Plan d’action visant à donner suite aux recommandations et aux constatations découlant de la vérification de la CFP

Introduction  

La Commission de la fonction publique (CFP) a procédé à une vérification du Commissariat à l’information afin de déterminer si celui-ci avait mis en place un cadre, des systèmes et des pratiques appropriés aux fins de la gestion des activités relatives aux nominations, et de déterminer si les nominations et les processus relatifs aux nominations étaient conformes à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP). Dans le cadre de cette vérification, qui portait sur la période allant du 1er janvier 2010 au 31 août 2011, la CFP a constaté qu’il y avait certains éléments auxquels le Commissariat à l’information n’était pas conforme ou pour lesquels des mesures devaient être prises.

La commissaire à l’information actuelle, Suzanne Legault, a été nommée le 30 juin 2010 et a toujours détenu une pleine délégation de pouvoirs.

Le directeur des RH relevait directement de la commissaire à l’information et était responsable de fournir des conseils et un encadrement stratégiques et opérationnels sur toutes les questions liées aux RH. Le 1er avril 2011, la responsabilité de la fonction de RH a été transférée à la DG des Services organisationnels. La DG des Services organisationnels s’est vu conférer le mandat de superviser la fonction de RH, d’évaluer l’état de santé du régime de RH au sein de l’organisation et de formuler des recommandations à l’intention de la commissaire à l’information. La première priorité à l’ordre du jour consistait à examiner la fonction de rémunération, qui figurait au nombre de plusieurs éléments représentant une source de préoccupations pour la commissaire.

À l’été 2011, la CFP a informé le Commissariat à l’information qu’elle procéderait à une vérification de la dotation. Le Commissariat a accueilli favorablement la nouvelle parce qu’il estimait que les conclusions de cette vérification constitueraient un excellent étalon de référence pour l’évaluation de l’état de santé du régime de dotation. Le Commissariat à l’information a offert son plein appui et son entière collaboration à l’équipe de la CFP qui était chargée de la vérification.

À la suite des discussions continues ayant eu lieu avec les vérificateurs de la CFP à l’automne 2011, le Commissariat à l’information a mis en œuvre un certain nombre de mesures visant à améliorer ses pratiques, y compris les suivantes : la révision des listes de vérification relatives à la dotation, afin de veiller à ce que les dossiers de dotation comprennent tous les documents nécessaires; la participation d’un représentant des RH aux travaux de tous les jurys de sélection; l’examen de toutes les mesures de dotation par une tierce partie indépendante avant toute nomination; l’examen de la politique relative aux processus de nomination non annoncés; l’introduction de la signature du délégué de pouvoir financier sur la Demande électronique de mesures de dotation (DEMD) ainsi que le fait de veiller à l’application de la décision Wylie.

Les discussions tenues avec la CFP ont incité la DG des Services organisationnels à envisager différentes options pour la Direction des RH puisqu’il existait d’importants indicateurs concernant le manque de capacité à l’interne des ressources des RH de se tenir à jour en ce qui a trait aux politiques et aux changements survenus au sein du secteur des RH. Par conséquent, des discussions ont été amorcées avec des représentants des Services partagés en ressources humaines de TPSGC en novembre 2011 en vue de la prestation de certains services de RH, dont la possibilité d’une surveillance des dossiers de dotation.

Le 8 mars 2012, la CFP a communiqué les conclusions de sa vérification quant aux 20 nominations faisant l’objet d’un examen. Le Commissariat à l’information a immédiatement mis en place des mesures afin de protéger davantage l’intégrité du système de dotation. Ces mesures comprenaient les suivantes : limitation des pouvoirs de dotation à la commissaire adjointe à l’information et à la DG des Services organisationnels; examen de toutes les mesures de dotation par une tierce partie indépendante avant toute nomination; formation obligatoire sur la dotation à l’intention des gestionnaires les 15 et 16 mars 2012 et entraînement des conseillers en RH par un consultant externe.

La commissaire à l’information a en outre décidé, le 23 mars 2012, de confier toutes les fonctions relatives aux RH à un fournisseur de services externe, soit les Services partagés en ressources humaines de TPSGC. Le plein transfert des services a eu lieu le 10 avril 2012.

Les mesures susmentionnées, ainsi que la vitesse à laquelle elles ont été mises en œuvre, démontre l’engagement du Commissariat à l’information à l’égard de l’amélioration de l’état de santé du système de dotation et son engagement à l’égard de la mise en œuvre réussie des recommandations de la CFP.

Ce plan d’action présente les stratégies choisies pour donner suite aux recommandations et aux conclusions de la vérification de la CFP, le calendrier de mise en œuvre et les indicateurs qui seront utilisés pour déterminer si la mise en œuvre est réussie. La DG des Services organisationnels a été désignée comme la première responsable et sera chargée de la mise en œuvre de ces recommandations du point de vue opérationnel. 

La DG des Services organisationnels et le chef d’équipe des Services partagés en ressources humaines seront responsables d’effectuer le suivi des progrès réalisés par rapport au plan d’action. Un rapport de situation sera présenté à la commissaire à l’information deux fois par année et sera communiqué une fois par année à la CFP en tant que composante du Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation (RMORCD) ainsi qu’au Comité de vérification du Commissariat à l’information.

Avant la fin de l’exercice 2012-2013, une vérification interne sur le cadre, les systèmes et les pratiques en place pour la gestion de toutes les activités en matière de RH du Commissariat sera présentée au Comité de vérification et fera l’objet de discussions par celui-ci. La présidente de la CFP sera invitée à participer à cette réunion à titre de gardienne de l’intégrité du système de dotation de la fonction publique.

Recommandations de la CFP

Première recommandation découlant de la vérification de la CFP : 

L’administrateur général du Commissariat à l’information du Canada devrait veiller à ce que le gestionnaire sous-délégué joue un rôle actif dans le processus de nomination et s’assure qu’il existe suffisamment de documents pour appuyer les principaux points de décision et les principales activités en démontrant, tant pour les processus annoncés que pour les processus non annoncés, que les valeurs fondamentales et que les valeurs directrices ont été respectées.

Deuxième recommandation découlant de la vérification de la CFP : 

L’administrateur général du Commissariat à l’information du Canada devrait établir et mettre en œuvre un cadre efficace en matière de suivi pour la dotation faisant état de renseignements exacts, fiables, à jour et exhaustifs sur les nominations, et il devrait veiller à la compréhension claire des rôles, des responsabilités et des obligations en matière de reddition de comptes connexes de tous les intervenants, afin de permettre à la direction de prendre les mesures appropriées, s’il y a lieu.

Troisième recommandation découlant de la vérification de la CFP : 

L’administrateur général du Commissariat à l’information du Canada devrait veiller à ce que des exigences organisationnelles liées à la fourniture d’un soutien judicieux par les Ressources humaines soient établies, conformément aux dispositions de l’instrument de sous-délégation, notamment en ce qui a trait à la fourniture de politiques et de conseils en matière de dotation approuvés et conformes aux fins de la conformité avec le Cadre de nomination, ce qui comprend la mise en œuvre d’un processus efficace pour les processus non annoncés.

Quatrième recommandation découlant de la vérification de la CFP : 

L’administrateur général du Commissariat à l’information du Canada devrait veiller à ce que les conseillers en ressources humaines remplissent les demandes d’autorisation en matière de priorité au besoin, et s’assurent que chaque demande contient des renseignements exacts et exhaustifs.

Plan d’action du Commissariat à l’information

EXIGENCES/ÉLÉMENTS À AMÉLIORER STRATÉGIES/MESURES BPI CALENDRIER INDICATEURS
1.1 Gestion appropriée de la sous-délégation










1.2 Appliquer les r ôles, les responsabilités et les obligations en matière de reddition de comptes des gestionnaires sous-délégués
  • Examiner et mettre à jour l’instrument de délégation relatif aux ressources humaines (RH) 
Commissariat Avril 2012 L’instrument de délégation a été mis à jour et signé par la commissaire le 4 avril 2012. Pour l’instant, seules la commissaire, la commissaire adjointe et la DG, Services organisationnels, se sont vues conférer des pouvoirs délégués et sous-délégués. La commissaire à l’information conférera des pouvoirs sous-délégués aux gestionnaires du Commissariat une fois qu’elle sera convaincue que les pratiques et les décisions en matière de dotation sont conformes aux dispositions de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) et les principales valeurs régissant les nominations.
Réviser l’instrument de délégation relatif aux RH  S’assurer que la liste des gestionnaires sous-délégués est gérée de façon appropriée et que ces derniers satisfont aux critères essentiels en ce qui a trait à la sous-délégation des pouvoirs de dotation par la commissaire.  Services partagés en ressources humaines (SPRH) – Commissariat Été 2012 En cours Le personnel des SPRH conservera un cartable de client dans lequel il tiendra un registre de tous les gestionnaires sous-délégués de l’organisation et de leurs titres de compétences en ce qui a trait aux exigences relatives à la sous-délégation établies par la commissaire.
  • Consulter les intervenants
(directeurs, agents de n égociation, employés) en ce qui a trait à l’instrument de sous-délégation révisé.
Commissariat – SPRH Été Septembre L’instrument révisé sera diffusé à des fins de consultation.

L’instrument de sous-délégation mis à jour fera l’objet de discussions pendant la réunion du Comité de consultation patronale-syndicale.
Des séances d’information à l’intention des gestionnaires sous-délégués sont tenues afin d’assurer une compréhension commune et sa mise en pratique.  Commissariat SPRH – Commissariat Mars 2012 Septembre 2012 Une séance d’information sur la dotation qui portait sur le cadre et les valeurs régissant les nominations a été fournie à 19 gestionnaires du Commissariat les 15 et 16 mars dernier. La séance d’information a été fournie par les RH du Commissariat et a été donnée par une tierce partie qui dispense également la formation P901 pour l’École de la fonction publique du Canada. Une séance d’information obligatoire sur la dotation sera fournie par les SPRH à tous les gestionnaires qui participent au processus de dotation. Cette séance d’information a pour but de clarifier les rôles, les responsabilités et les obligations en matière de reddition de comptes qui sont liées aux mesures de dotation. L’information découlant des observations formulées au sujet des tendances mensuelles sera utilisée aux fins de la détermination de l’approche utilisée pour la formation.
  • Les ententes sur la gestion du rendement des cadres supérieurs comprendront un engagement organisationnel envers l’excellence en gestion
Commissariat – Commissariat Juin 2012 Le Commissariat intégrera un engagement organisationnel aux ententes sur la gestion du rendement des cadres supérieurs pour 2012-2013. Les indicateurs de rendement seront liés aux valeurs régissant la dotation ainsi qu’à la conformité aux politiques et aux directives de l’organisation et du gouvernement du Canada.
2.1 Cadre relatif aux nominations et surveillance des mesures de dotation.
  • Des outils de surveillance (c.-à-d. liste de vérification, rapport sur le cadre de surveillance actif, etc.) sont en cours d’élaboration.
SPRH – Commissariat Juillet 2012 Les SPRH fourniront une fonction de surveillance comprenant ce qui suit : un plan de mise en œuvre de mesures de surveillance, des examens aléatoires des dossiers, une surveillance de tous les dossiers de nomination à risque élevé et des rapports de progrès.  La fonction de surveillance sera fournie par une autre unité que celle qui fournit des services de dotation au Commissariat. Le rapport sera présenté à l’équipe de la gestion supérieure du Commissariat. Si des questions sont cernées, la DG des Services organisationnels en discutera avec le directeur des SPRH. Une vérification interne sur le cadre, les systèmes et les pratiques en place pour la gestion de toutes les activités en matière de RH du Commissariat sera commandée par la commissaire. Les résultats seront présentés et examinés par le Comité de vérification. La présidente de la CFP sera invitée à participer à cette réunion à titre de gardienne de l’intégrité du système de dotation de la fonction publique.
  • Tous les processus de dotation font l’objet de discussions lors de la réunion mensuelle du Comité exécutif à laquelle participe le conseiller principal des SPRH pour le Commissariat.
Commissariat En cours Un point permanent relatif aux RH est inscrit à l’ordre du jour de toutes les réunions du Comité exécutif. Cela permet la discussion de toute tendance ou question en matière de RH, y compris celles qui sont liées à la dotation. Le principal conseiller des SPRH pour le Commissariat fournira des renseignements à jour sur toutes les mesures de dotation et dégagera toutes les tendances ou lacunes observées. Le Comité de vérification du Commissariat procède aussi à un examen annuel de l’état de santé des RH.
  • Réaliser un contrôle de la qualité, sur le plan opérationnel, des dossiers de dotation et du Programme d’assurance de la qualité (PAQ)
SPRH – Commissariat En cours Les SPRH ont mis en place un Programme d’assurance de la qualité (PAQ) permanent en tant que première étape du processus de contrôle et d’examen pour chaque dossier de dotation. Une deuxième étape visant à s’assurer que les mesures de dotation satisfont à toutes les exigences requises a également été mise en place aux fins d’un examen approfondi et stratégique, et prend la forme d’un processus d’examen par les pairs. Toutes les questions ou préoccupations dégagées seront portées à l’attention de la DG des Services organisationnels, qui en informera l’équipe de la gestion supérieure. Les questions feront aussi l’objet de discussions avec le directeur des SPRH.
  • Le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation (CRGD) établi par la CFP est respecté.
SPRH – Commissariat En cours Le Commissariat observe le CRGD établi par la CFP et présentera des rapports à ce sujet au moyen du  Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation (RMORCD). En tant que fournisseurs de services, les SPRH veilleront à ce que l’organisation respecte les exigences relatives au CRGD au moyen de sa fonction de remise en question et au moment de fournir des conseils.
La fonction de remise en question est intégrée au PE.
  • Dans le cadre de la fonction de suivi, les SPRH présentent des rapports faisant état de leurs résultats et de leurs conclusions à la haute direction. Des rapports seront présentés deux fois par année.
     
SPRH – Commissariat Novembre 2012 Avril 2013 Un rapport de suivi sera présenté à l’équipe de la gestion supérieure deux fois par année. Il fera état des progrès réalisés pour ce qui est d’améliorer l’état de santé du régime de dotation, en plus de dégager les tendances et de fournir des recommandations, au besoin.
  • Les exigences obligatoires et les risques potentiels sont dégagés et présentés à la direction du Commissariat.  
SPRH – Commissariat
En cours
Les risques potentiels sont immédiatement signalés à la DG des Services organisationnels. Un suivi/examen de chaque dossier par des pairs servira aussi de mécanisme visant à veiller à ce que tous les risques soient cernés et présentés à la DG des Services organisationnels.
    • Mettre à jour les politiques du Commissariat afin de rendre compte des exigences relatives aux politiques liées au Cadre de nomination de la CFP.
3.2 Fonction de remise en question et conseils fournis aux gestionnaires par les RH
  • Effectuer un examen des politiques et les mettre à jour afin de rendre compte des exigences énoncées dans les politiques liées au Cadre de nomination de la CFP.
SPRH – Commissariat Automne 2012 La politique sur les processus de nomination non annoncés a récemment fait l’objet d’un examen et des consultations avec les syndicats sont en cours. Toutes les politiques en matière de dotation seront examinées et adaptées au besoin. Les politiques feront l’objet une fois par année.
  • Les nouvelles politiques ou les politiques révisées sont approuvées (signées) par la commissaire. 
Commissariat En cours Une fois que la consultation aura pris fin, la politique sera soumise au Comité exécutif pour approbation et à la commissaire pour signature.
  • Effectuer un examen de tous les outils d’évaluation utilisés pour procéder à des nominations.
SPRH – Commissariat En cours Les outils d’évaluation qui sont utilisés dans le cadre de chaque processus de dotation feront l’objet d’un examen, à l’étape de leur élaboration, par le principal conseiller en RH identifié dans le Programme d’assurance de la qualité. Les outils seront aussi examinés au moyen de la fonction de suivi, en tant que deuxième étape du programme d’examen.
  • Les gestionnaires sous-délégués et les gestionnaires recevront des conseils stratégiques et appropriés afin de prendre des décisions éclairées en ce qui a trait aux mesures de dotation.
SPRH – Commissariat En cours Comme cela est indiqué dans le PE entre le Commissariat et les SPRH, tous les conseillers en RH des SPRH qui fournissent des conseils et un encadrement en matière de dotation ont passé avec succès l’Examen de connaissances sur le Cadre de nomination (ECCN) au cours des six premiers mois suivants leur arrivée au sein de l’équipe de dotation des SPRH. Les conseillers doivent aussi discuter de toute question avec les autres conseillers et leur chef d’équipe. Cela permet de faire en sorte que des conseils appropriés soient dispensés. La fonction de remise en question qui est assumée par les SPRH est aussi intégrée au PE, et permet aux SPRH de remettre en question les décisions prises par la direction et de cerner les risques.  Si les SPRH repèrent des tendances qui devraient être corrigées en ce qui a trait aux mesures de dotation, ils en feront immédiatement état à la DH des Services organisationnels qui les signalera à son tour à l’équipe de la gestion supérieure.
4.1 Demande d’autorisation en matière de priorité
  • Une demande d’autorisation en matière de priorité doit être présentée avant l’annonce de toute nomination. Dans le cas des processus de nomination non annoncés, l’autorisation doit être demandée avant que la personne qui sera nommée au poste à combler ne soit identifiée. Aucune erreur ne doit être faite au moment de l’entrée des demandes.
SPRH – Commissariat En cours Dans le cadre du programme d’assurance de la qualité des SPRH, des listes de vérification détaillées sont conservées dans les dossiers pour chaque type de processus de dotation. Toutes les demandes d’autorisation en matière de priorité sont examinées avant leur présentation afin de s’assurer qu’elles sont exactes et présentées en temps opportun.  Un rapport sera présenté à la DG des Services organisationnels. Si des tendances sont décelées, elles seront immédiatement communiquées à l’équipe de la gestion supérieure.