Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers (non vérifiée)

Exercice financier 2013-2014

1. Introduction

Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du ministère se trouvent dans le Rapport sur les plans et les priorités, le Rapport ministériel sur le rendement, le Rapport annuel et le Plan stratégique 2011-2014.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Commissariat est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par l'administrateur général, est instauré et englobe :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
  • un code de valeurs et d'éthique;
  • la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
  • la surveillance de la gestion interne, au moins deux fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d'évaluation et des plans d'action à l'administrateur général et à la haute direction du ministère et, le cas échéant, au comité ministériel d'audit.  

Le comité ministériel d'audit fournit des conseils à l'administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère. 

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Le Commissariat compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes courantes

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l'approvisionnement en biens et en services conformément à la délégation de pouvoirs du Commissariat, en plus de fournir des locaux.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit au Commissariat les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ et le régime d’avantages sociaux des employés, et paie la part de l’employeur des primes d’assurance santé et dentaire.
  • Le Bureau du vérificateur général (BVG) fournit des services de vérification au Commissariat.
  • Services partagés Canada fournit des services d’infrastructure de technologies de l’information (TI) au Commissariat dans les domaines de la connectivité Internet et de la sécurité des courriels. Le champ d’application et les responsabilités sont précisés dans l’entente interministérielle entre Services partagés Canada et le Commissariat à l’information du Canada. 
  • Aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Commissariat à l’information et le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) présentent leurs balances de vérification conjointement à TPSGC
  • Le Commissariat a mandaté l’équipe des Services partagés à TPSGC de lui fournir des services en ressources humaines, y compris la rémunération et la dotation.
  • Le Commissariat et les autres locataires du 30, rue Victoria, Gatineau, ont conclu un protocole d’entente avec TPSGC pour les services de l’immeuble et les services de sécurité. Note 1
  • Le Commissariat et les autres locataires du 30, rue Victoria, Gatineau, partagent les installations et les services de la salle de courrier. Note 1

Ententes particulières

  • Le CPVP fournit au Commissariat la plateforme du système de gestion des salaires et des finances Freebalance pour la saisie de l’ensemble des opérations financières et salariales. Note 2

3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2013-2014

Les principales constatations et adaptations requises d’après les activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumées ci-après.

Contrôles clés nouveaux ou ayant fait l’objet de modifications importantes : Le Commissariat a passé en revue et mis à jour tous les documents liés aux processus et aux contrôles internes des ressources humaines pour tenir compte du transfert de la fonction des ressources humaines à l’équipe des Services partagés de TPSGC et du cadre d’assurance de la qualité des RH. Cette entente a donné lieu à certains changements touchant les processus et les points de contrôle.

Programme de surveillance en cours : Le cadre de contrôle interne global de la gestion financière et humaine du Commissariat respecte le processus de gestion des dépenses du gouvernement fédéral. Le Commissariat gère son financement par l’établissement de budgets et de processus de contrôle des engagements dans ses systèmes intégrés de budgétisation des salaires et des finances. Les processus opérationnels communs et systématiques donnent lieu à une séparation adéquate des tâches. Les dépenses sont approuvées aux étapes de leur engagement, de la conclusion des marchés, de l’attestation d’exécution et de l’approbation de paiement. Les paiements sont soumis à un processus de contrôle de la qualité qui adapte les processus de vérification aux risques. L’efficacité des contrôles relatifs aux paiements est vérifiée tous les mois. Les résultats financiers sont surveillés au moyen d’un processus d’établissement de rapports financiers mensuels, puis sont validés et approuvés par la direction. 

4. Plan d’action du Commissariat

4.1 Progrès réalisés en 2013-2014

Le Commissariat maintient sa surveillance continue conformément au plan de rotation de l’exercice précédent, comme le montre le tableau suivant.

Progrès réalisés au cours de l’exercice 2013-2014

Plan de surveillance continue en rotation de l’année précédente pour l’année en cours État
Plan d’action de la direction pour mettre en œuvre les contrôles salariaux améliorés Le plan d’action a été terminé et approuvé par la haute direction du Commissariat.
Élaboration d’un processus pour s’assurer que des preuves tangibles appuient l’attestation de paiement en vertu de l’article 33 Le processus a été établi et documenté, y compris le recours à l’échantillonnage statistique dans le cadre de l’examen en vertu de l’article 33.
Élaboration d’un cadre officiel d’assurance de la qualité pour assurer l’examen continu de la base de données des ressources humaines par les gestionnaires des centres de responsabilité Le processus définitif a été documenté et mis en œuvre. Comprend l’attestation de l’exactitude des données des ressources humaines et l’examen financier trimestriel en vertu de l’article 34.

En 2013-2014, en plus d’accomplir des progrès relativement à la surveillance continue, le Commissariat a effectué le travail suivant :

  • Examen de l’efficacité opérationnelle et du processus de vérification des systèmes de la paie et des ressources humaines.
  • Mise en œuvre d’un système d’inventaire des biens pour un contrôle des biens et des rapports plus efficaces.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices ultérieurs

Par l’intermédiaire de son programme de vérification interne, le Commissariat procédera à une vérification de conformité aux diverses politiques du SCT afin de s’assurer qu’il les respecte entièrement.

Le Commissariat continuera d’axer sur le risque la surveillance continue des contrôles clés. Les cadres supérieurs s’engagent pleinement envers le maintien et l’amélioration continus d’un cadre solide pour un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers, incluant la mise en œuvre d’une surveillance continue pour s’assurer que les contrôles clés comblent les attentes de l’administration et des intervenants et qu’ils atténuent adéquatement les risques associés.

Enfin, la commissaire et les cadres supérieurs se tiendront à la disposition des comités parlementaires qui voudront discuter du système de contrôles du Commissariat.

Le plan de surveillance continue par rotation du Commissariat pour les trois prochaines années, qui est fondé sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s’il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant.

Plan de surveillance continue par rotation

Principaux domaines de contrôle Exercice
2014-2015
Exercice
2015-2016
Exercice
2016-2017
Contrôles au niveau de l’entité (Note 1) En cours  En cours En cours
Contrôles généraux concernant la TI sous la responsabilité du gestionnaire (Note 1) En cours En cours En cours
Gestion des biens Mise à jour des processus et des mécanismes de contrôle pour la gestion des biens Aucune prévue Aucune prévue
Dépenses de fonctionnement Aucune prévue Analyse par type de dépense de fonctionnement à venir et recommandation d’autres mécanismes de contrôle (le cas échéant) à fournir à la haute direction Aucune prévue
Dépenses en capital Examen et mise à jour de la politique sur les immobilisations. Les processus d’inventaire relatifs aux immobilisations seront revus et mis à jour. Aucune prévue Aucune prévue
Données de base sur les fournisseurs et les clients Aucune prévue Examen des listes de fournisseurs et de clients. Mise à jour de la liste des fournisseurs pour suivre la mise en œuvre des paiements de dépôt direct Aucune prévue
Paie (Note 3) En cours En cours En cours
Mise en œuvre du nouveau système de gestion des RH (PeopleSoft) Le Commissariat se dotera du système de gestion des RH PeopleSoft. Dans le cadre de cette mise en œuvre, un examen des contrôles des RH sera exécuté pour assurer l’harmonisation des contrôles relatifs au système et aux processus. Analyse et examen de tout problème relevé à la suite de la mise en œuvre et application de mesures correctives au besoin. Aucune prévue

NOTES:

Note 1 – Les protocoles d’entente seront régulièrement examinés afin que les niveaux de service, les rôles, les responsabilités et les contrôles des services partagés soient clairs. De plus, le Commissariat examinera ses propres contrôles en matière de sécurité afin de s’assurer que les contrôles nécessaires sont en place pour ceux qui offrent des services partagés au Commissariat et ceux qui reçoivent des services de celui-ci.

Note 2 – En 2013-2014, un incident touchant la sécurité a entraîné la perte de renseignements personnels du système de gestion des salaires et des finances hébergé par le CPVP. L’incident est survenu au cours du déménagement du 112, rue Kent au 30, rue Victoria lorsque le CPVP a perdu un disque dur de sauvegarde contenant des données du module de budgétisation au rendement du capital humain. Le CPVP procède à l’examen et à la mise à jour de ses contrôles de sécurité afin d’éviter d’autres incidents. Le Commissariat continue de surveiller ses contrôles de sécurité internes.

Note 3 – Ces processus sont passés en revue régulièrement dans le cadre de l’examen annuel des processus administratifs et financiers du Commissariat.