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2010 Examen préliminaire

 

Table des matières

1. Contexte

Depuis le budget de 2004, le gouvernement fédéral reconnaît que les Canadiens souhaitent que le gouvernement soit non seulement responsable du point de vue financier mais également que soit amélioré le niveau de fiabilité et d’intégrité des rapports et des états financiers. Un élément clé du projet visant à atteindre cet objectif consiste à réaliser des vérifications indépendantes des états financiers annuels. En préparation de ces vérifications et dans le but de se conformer à la Politique sur le contrôle interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le Commissariat à l’information du Canada (CIC) a entrepris de documenter les grands processus financiers et contrôles internes.

La préparation de documents sur les contrôles internes et l’évaluation subséquente de l’efficience de ces contrôles font partie du processus d’amélioration continue qui permettra au CIC de mettre en œuvre de saines pratiques de gestion financière et de se conformer aux principales exigences de la Politique sur le contrôle interne du SCT. À la suite de commentaires et de recommandations faites tout au long du processus de documentation, la direction élaborera des plans d’action destinés à tirer profit de toutes les possibilités d’amélioration qui ont été signalées. 

Samson & Associés a été chargé par le CIC de procéder à la constitution de la documentation et à un examen préliminaire des principaux processus financiers qui étaient en place entre le 1er avril 2010 et le 30 septembre 2010.

Les processus et contrôles importants suivants ont été documentés : dépenses salariales, achats de biens et services et paiement aux fournisseurs, gestion des biens et des stocks et processus et contrôles liés à la fermeture de la période comptable.

2. Objectifs

L’objectif de ce mandat est de documenter les principaux contrôles financiers internes et d’en faire une évaluation préliminaire afin de fournir à la haute direction l’assurance que les processus et contrôles financiers en place limitent suffisamment le risque de non-conformité aux politiques et aux directives du SCT et du CIC. Plus précisément, la documentation des contrôles internes permettra au CIC de se conformer à l’article 6 de la Politique sur le contrôle interne du SCT.

3. Méthodologie

Pour préparer la documentation sur les contrôles internes, l’entrepreneur a procédé à des entrevues et a passé en revue les processus avec différents intervenants. Nous avons également préparé des descriptions narratives et des diagrammes des différents processus et avons comparé les processus en place aux exigences des politiques du CIC et du SCT.

Samson & Associés a réalisé les tâches suivantes afin de documenter les contrôles internes au sein du CIC. Pour chacun des contrôles documentés, l’entrepreneur a 

  • √ examiné la documentation pertinente du CIC;
  • √ examiné les politiques et les lignes directrices pertinentes du SCT;
  • √ interviewé des gestionnaires et des fonctionnaires du CIC selon le besoin;
  • √ rédigé des projets de descriptions narratives;
  • √ présenté les projets de descriptions narratives aux employés du CIC pour qu’ils les examinent et vérifient leur exactitude;
  • √ produit une version finale des descriptions narratives des contrôles internes;
  • √ produit des diagrammes des différents processus;
  • √ évalué les contrôles en regard des politiques et lignes directrices du SCT et du CIC et identifié les lacunes.

Nous n’avons pas évalué l’efficacité des contrôles en place mais nous avons formulé quelques recommandations fondées sur un jugement processionnel, des discussions avec des employés du CIC et l’information obtenue. La solidité des processus de contrôle interne a été évaluée à l’aide de ce système de cotation :

Cote

Description

Aucune amélioration importante nécessaire

Les processus en place sont suffisants et garantissent que les objectifs de contrôle sont atteints.

Améliorations mineures nécessaires

Les processus en place nécessitent des améliorations mineures pour que les objectifs de contrôle soient atteints.

Améliorations immédiates nécessaires

Les processus en place exigent des améliorations immédiates pour que soient atteints les objectifs de contrôle.

Processus et contrôles inexistants ou inefficaces

Les processus en place ne garantissent pas que les objectifs de contrôle sont atteints.

4. Analyse et recommandations

4.1 Administration de la paye

Objectif
Nous avons procédé à l’examen des contrôles des processus d’administration de la paye afin de fournir à la direction une assurance raisonnable de l’existence de contrôles permettant de garantir que les employés sont rémunérés conformément à leurs conditions d’emploi, aux conventions collectives et aux politiques du SCT et du CIC. De plus, il est confirmé que les dépenses salariales ont été approuvées comme il se doit en vertu des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) tout au long du cycle d’administration de la paye.

Observation générale
L’examen n’a pas permis de relever des faiblesses majeures dans les processus et les contrôles d’administration de la paye. Nous avons toutefois relevé des questions qui nécessitent l’attention de la direction. La mise en pratique des recommandations qui suivent permettra de renforcer davantage la gérance et la reddition de comptes et améliorera l’efficacité des processus d’administration de la paye.

Cote préliminaire

Améliorations mineures nécessaires

Les processus en place nécessitent des améliorations mineures pour que les objectifs de contrôle soient atteints.

4.1.1- Approbation des opérations de paye récurrentes en vertu de l’article 33 de la LGFP

Le Système régional de paye (SRP) de TPSGC stipule que seules les opérations déclenchées par des modifications de la paye depuis le dernier cycle de paye peuvent être approuvées électroniquement par l’agent financier et approuvées pour traitement dans le SRP. L’agent financier a accès à suffisamment d’information pour examiner les changements apportés à la paye et exécuter correctement la vérification comptable requise en vertu de l’article 33 de la LGFP.

Par le passé, des paiements salariaux récurrents et préprogrammés étaient approuvés en vertu de l’article 33 de la LGFP par des agents financiers qui examinaient et signaient un exemplaire du registre de paye. Actuellement, le SRP ne fournit que des registres virtuels de la paye et ne comporte pas de fonction permettant d’imprimer les registres de paye ou de procéder à des approbations électroniques. Par conséquent, les opérations de paye récurrentes ne sont plus approuvées par les agents financiers en vertu de l’article 33 de la LGFP.

Recommandation
Le CIC devrait veiller à ce que les paiements de salaires récurrents fassent l’objet d’une vérification et d’une approbation appropriées en vertu de l’article 33 de la LGFP. Ce contrôle pourrait être effectué dans le cadre du processus d’assurance de la qualité postérieur à la paye, sous la responsabilité du service des Finances.

4.1.2 - Certification des dépenses de paye par les gestionnaires en vertu de l’article 34 de la LGFP

Dans le contexte de l’administration de la paye, la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière pour l'administration de la paye du SCT stipule que la responsabilité d’accomplir la certification des opérations de paye en vertu de l’article 34 de la LGFP est partagée par différents intervenants à des moments divers du cycle de la paye :

I – La première partie de la certification en vertu de l’article 34 de la LGFP est réalisée pendant la phase préliminaire de la paye, comme suit :

  • √ A) les gestionnaires approuvent les changements à la paye en vertu de l’article 34 de la LGFP en signant des documents comme des lettres d’offre, des documents de nomination intérimaire ou des feuilles de temps.
  • √ B) Dans le SRP, les conseillers en rémunération traitent les changements à la paye approuvés par les gestionnaires et approuvent ces opérations en vertu de l’article 34 de la LGFP, faisant foi de leur exactitude et de leur conformité aux conventions collectives et aux politiques.

Pour effectuer une certification en vertu de l’article 34 de la LFGP, le pouvoir financier fonctionnel approprié doit être délégué aux conseillers en rémunération. Actuellement, l’instrument courant de délégation des pouvoirs financiers du CIC ne comporte pas la délégation du pouvoir financier en vertu de l’article 34 de la LGFP aux conseillers en rémunération pour les opérations de paye.

ii – La deuxième partie de la certification en vertu de l’article 34 de la LGFP est accomplie par les gestionnaires pendant l’étape postérieure à la paye, comme suit :

  • √ Les gestionnaires doivent vérifier les dépenses salariales pour s’assurer qu’elles sont exactes et comprennent tous les employés qui y ont droit pour une période donnée.

Les gestionnaires examinent les dépenses globales de fonctionnement chaque mois et attestent de l’exactitude des dépenses réelles et prévues. Toutefois, les gestionnaires ne sont pas spécifiquement tenus d’accomplir la deuxième partie de la certification en vertu de l’article 34 de la LGFP ou de documenter sa réalisation pour les dépenses salariales, comme il est indiqué dans la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière pour l'administration de la paye.

En outre, les gestionnaires ne sont pas tenus de certifier que les banques de données sur les vacances et les congés sont à jour à la fin d’une période donnée et ils ne sont pas tenus de certifier que toute l’information sur les heures supplémentaires a été consignée et que les bases de données sur les heures supplémentaires sont à jour à la fin d’une période donnée.

Recommandation 1
Le CIC doit veiller à ce que les agents des ressources humaines reçoivent par délégation le pouvoir financier approprié pour effectuer la certification des opérations de paye, en vertu de l’article 34 de la LGFP, conformément à la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière pour l'administration de la paye et à la LGFP.

Recommandation 2
Le CIC doit veiller à ce que les gestionnaires effectuent la deuxième partie de la certification des dépenses salariales, en vertu de l’article 34 de la LGFP, et documentent l’approbation de ces dépenses. Cela peut se faire pendant le processus mensuel d’évaluation des écarts. Le gestionnaire peut documenter la certification en vertu de l’article 34 de la LGFP en signant une attestation de l’approbation des dépenses salariales et en déclarant que les données sur les heures supplémentaires, les vacances et les congés sont à jour.

4.2 Acquisition de biens et services et paiements aux fournisseurs

Objectif
L’examen des contrôles des processus d’acquisition de biens et services et des paiements aux fournisseurs a été effectué afin de fournir à la direction une assurance raisonnable de l’existence de contrôles appropriés, pendant la période visée, permettant de garantir que les activités sont réalisées avec une diligence raisonnable, conformément à la LGFP et aux politiques et aux directives du SCT.

Observation générale
L’examen n’a pas permis d’identifier des faiblesses sérieuses liées aux processus et aux contrôles de l’approvisionnement et des paiements aux fournisseurs. Toutefois, nous avons relevé des questions qui requièrent l’attention de la direction. La mise en pratique de ces recommandations permettra de renforcer davantage la gérance et la reddition de comptes.

Cote préliminaire

Améliorations mineures nécessaires

Les processus en place nécessitent des améliorations mineures pour que les objectifs de contrôle soient atteints.

4.2.1 - Approbation des paiements aux fournisseurs en vertu de l’article 33 de la LGFP

Actuellement, les demandes de paiement des factures de fournisseurs sont approuvées par l’agent financier supérieur, Planification stratégique, Finance et Administration, en vertu de l’article 33 de la LGFP. L’agent financier supérieur du CIC prend connaissance des factures et examine tous les éléments requis par l’article 33 de la LGFP. Il existe donc une certaine répétition du travail d’examen accompli. L’instrument de délégation des pouvoirs financiers du CIC prévoit que le pouvoir approprié doit être délégué au niveau de l’agent financier.

Recommandation 3
Le CIC devrait déléguer le pouvoir d’approuver en vertu de l’article 33 de la LGFP à l’agent financier. L’agent financier supérieur, Planification stratégique, Finances et Administration, pourrait effectuer des contrôles aléatoires d’assurance-qualité des opérations approuvées en vertu de l’article 33 de la LGFP.

4.2.2 – Rapport sur les activités liées aux marchés

L’acquisition de biens et services par des processus concurrentiels est coordonnée par le gestionnaire des Services administratifs. Il n’existe actuellement aucun mécanisme formel de rapport à la haute direction sur les activités liées aux marchés.  

Recommandation 4
Il devrait être produit chaque mois un rapport au comité de direction du CIC pour qu’il puisse prendre connaissance des activités liées aux marchés. À tout le moins, ce rapport devrait mettre en évidence des aspects comme les marchés à fournisseur unique, les modifications de contrats et l’adjudication de contrats multiples à un même fournisseur (le cas échéant).

4.3 Gestion des biens

Objectif
Assurer à la haute direction que des contrôles adéquats sont en place, de sorte que les immobilisations et les articles en stock sont bien inventoriés et protégés, et ce, conformément aux politiques et directives applicables du CIC et du SCT.

Observation générale
On s’attend à ce que les biens soient gérés par cycle de vie. Il faut planifier les besoins en investissements et inscrire ces besoins dans le plan stratégique du CIC. Il faut bien faire comprendre les rôles et responsabilités, pour que non seulement les contrôles soient solides, mais aussi pour confier entre bonnes mains la gestion et la protection des biens.

La politique sur les immobilisations du CIC explique comment assurer la comptabilité des immobilisations. Les contrôles en place permettent de bien identifier, coder et répertorier les immobilisations achetées. Le CIC inventorie les articles en stock au moyen d’un outil dénommé BassetPro. Nous avons toutefois remarqué qu’il faut apporter des améliorations dans les domaines suivants : définition des rôles et responsabilités pour la garde et la protection des biens, et méthodes de repérage des articles en stock.

Cote préliminaire

Améliorations immédiates nécessaires

Les processus en place exigent des améliorations immédiates pour que soient atteints les objectifs de contrôle.

Inventaire, repérage et protection des biens

Le CIC a recours à la base de données BassetPro pour inventorier les biens et dresser des feuilles d’inventaire. Les nouveaux biens sont reçus par l’adjoint à la gestion de matériel, qui appose sur ces biens une vignette à codes à barres renumérotées. Les rôles et responsabilités de tenue à jour des données de BassetPro (aliénations, transferts, pertes, etc.) sont mal définis.

Le gestionnaire de CR n’est pas tenu informé des articles en stock dont il a la garde et dont il est responsable. Sauf pour les biens immobilisés en fin d’année, on n’a pas fait d’inventaire récent qui aurait permis de valider l’existence des biens et de vérifier l’exactitude des feuilles d’inventaire. Les outils et processus de gestion des stocks sont insuffisants et ne permettent pas d’assurer la protection des biens.

En raison de l’absence d’inventaire récent, il se peut que les données de BassetPro ne soient pas à jour et que les pertes, transferts ou aliénations de biens n’aient pas été versés dans la base de données. Les recommandations 5 et 6 visent à améliorer la gérance et la responsabilité pour la gestion des biens. Ces mesures amélioreront l’exactitude et la fiabilité des données dont se sert le CIC pour connaître ses futurs besoins en investissements.

Recommandation 5
Le CIC doit mettre en œuvre des contrôles permettant l’inventaire, la gestion et le repérage des articles en stock, dont les biens immobilisés. Les rôles et responsabilités, l’obligation de rendre compte, et les processus liés à l’inventaire et à la gestion des biens doivent se baser sur le cycle de vie des biens. Ils doivent comprendre les éléments suivants :

  • √ Autorisations requises pour acheter les biens
  • √ La garde et la protection des biens
  • √ L’inventaire des biens et la tenue régulière de la base de données
  • √ Cette base doit comporter au moins les données suivantes :
    • √ - Description (no de série, modèle, année d’achat, etc.)
    • √ - Catégorie d’immobilisations
    • √ - Coût
    • √ - Centre de responsabilité
    • √ - Emplacement
    • √ Durée de vie prévue
  • √ Procédures normales associées à l’inventaire des biens durables
  • √ Procédures associées à l’aliénation des biens excédentaires

Recommandation 6
Le CIC doit créer et mettre en œuvre un processus permettant de faire l’inventaire périodique des biens. Ce processus doit comprendre les éléments suivants :

  • √ Le CIC doit fournir des instructions détaillées.
  • √ Il doit prévoir et effectuer des inventaires réguliers.
  • √ Il doit mettre à jour les feuilles d’inventaire et les documents comptables, à la lumière des résultats de l’inventaire.
  • √ Il faut communiquer les résultats de l’inventaire à la haute direction du CIC.

4.4 Fin de période – Processus comptables

Observation générale
Les processus comptables du CIC en fin de période sont bien définis et bien structurés. Les choses sont d’autant plus complexes que le CIC partage ses systèmes comptables et ses systèmes d’administration de la paye avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP). Il doit coordonner ses procédures comptables avec le CPVP afin que les deux soumettent des chiffres comptables exacts au moment requis. Bien que le CIC ait mis au point des outils assurant l’exactitude des documents comptables, il n’en demeure pas moins que le détail des formalités administratives des processus comptables est rarement documenté.

Cote préliminaire

Améliorations mineures nécessaires

Les processus en place nécessitent des améliorations mineures pour que les objectifs de contrôle soient atteints.

4.4.1 Documentation des processus comptables

Le détail des processus comptables et des étapes de travail pour les fins de mois et les fins d’exercice n’est pas documenté. Il se peut qu’on perde des données accumulées par toute l’organisation et qu’on oublie des méthodes de travail élaborées par des employés du CIC à la suite du départ d’employés importants et de l’absence de documentation.

Recommandation 7
Le CIC doit documenter officiellement les principales étapes de travail et les processus comptables importants pour les fins de mois et les fins d’exercice. Il faut documenter entre autres les rôles et responsabilités, ainsi que la description des processus nécessaires, étape par étape.

5. Limites des contrôles internes

La documentation des contrôles internes ne suffit pas à donner une assurance absolue qu’on peut réaliser les objectifs qu’on s’était fixés en matière de contrôles. Les contrôles sont conçus pour répondre aux risques importants et leur utilisation prend pour hypothèse de base que les personnes appliquant les processus et les contrôles le font de bonne foi. Il faut être conscient des risques inhérents à l’efficacité des contrôles internes. Beaucoup de facteurs internes ou externes accroissent les risques que les contrôles ne puissent pas prévenir ou détecter des erreurs ou des fraudes simples. La surveillance continue des dossiers, des contrôles et des processus aidera à cerner et à évaluer les nouveaux risques et à prendre les mesures d’atténuation des risques qui s’imposent.

6. Énoncé d’assurance

La documentation des contrôles internes s’est effectuée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, selon lesquelles il faut planifier le travail et documenter les preuves pour étayer les résultats, les conclusions et les recommandations du présent rapport. Les processus d’examen et les techniques de documentation utilisés suffisent à étayer les conclusions du rapport.

Sous réserve des observations et des recommandations que nous avons émises dans le présent rapport, nous estimons que les contrôles internes mis en place par le CIC et décrits et documentés dans le présent rapport constituent une assurance raisonnableque les risques de non‑conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux politiques et directives du Conseil du Trésor du Canada ne sont pas des risques importants.

La mise à l’essai de l’efficacité des contrôles internes ne faisait pas partie de notre mandat. Afin que le CIC respecte encore plus scrupuleusement l’esprit de la Politique sur le contrôle interne, nous lui recommandons de mener une étude sur l’efficacité de ses contrôles internes, après avoir appliqué les plans d’action proposés dans le présent rapport.