remarque 1
  • Le Commissariat et les autres locataires du 30, rue Victoria, Gatineau, partagent les installations et les services de la salle de courrier. Remarque 1

Ententes particulières

  • Le 1er avril 2015, le Commissariat et le CPVP ont conclu avec la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) un protocole d’entente lui permettant d’accéder à sa plateforme de systèmes de gestion des finances et des salaires GX. Remarque 2
  • Le 1er avril 2015, le Commissariat a conclu un autre protocole d’entente avec la CCDP au sujet de la prestation de services de gestion financière, dont le traitement de toutes les demandes de remboursement et factures aux fins de paiement. Remarque 2

3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2014-2015

Les principales constatations et adaptations requises d’après les activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumées ci-après.

Contrôles clés nouveaux ou ayant fait l’objet de modifications importantes : Au cours de l’exercice 2014-2015, le Commissariat et le CPVP ont mené un projet en vue de passer du système FreeBalance au système GX, hébergé par CCDP, pour la gestion des finances et des salaires. Comme cela exigeait certaines modifications aux processus opérationnels, un examen initial a été effectué afin de déterminer s’il y avait des répercussions importantes sur les processus de contrôle. Cet examen n’a révélé aucune incidence importante. Seuls de petits changements devaient être apportés au processus interne (p. ex., gestion des immobilisations au moyen du système GX compte tenu des nouveaux processus d’amortissement.)

Programme de surveillance continue : Le Commissariat dispose d’un cadre de contrôle interne global pour la gestion des finances et des RH qui s’aligne sur le processus de gestion des dépenses du gouvernement fédéral. Il gère ses fonds selon un processus de contrôle des budgets et des engagements inclus dans son système financier intégré et son système d’établissement des budgets salariaux. La répartition appropriée des tâches est effectuée dans le contexte de processus de fonctionnement systématisés. Les dépenses sont approuvées aux étapes de leur engagement, de la conclusion des marchés, de l’attestation d’exécution et de l’approbation de paiement. Les paiements sont soumis à un processus de contrôle de la qualité qui adapte les processus de vérification aux risques. L’efficacité des contrôles relatifs aux paiements est vérifiée tous les mois. Les résultats financiers sont surveillés au moyen d’un processus d’établissement de rapports financiers mensuels, puis sont validés et approuvés par la direction.

4. Plan d’action

4.1 Progrès réalisés au cours de l'exercice 2014-2015

Le Commissariat maintient sa surveillance continue conformément au plan de rotation de l’exercice précédent, comme le montre le tableau suivant.

Progrès réalisés au cours de l’exercice 2014-2015

Plan de surveillance continue en rotation de l’année précédente pour l’année en cours État
Mise à jour des processus et mécanismes de contrôle de gestion des biens Le Commissariat a apporté des mises à jour et des modifications importantes à sa politique sur la gestion du matériel et à son guide d’approvisionnements, et a préparé un nouveau guide d’utilisation de la base de données sur l’inventaire du Commissariat.
Examen et mise à jour de la politique sur les immobilisations et des processus d’inventaire des biens immobiliers La politique et les processus ont été examinés et mis à jour le 1er février 2015.
Mise en place du nouveau système de gestion des RH PeopleSoft La mise en place de PeopleSoft a été reportée à l’automne 2015.

En 2014-2015, outre les progrès qu’il a accomplis au chapitre de la surveillance continue, le Commissariat a procédé à ce qui suit :

  • Migration vers le système de gestion des finances et des salaires GX. Cette migration a représenté beaucoup de travail : configuration des systèmes, transfert des données, examen des nouveaux processus opérationnels et formation. Le système a été instauré le 1er avril 2015.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et pour les exercices ultérieurs

Dans le cadre de son programme de vérification interne, le Commissariat procédera à une vérification de la conformité aux diverses politiques du SCT afin de s’assurer qu’il les respecte entièrement.

Le Commissariat continuera de veiller à ce que la surveillance continue des principaux mécanismes de contrôle soit axée sur le risque. La haute direction s’engage à assurer le maintien et l’amélioration continus d’un cadre solide pour un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers, notamment par l’exercice d’une surveillance continue pour s’assurer que les principaux mécanismes de contrôle répondent aux attentes de l’administration et des intervenants et qu’ils atténuent adéquatement les risques qui en découlent.

Enfin, la commissaire et la haute direction se tiendront à la disposition des comités parlementaires qui voudront discuter avec elles du système de contrôle du Commissariat.

Le plan de surveillance continue par rotation du Commissariat pour les trois prochaines années, qui est fondé sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s’il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant.

Plan de surveillance continue par rotation

Principaux domaines de contrôle Exercice
2015-2016
Exercice
2016-2017
Exercice
2017-2018
Contrôles à l’échelle de l’entité Remarque 3 En cours En cours En cours
Contrôles généraux de la TI gérés par le Commissariat En cours En cours En cours
Gestion des biens Achever et mettre à jour la documentation sur le processus de contrôle relatif aux biens du Commissariat Aucune mesure prévue Aucune mesure prévue
Dépenses de fonctionnement Aucune mesure prévue Présenter à la haute direction une analyse effectuée en fonction des catégories de dépenses de fonctionnement et y joindre des recommandations à l’égard de mécanismes de contrôle Aucune mesure prévue
Dépenses en capital Aucune mesure prévue Aucune mesure prévue Examen des procédures et processus liés aux dépenses en capital
Données de base sur les fournisseurs et les clients Examen des listes de fournisseurs et de clients. Mise à jour de la liste de fournisseurs aux fins d’harmonisation avec les versements par dépôt direct. Aucune mesure prévue Aucune mesure prévue
Paie Remarque 3 En cours En cours En cours
Mise en place du nouveau système de gestion des RH PeopleSoft Instauration du nouveau système au sein du Commissariat Analyse de tout problème qui pourrait survenir après l’instauration de PeopleSoft, et présentation de mesures correctives, s’il y a lieu. Examen des mécanismes de contrôle des RH afin de s’assurer que les contrôles de système et de processus sont bien harmonisés, particulièrement en ce qui a trait au nouveau système PeopleSoft Aucune mesure prévue

Remarques :

Remarque 1

Les protocoles d’entente seront examinés régulièrement afin de nous assurer que les niveaux de service, les rôles, les responsabilités et les mécanismes de contrôle liés aux services partagés sont clairement définis. De plus, le Commissariat examinera ses mécanismes de contrôle en matière de sécurité de manière à ce que les contrôles nécessaires soient en place aussi bien pour ceux qui lui offrent des services partagés que pour ceux qui bénéficient de ses propres services.

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Remarque 2

Les protocoles d’ententes conclus avec la CCDP seront examinés tous les ans de concert avec le CPVP et la CCDP afin de fournir de la rétroaction sur la prestation de services et de déterminer si des modifications sont nécessaires.

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Remarque 3

Ces processus sont examinés régulièrement dans le cadre de l’examen annuel des processus financiers et administratifs du Commissariat.

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