Vérification du BVG et autres documents

 

Résultats de la vérification annuelle pour l’exercice terminé le 31 mars 2008

Rapport à la haute direction du 8 août 2008 du Bureau du vérificateur général du Canada

 

Au sujet du Bureau du vérificateur général du Canada

Nous sommes un bureau de vérification indépendant qui est au service du Parlement et qui contribue au bien-être de la population canadienne. Nous sommes reconnus pour la qualité et l’importance de nos travaux.

Nous faisons la promotion d’un gouvernement responsable, d’une fonction publique intègre et efficace, d’une bonne gouvernance, du développement durable et de la protection de l’héritage et du patrimoine du Canada.

Pour ce faire, nous :

  • effectuons des vérifications et des études indépendantes qui fournissent information, assurance et avis objectifs au Parlement, au gouvernement et aux Canadiens;

  • travaillons en collaboration avec les vérificateurs législatifs, le gouvernement fédéral, les gouvernements territoriaux et les organisations professionnelles;

  • assurons un milieu de travail diversifié et respectueux au sein duquel nos employés peuvent réaliser leur plein potentiel et rechercher l’excellence.



Table des matières  
Résumé
Objectifs de la vérification
Rapport du vérificateur
Points saillants des états financiers
Secteurs importants pour la vérification
  Risques d’entreprise, répercussions sur la vérification et résultats de la vérification connexes
  Autres secteurs de risque et résultats de la vérification connexes
Faits nouveaux en comptabilité
Autres informations importantes sur les résultats de notre vérification
Responsabilité du vérificateur
Importance relative
Utilisation des travaux de spécialistes
Lettre de recommandations
Communication d’autres questions à la haute direction
Questions connexes
  Suivi sur les observations notées dans notre rapport à la haute direction de 2007
Heures consacrées à la vérification et coûts
Annexe A — Ébauche du rapport du vérificateur


Résumé

Nous avons réalisé notre vérification conformément à notre lettre de mission datée du13 février 2008.

Le présent Rapport à la haute direction  — Résultats de la vérification annuellea été préparé uniquement pour aider la haute direction à examiner les états financiers avant leur approbation. Le rapportprésente de l’information exigée par les normes professionnelles et d’autres informations qui, à notre avis, seront utile à la haute direction dans son travail. L’information contenue dans ce rapport n’est pas préparée à d’autres fins.

Toute information supplémentaire que nous pourrons vous communiquer au cours de la vérification des états financiers sera un sous-produit de cette vérification. La vérification ne permettra pas nécessairement de cerner toutes les questions dont la haute direction pourrait avoir besoin pour s’acquitter de ses responsabilités.

L’ étendue de notre vérification n’a été limitée en rien et nous avons obtenu toute l’information et les explications que nous avons jugées nécessaires pour préparer notre rapport du vérificateur sur les états financiers.

Objectifs de la vérification

Dans notre lettre de mission, nous avons déclaré que notre vérification avait pour objectif de fournir une opinion indépendante, à savoir :

  • que les états financiers donnent, à tous les égards importants, une image fidèle selon les principes comptables généralement reconnus du Canada;


  • que les opérations dont nous avons pris connaissance au cours de notre examen respectaient, à tous les égards importants, les autorisations spécifiées.

Notre rapport du vérificateur porte sur chacun des objectifs de notre vérification.

Rapport du vérificateur

Lorsque les états financiers du Commissariat à l’information du Canada (Commissariat) auront été approuvés par le Commissaire, nous exprimerons une opinion sans réserve sur les états financiers du Commissariat. Une ébauche du rapport du vérificateur se trouve à l’annexe A du présent rapport.

Points saillants des états financiers

La direction nous a informés qu’elle examinerait les états financiers avec la haute direction et mettrait en lumière les différences importantes par rapport au budget d’exploitation et aux résultats de l’exercice précédent. Nous nous tenons à la disposition de la haute direction pour répondre à toutes ses questions.

Secteurs importants pour la vérification

Risques d’entreprise, répercussions sur la vérification et résultats de la vérification connexes

Notre vérification était fondée sur le risque. Nous avons déterminé quels étaient les principaux «  risques d’entreprise  » susceptibles d’influer sur l’atteinte des objectifs du Commissariat et nous nous sommes concentrés sur les risques qui avaient des répercussions sur les états financiers. Nous avons mis l’accent sur les secteurs comportant un risque élevé d’inexactitudes importantes ou de non- conformité aux instruments d’autorisation importants, selon notre compréhension du Commissariat et de ses activités.

Pour la vérification de 2008, nous n’avons cerné aucun risque d’entreprise qui avait des répercussions importantes pour la vérification.

Autres secteurs de risque et résultats de la vérification connexes

Tous les secteurs importants pour la vérification ne découlent pas nécessairement des risques d’entreprise. Nous avons également cerné le secteur de risque de mission suivant et en avons tenu compte lors de notre vérification.  

Autre secteur de risque Répercussions sur les états financiers ou les autorisations Répercussions sur la vérification et les résultats
Le Commissariat à l’information et le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) partagent le même serveur pour leurs systèmes financiers.  Au cours de l’exercice financier, des données ont été perdues à la suite de travaux de mises à jour des systèmes effectués par le CPVP. Les états financiers pourraient être incomplets et ne pas  présenter une image fidèle de la situation financière du Commissariat si les données perdues ne sont pas récupérées correctement ou saisies de nouveau dans le système financier.

L’ équipe de vérification a abordé ce risque en effectuant des procédures de vérification supplémentaires et en ayant recours à un spécialiste en TI pour vérifier les procédures de copies de sauvegarde.  Le travail du spécialiste en TI est abordé plus en détails plus loin dans ce rapport. 

L’ équipe de vérification a aussi vérifié la conciliation de la balance de vérification du Commissariat pour P12 en comparant la balance de vérification qui avait été envoyée à TPSGC avant la défaillance du système avec la balance de vérification recréée à partir des données ressaisies suite à la défaillance du système.  Nous avons aussi augmenté notre travail de vérification sur les paiements subséquents et fait une revue analytique des dépenses de fonctionnement (excluant les salaires et l’amortissement) de P13 en les comparants avec les dépenses de l’exercice précédent. Après notre vérification, nous avons conclu que le Commissariat a correctement ressaisit toutes ses données financières et que les données financières pour 2007-2008 sont complètes.

Faits nouveaux en comptabilité

Nous n’avons aucune nouvelle norme de comptabilité ou de vérification à vous communiquer dans ce rapport.

Autres informations importantes sur les résultats de notre vérification

Responsabilité du vérificateur

Nous fournissons une assurance objective et indépendante que les états financiers préparés par la direction donnent une image fidèle, à tous les égards importants, selon les principes comptables généralement reconnus du Canada. De plus, en tant que vérificateurs législatifs, pour les opérations dont nous avons pris connaissance, nous déterminons si le Commissariat a respecté les principales autorisations législatives. Nous sommes également tenus de porter à l’attention du Parlement «  toute autre question  » que nous jugeons importante. Notre vérification a été effectuée selon les normes de vérification généralement reconnues, notre système de gestion de la qualité et les normes de déontologie de notre profession. Par conséquent, notre rapport du vérificateur fournit un niveau d’assurance élevé, mais non absolu, que les conclusions formulées dans notre opinion sont fondées. Cependant, étant donné les limites inhérentes à la vérification, il demeure un risque inévitable que certaines inexactitudes dans les états financiers n’aient pas été détectées, même si la vérification a été correctement planifiée et exécutée.

Importance relative

L’importance relative repose sur notre évaluation du seuil à partir duquel une inexactitude ou un ensemble d’inexactitudes est susceptible d’influencer un utilisateur éclairé qui prend des décisions en se fiant sur les états financiers. En déterminant l’importance relative, nous tenons compte à la fois de facteurs quantitatifs et qualitatifs.

Comme nous l’avons indiqué dans la lettre de mission, l’importance relative quantitative pour la planification de la vérification a été fixée à 185 000 $. Au cours de la vérification, nous n’avons eu connaissance d’aucun changement ou information justifiant une modification du montant de l’importance relative quantitative.

Utilisation des travaux de spécialistes

Lorsque nous avons été informés que le Commissariat avait perdu des données financières à la suite de travaux de mises à jour des systèmes effectués par le CPVP , nous avons eu recours à un de nos spécialistes en TI pour effectuer du travail supplémentaire sur les stratégies et procédures de copie de sauvegarde et de récupération des données du CPVP. 

Suite au travail effectué, nous avons conclu que le CPVP a pris les mesures appropriées afin de s’assurer que ses stratégies de copies de sauvegarde et de récupération des données offraient une protection adéquate aux deux entités.  Les exceptions et problèmes relevés ont démontré la nécessité pour le CPVP de raffiner la configuration du processus de copie de sauvegarde et nous avons noté que celui-ci continue de travailler à cette tâche.  Lors de la vérification, il s’est avéré que le processus de copie de sauvegarde fonctionnait ainsi que les exportations de données.  Cependant, d’autres tests devront être effectués lorsque les problèmes de configuration initiale auront été résolus étant donné que des changements sont prévus à l’infrastructure du système et que ceux-ci affecteront le processus de copies de sauvegarde. Le suivi sera effectué plus tard au cours de l’année 2008.

De plus, puisque le CPVP gère le système FreeBalance et le processus de copie de sauvegarde pour lui-même et le Commissariat, nous recommandons qu’une entente formelle soit conclue entre le Commissariat et le CPVP afin de décrire en détails la compréhension et les responsabilités de chacune des parties pour la gestion de FreeBalance, incluant les contrôles d’accès, la gestion du changement et les copies de sauvegarde et la récupération des données.

Au cours de la vérification, nous avons aussi eu recours à un de nos spécialistes en ressources humaines afin d’effectuer le suivi sur les autres observations significatives communiquées dans notre dernier Rapport à la haute direction.  Nos conclusions sont inclues plus loin dans ce rapport à la section intitulée «  Questions connexes  ».

Lettre de recommandations

Au cours de la vérification, nous avons trouvé des possibilités d’améliorer les systèmes de contrôle interne, de rationaliser les activités ou d’améliorer les pratiques d’information financière.

Nous avons aussi évalué les mesures prises par la direction pour donner suite aux observations formulées dans notre lettre de recommandations précédentes et la situation à cet égard.

Nous avons discuté de nos observations avec les représentants compétents du Commissariat et avons obtenus des réponses satisfaisantes.  Nous ne produirons donc pas de lettre de recommandations cette année.

Communication d’autres questions à la haute direction

Les normes professionnelles exigent que le vérificateur communique certaines questions concernant la vérification pour aider la haute direction à surveiller le processus d’information financière ainsi que le respect des exigences d’information et de présentation. Nous résumons cette information ci-après.

Secteur Commentaires
Indépendance du vérificateur

Nous confirmons que le Bureau du vérificateur général du Canada est demeuré indépendant du Commissariat pendant toute la durée de la vérification. Depuis notre lettre de mission datée du 13 février 2008 il n’est survenu aucun fait nouveau pour lequel on pourrait croire qu’il a une incidence sur notre indépendance.

Pour déterminer s’il faut signaler des questions au sujet de l’indépendance à la haute direction nous tenons compte des règles pertinentes et des interprétations connexes prescrites par l’Institut des Comptables Agréés de l’Ontario, des lois applicables et du Code de valeurs, d’ éthique et de conduite professionnelle du Bureau portant sur les sujets suivants :

  1. le fait de détenir, directement ou indirectement, des intérêts financiers dans le Commissariat;

  2. le fait d’occuper, directement ou indirectement, un poste qui donne le droit ou confère la responsabilité d’exercer une influence notable sur les politiques financières ou les méthodes (ou conventions) comptables du Commissariat;

  3. l’existence de relations personnelles ou de relations d’affaires directes ou indirectes entre des membres de la famille immédiate, des proches parents et le Commissariat;

  4. le fait d’avoir des liens très étroits avec le Commissariat en raison d’une relation qui dure depuis longtemps;

  5. la possibilité qu’un intérêt personnel soit en jeu en raison d’une offre d’emploi éventuelle;

  6. l’acceptation de cadeaux ou de marques d’hospitalité à moins que la valeur soit nettement négligeable;

  7. la prestation de services autres que de certification en sus de la mission de vérification.

Modifications de conventions comptables Il n’y a pas eu de modifications de conventions comptables ou de la méthode d’application de ces conventions au cours de l’exercice.
Jugement du vérificateur sur les aspects qualitatifs des principes comptables appliqués dans le processus d’information financière du Commissariat Nous pensons que les principes comptables choisis par le Commissariat sont appropriés à son secteur d’activité et conformes aux pratiques du secteur public.
Jugements et estimations comptables de la direction

La préparation des états financiers exige l’utilisation d’estimations comptables. Certaines estimations sont particulièrement délicates en raison de leur importance pour les états financiers et de la possibilité que des événements puissent différer considérablement des attentes de la direction.

Les éléments les plus importants pour lesquels des estimations ont été utilisées portent sur la détermination de la provision pour les indemnités de départ et la durée de vie utile prévue des immobilisations. Nous sommes d’avis que les jugements et les estimations comptables de la direction sont raisonnables.

Corrections importantes découlant de la vérification Les corrections importantes suivantes ont été apportées aux états financiers :
 Incidence sur l’ état des résultats Surévaluation/ (sous-évaluation)Incidence sur le bilan
Surévaluation/
(sous-évaluation)
Sous-évaluation des dépenses de fonctionnement et du passif de congés annuels et compensatoires. (15 669) (15 669)
Le solde de la TPS à recevoir pour les périodes 1 à 12 n’a pas été transféré à l’ARC avant le 31 mars 2008.  Surévaluation de l’actif  et de l’avoir.  

64 033

(64 033)

Surévaluation des charges payées d’avance et sous-évaluation des dépenses de fonctionnement. (21 332) 21 332
Inexactitudes non corrigées découlant de la vérification Il n’y a aucune inexactitude non corrigée.
Désaccords avec la direction sur des questions de comptabilité financière et d’informations à fournir Il n’y a pas eu de désaccord avec la direction sur des questions de comptabilité générale et d’information à fournir.
Difficultés sérieuses auxquelles les vérificateurs ont fait face dans l’exécution de la vérification Nous n’avons fait face  à aucune difficulté sérieuse dans l’exécution de la vérification
Faiblesses importantes du contrôle interne Aucune lacune significative n’a été observée.
Fraudes ou actes illégaux Nous avons exécuté les procédés décrits dans la lettre de mission du 13 février 2008. Les procédés exécutés au cours de la vérification n’ont pas révélé de fraude ou d’acte illégal ou pouvant être illégal.
Rapport ministériel sur le rendement

En tant que vérificateurs du Commissariat, nous sommes réputés être associés aux documents publics désignés qui renferment les états financiers vérifiés, y compris les états financiers condensés. Les documents désignés comprennent le rapport ministériel sur le rendement ou tout autre document concernant les états financiers vérifiés.

Le chapitre 7500 du Manuel de l’ICCA exige que le vérificateur compare et vérifie la concordance du texte et des montants des états financiers et du rapport du vérificateur avec l’original pour s’assurer qu’ils ont été reproduits exactement. Le vérificateur est également tenu de lire les autres informations contenues dans les documents publics désignés et de s’assurer qu’il n’y a aucun conflit avec les états financiers sur lesquels il a délivré un rapport. On procède à cet examen pour les versions imprimée et électronique du rapport ministériel sur le rendement du Commissariat. En exécutant cet examen, le vérificateur ne fournit aucune assurance sur les autres informations contenues dans le rapport ministériel sur le rendement ni sur le document pris dans son ensemble.

Veuillez prendre note que l’ étendue de nos travaux de vérification n’est généralement pas suffisante pour nous permettre d’exprimer une opinion sur le caractère adéquat de la conception et du fonctionnement des contrôles internes exercés sur le site Internet et son contenu. Il appartient à la direction du Commissariat de veiller à l’exactitude et à la qualité de l’information présentée sur Internet et de voir à ce que la sécurité et le contrôle de cette information soient adéquats.

Questions connexes

Suivi sur les observations notées dans notre Rapport à la haute direction de 2007

Au cours de la vérification, nous avons fait le suivi sur les mesures prises par le Commissariat relativement aux observations que nous avions soulevées dans notre Rapport à la haute direction de l’exercice précédent.  Voici un sommaire de nos observations :

    - Erreur dans le salaire payé à l’ancien Commissaire : un nouveau décret a été émis par le gouverneur en conseil le 29 novembre 2007 afin de corriger la situation.

    - Les pratiques de rémunération au rendement des cadres ne respectaient pas les exigences de l’Agence de la fonction publique du Canada : la rémunération au rendement pour 2007-2008 respectait les exigences de l’Agence de la fonction publique du Canada.

    - Les soldes de congés dans le système d’information sur les ressources humaines étaient erronés : nous avons discuté avec la direction des contrôles mis en place pour les soldes de congés et nous avons effectués des tests sur un échantillon de soldes de congé.  Nous avons conclu que les soldes de congé étaient exacts pour l’exercice 2007-2008.

    - De la formation linguistique non conventionnelle a été offerte à une employée : Aucun cas similaire observé lors de la vérification 2007-2008.  Selon nos discussions avec la direction et notre vérification d’un échantillon de dossiers d’employés, l’offre de formation linguistique respecte les pratiques du secteur public. 

    - Des lignes directrices relatives au recrutement n’ont pas été suivies (utilisation de processus non annoncés, irrégularités dans les processus de recrutement et dossiers de dotation non documentés de façon adéquate) : la Commission de la fonction Publique (CFP) a évalué en mai/juin 2008 si une vérification était nécessaire relativement à ces dérogations.  Le Commissariat est en attente  de la décision de la CFP. 

    - La documentation des dossiers de classification est inadéquate : Il n’y a pas eu de reclassification de personnel durant la période de juin 2007 à mai 2008. 

    - Les règlements applicables aux contrats n’ont pas été respectés et il y avait un manque de connaissance des politiques du Conseil du Trésor relativement aux cartes d’achat : Le Commissariat a développé des mesures correctives durant l’exercice 2007-2008.  Lors de notre vérification, nous avons examiné ces mesures et avons conclu qu’elles devraient permettre de résoudre les problèmes observés en 2006-2007.  Afin de s’assurer de la fiabilité de ces nouvelles mesures et des contrôles mis en place, nous effectuerons des tests lors de notre vérification 2008-2009.  

    - Des certificats cadeaux ont été offerts au personnel afin de célébrer la semaine de la fonction publique : Cette pratique a été abolie.
Heures consacrées à la vérification et coûts

Il n’en coûtera rien au Commissariat pour nos services professionnels de vérification. Ces coûts sont payés au moyen des crédits consentis par le Parlement au Bureau du vérificateur général du Canada. Vous trouverez ci après à titre d’information des renseignements sur les heures prévues au budget, les heures utilisées pour notre vérification, ainsi que les coûts correspondants.

  2008
Réels (estimatifs)
2008
Budget
Écart 2007
(Réels)
Heures de vérification 950 800 150 1028

Nous estimons que le coût entier de vérification s’élève à
133 000 $.

L’ écart entre les heures de la vérification de l’exercice courant et celles de l’exercice précédent est dû au fait que l’an dernier, nous avons fait du travail supplémentaire sur la rémunération des dirigeants et des frais de voyage et d’accueil.

L’ écart entre les heures budgétées et estimées s’explique par les faits suivants :

- nous avons effectué des procédures de vérification supplémentaires sur le recouvrement des données pour nous assurer que les données financières de 2007-2008 étaient complètes;

- nous avons effectué le suivi sur les observations communiquées dans notre Rapport à la haute direction de l’an dernier.


Annexe A — Ébauche du rapport du vérificateur

Nous avons l’intention de produire le rapport du vérificateur ci-dessous après l’approbation des états financiers par la haute direction :

RAPPORT DU VÉRIFICATEUR

Au président de la Chambre des communes et au président du Sénat

J’ai vérifié l’ état de la situation financière du Commissariat à l’information du Canada au 31 mars 2008 et les états des résultats, de l’avoir du Canada et des flux de trésorerie de l’exercice terminé à cette date. La responsabilité de ces états financiers incombe à la direction du Commissariat. Ma responsabilité consiste à exprimer une opinion sur ces états financiers en me fondant sur ma vérification.

Ma vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification généralement reconnues du Canada. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir l’assurance raisonnable que les états financiers sont exempts d’inexactitudes importantes. La vérification comprend le contrôle par sondages des éléments probants à l’appui des montants et des autres éléments d’information fournis dans les états financiers. Elle comprend également l’ évaluation des principes comptables suivis et des estimations importantes faites par la direction, ainsi qu’une appréciation de la présentation d’ensemble des états financiers.

À mon avis, ces états financiers donnent, à tous les égards importants, une image fidèle de la situation financière du Commissariat au 31 mars 2008 ainsi que des résultats de son exploitation et de ses flux de trésorerie pour l’exercice terminé à cette date selon les principes comptables généralement reconnus du Canada.

De plus, à mon avis, les opérations du Commissariat dont j’ai eu connaissance au cours de ma vérification des états financiers ont été effectuées, à tous les égards importants, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et ses règlements et à la Loi sur l’accès à l’information.

Pour la vérificatrice générale du Canada,

John Wiersema, FCA
sous-vérificateur général

Ottawa, Canada
Le 11 juillet 2008