Commissariat à l’information du Canada : mandat du Comité de vérification

Le Comité de vérification fournit au commissaire des conseils et des directives indépendants et objectifs et une assurance de la pertinence des mécanismes de contrôle et des processus de reddition de comptes et de gestion des risques. Afin d’assurer ce soutien au commissaire, le Comité de vérification doit exercer, d’une manière intégrée et systématique, une surveillance active des principaux secteurs de contrôle et de responsabilisation au sein du Commissariat.

Le Comité de vérification contribue à faire avancer les pratiques de gestion de l’organisme en apportant de nouvelles perspectives et de nouveaux défis aux pratiques courantes. Le succès du comité est fondé sur le fait qu’il est concentré sur les activités à l’interne, qu’il noue des relations respectueuses avec la direction et qu’il fonctionne tout en faisant la promotion de l’apprentissage.

Membres du Comité de vérification

Composition

Le Comité de vérification du Commissariat à l’information comportera un président (membre externe), un second membre externe et le commissaire à l’information.

On s’attend à ce que le chef de la vérification interne, le directeur principal des finances (DPF), le commissaire adjoint (CRP), et le directeur de la vérification interne et de la planification assistent régulièrement aux réunions. De plus, un représentant principal du Bureau du vérificateur général (BVG) assistera aux réunions du Comité à titre d’invité, en cas de besoin seulement, pour discuter des plans et des constatations et de toutes autres questions d’intérêt commun. Des experts fonctionnels doivent aussi être invités à assister aux réunions à titre d’observateurs. Un soutien administratif sera fourni par la directrice de la vérification interne et de la planification, qui agira aussi comme secrétaire du comité.

Durée du mandat

Un membre externe ne peut effectuer plus de deux mandats. Un mandat complet dure quatre ans. Pour assurer la relève à l’intérieur du Comité de vérification, le renouvellement des membres par le commissaire peut se faire graduellement. Cela signifie que le premier mandat de certains membres pourrait être de moins de quatre ans.

Réunions du Comité de vérification

Fréquence

Le Comité de vérification devrait se réunir en personne trois fois par année, et a le pouvoir de convoquer des réunions supplémentaires, selon les circonstances, y compris des téléconférences. Le calendrier des réunions du Comité devra normalement être établi une année à l’avance pour que les gestionnaires et les vérificateurs du Commissariat puissent préparer l’information et les rapports requis afin de soutenir le travail du Comité. On ne changera la date d’une réunion du Comité que dans des circonstances exceptionnelles.

Le président devra convoquer une réunion si un autre membre du Comité de vérification lui en fait la demande.

Quorum

Le quorum d’une réunion doit comporter les trois membres décisionnaires (le président, l’autre membre externe et le commissaire). Aucun remplaçant n’est permis.

Préparation et présence des membres

Pour augmenter l’efficacité des réunions du Comité de vérification, chaque membre doit :

  • Prendre le temps nécessaire pour se préparer et participer à chaque réunion en faisant la lecture des rapports et de la documentation fournis en prévision de la réunion.

Procès-verbaux des réunions

Le procès-verbal de chaque réunion doit être conservé et doit contenir un registre de toutes les personnes présentes. Le procès-verbal fournit un compte rendu des décisions prises et un résumé de haut niveau de la discussion, ce qui donne un aperçu des sujets et des sous-sujets traités.

Réunions à huis clos

Chaque réunion du Comité de vérification devrait comprendre une série de réunions à huis clos avec (i) le CVI, (ii) le directeur du BVG lorsqu’il est présent, et (iii) la direction, si nécessaire. Les réunions à huis clos sont comprises dans l’ordre du jour de chaque réunion du Comité de vérification. De cette façon, on s’assure que suffisamment de temps y est accordé.

Opérations

Accès du Comité de vérification

Le Comité de vérification a la liberté absolue de consulter le CVI, le directeur de la vérification interne et le DPF, ainsi que tout autre employé et documentation du Commissariat (sous réserve des lois applicables), dont il juge nécessaire pour s’acquitter de ses responsabilités.

Le CVI, le Directeur de la vérification interne et le DPF ont la liberté absolue de consulter le Comité de vérification et les président et vice-président du Comité de vérification.

Plan de l’activité du Comité de vérification

Le président du Comité de vérification doit aider à préparer le plan pour s’assurer que les responsabilités annuelles et permanentes du Comité de vérification sont au programme et pleinement examinées. Le plan doit être soumis à l’approbation du Comité de vérification.

Orientation, formation et apprentissage continu du Comité de vérification

Le rôle du Comité de vérification ne peut être accompli que si les membres sont bien informés. Les membres doivent recevoir une orientation et une formation officielles sur la raison d’être, les responsabilités et les objectifs du Comité de vérification, ainsi que sur les affaires du Commissariat, y compris ses programmes et services. Un processus d’apprentissage continu — par exemple, de l’information et des séances d’information sur les risques et les enjeux émergents — devrait aussi être mis en place.

Soutien au Comité de vérification

Le secrétariat de la vérification interne fournira les ressources nécessaires pour que le Comité de vérification s’acquitte de son rôle, de ses responsabilités et de ses fonctions. Ce faisant, le secrétariat sera conscient de la nature indépendante du Comité.

Le soutien du secrétariat comprendra, sans s’y limiter :

  • la préparation en temps opportun de tous les avis et les ordres du jour des réunions;
  • la coordination des exposés et la distribution des rapports et/ou des documents connexes qui sont préparés aux fins d’information ou de prise en compte du Comité de vérification;
  • la gestion du processus d’orientation et de formation, y compris les instructions et les séances d’information continues.
  • la préparation et la distribution en temps opportun des procès-verbaux des réunions;

De plus, s’il le juge nécessaire pour s’acquitter de ses responsabilités, le Comité de vérification a le pouvoir de solliciter un avis et une assistance indépendants avec, au préalable, l’approbation du commissaire. À cet égard, le secrétariat de la vérification interne prendra les arrangements nécessaires pour s’assurer que l’expertise requise est obtenue.

Responsabilités et fonctions

Le rôle, les responsabilités, et les opérations ci-dessous sont fondés sur le but ultime, mais seront modifiés au cours des deux prochaines années.

Les principaux domaines de responsabilité qui seront examinés par le Comité de vérification sont :

Valeurs et éthique 

  • Examen, au moins à chaque année, des mesures prises par la direction pour personnifier les valeurs de la fonction publique et en faire la promotion, et pour s’assurer de la conformité avec les lois, les règlements, les politiques et les normes de l’éthique, et rapport connexe.

Gestion du risque 

  • Examen, au moins à chaque année, du profil de risque organisationnel et des mesures de gestion du risque du Commissariat, et rapport connexe.

Cadre de contrôle de la gestion 

  • Examen, au moins à chaque année, des mécanismes de contrôle interne du Commissariat, y compris la pertinence de la vérification menée par la direction, et rapport connexe.

Fonction de vérification interne 

  • Recommander et examiner régulièrement la Charte de vérification interne du Commissariat ou la Politique sur la vérification interne pour obtenir l’approbation du commissaire.
  • Examiner régulièrement les ressources de la fonction de vérification interne pour déterminer si elles sont adéquates.
  • Examiner le plan d’évaluation du risque et de vérification interne préparé par le CVI et en recommander l’approbation.
  • Examiner régulièrement le rendement de la fonction de vérification interne.
  • Recevoir les rapports de vérification interne et les plans d’action de la direction pour donner suite aux recommandations, et en recommander l’approbation.
  • Être informé des tâches et des missions de vérification dont on n’a pas fait état dans un rapport au Comité et être au courant de tout problème découlant de tels travaux.

Le BVG, le Comité consultatif et les comités permanents appropriés de la Chambre des communes  

  • S’assurer que la direction a pris des dispositions adéquates pour soutenir le BVG dans son travail de vérification au Commissariat.
  • Être pleinement informé de tout travail de vérification lié au Commissariat qui doit être entrepris par le BVG et d’autres organismes.
  • Examiner les rapports de vérification du BVG et d’autres organismes, le cas échéant, qui ont des responsabilités auprès du Commissariat ou à l’échelle de l’administration fédérale, et recommander l’approbation des interventions et des plans d’action appropriés.
  • Rencontrer, si nécessaire, le BVG et solliciter des commentaires et conseils en matière de risque, de contrôle et de gouvernance pour le Commissariat.
  • Être informé de l’impact des initiatives à l’échelle de l’administration fédérale sur l’amélioration des pratiques en gestion, et conseiller le commissaire à ce sujet.

Suivi des plans d’action de la direction 

  • S’assurer qu’il y a des mécanismes efficaces en vigueur pour surveiller et suivre les plans d’action de la direction en réponse aux recommandations de vérifications internes, du BVG ou d’autres organismes, le cas échéant.
  • Recevoir périodiquement des rapports de la direction sur les mesures qui ont été prises.

États financiers et comptes publics 

  • Examiner les états financiers du Commissariat avec la direction ainsi que tous les jugements et les estimations comptables à cet égard, et recommander au commissaire qu’ils soient acceptés ou non.
  • Lorsque les états financiers du Commissariat font l’objet d’une vérification, le Comité de vérification doit examiner :
    • les états financiers vérifiés avec le vérificateur externe et la haute direction, et discuter des modifications importantes à apporter aux états financiers à l’issue de la vérification, et de tous différends ou conflits vécus avec la direction au fil de la vérification;
    • les lettres de recommandations découlant de la vérification externe des états financiers du Commissariat ou des comptes publics;
    • les recommandations et constatations du vérificateur à l’égard des contrôles internes en vigueur pour la reddition des états financiers;
    • le rendement du vérificateur externe.

Rapports de risque et de responsabilité

  • Examiner les éléments suivants pour s’assurer que, à sa connaissance, il n’y a pas d’inexactitudes ou d’omissions importantes dans :
    • le profil de risque organisationnel du Commissariat;
    • le Rapport sur les plans et les priorités;
    • le Rapport ministériel sur le rendement;
    • d’autres rapports de responsabilité importants.

Évaluation du rendement du Comité de vérification

Auto-évaluation du Comité de vérification

Le Comité de vérification évaluera périodiquement son rendement. Pour ce faire, le Comité doit se poser des questions fondamentales comme : 1) Le Comité pense-t-il s’être acquitté de ses responsabilités de façon efficace comme prévu dans la Charte?; 2) Le Comité a-t-il contribué à l’avancement des pratiques de gestion?; 3) Comment le Comité peut-il améliorer l’efficience et l’efficacité de ses opérations?

Inspection externe des pratiques

Au moins à tous les quatre ans, le rendement du Comité de vérification fera l’objet d’une évaluation externe.

Rapport du Comité de vérification

Le Comité de vérification doit préparer un rapport annuel pour le COMMISSAIRE. Ce rapport doit :

  • résumer les activités entreprises par le Comité de vérification et les résultats des examens dont il a fait l’objet;
  • fournir l’évaluation du Comité de vérification à l’égard du système de contrôles internes du Commissariat;
  • consigner toutes préoccupations importantes évoquées par le Comité de vérification à l’égard des processus de gestion du risque, de contrôle, et de reddition de comptes du Commissariat;
  • fournir l’évaluation du Comité de vérification à l’égard de la capacité et du rendement de la fonction de vérification interne;
  • formuler, si nécessaire, des recommandations pour l’amélioration des processus de gestion du risque, de contrôle et de reddition de comptes, y compris des recommandations pour l’amélioration de la fonction de vérification interne du Commissariat;
  • fournir toute information ou documentation que le Comité de vérification peut considérer comme importante pour présenter un portrait global et juste de ses activités et résultats, et le contexte dans lequel cela doit être pris en considération (p. ex. il serait bon pour le Comité de vérification de présenter ou d’inclure sa charte dans son rapport annuel).

Examen du mandat du Comité de vérification

Le Comité de vérification doit examiner périodiquement la justesse de sa charte, pour que le commissaire la confirme.

1 Voir section 4.1 – Directives sur le comité de vérifications ministériel

2 Des réunions régulières à huis clos avec les vérificateurs font en sorte que ces derniers sont moins menaçants aux yeux de la direction, tout en étant une excellente occasion pour le vérificateur de communiquer en privé, et de manière plus franche, avec le Comité. De même, ces réunions permettent au Comité d’interroger librement le vérificateur et de tenir une discussion en privée avec lui. Ce processus est un mécanisme qui favorise l’établissement de bonnes relations. (Source : Integrity in the Spotlight, 2e éd., 2005, M.J. Sabia et J.L. Goodfellow)

3 Le plan de travail devrait inclure les problèmes sur lesquelles se penche régulièrement le Comité, conformément à son mandat, et toutes autres questions d’intérêt que le président, la direction et/ou le vérificateur estiment qu’il faut transmettre au Comité pour qu’elles soient abordées durant la période pour laquelle le plan est créé. (Source : Integrity in the Spotlight, 2e éd., 2005, M.J. Sabia et J.L. Goodfellow)