Commissariat à l'information du Canada
Comité de vérification et d'évaluation
Charte

Mis à jour : mai 2015

 
 

1. Introduction

Le présent document décrit l'objectif, les responsabilités, la composition et les politiques de fonctionnement du Comité de vérification et d'évaluation (CVÉ) du Commissariat à l'information du Canada (le Commissariat). Il constitue une révision de la version du mandat datée du 8 février 2012. Le présent document tient compte des révisions, bien que mineures, d'avril 2012 de la Politique sur la vérification interne et la Directive sur la vérification interne ainsi que de la Politique sur l'évaluation et de la Directive sur la fonction d'évaluation du gouvernement du Canada. Le présent document entre en vigueur dès son approbation.

Le CVÉ est un élément essentiel du régime de vérification interne et du régime d'évaluation établis au sein du Commissariat, tel que décrits dans les deux politiques du Commissariat sur la vérification interne et sur l'évaluation.Notes de bas de page1 Les deux politiques du Commissariat reflètent les politiques correspondantes du Conseil du Trésor sur la vérification interne et sur l'évaluation, tout en respectant le statut du Commissariat en tant qu'agent du Parlement, indépendant de l'administration gouvernementale.

2. Objectif

Le CVÉ veille principalement à ce que la commissaire reçoive des conseils, une orientation et des recommandations indépendants et objectifs concernant le caractère adéquat des mécanismes de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat, ainsi que le recours à l'évaluation au sein du Commissariat pour soutenir les pratiques de gestion, la prise de décision et le rendement des programmes.

Pour offrir ce soutien, le CVÉ surveille les principaux aspects du cadre de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat. Ainsi, le CVÉ se penchera sur des questions stratégiques de haut niveau ainsi que sur des questions opérationnelles continues qui caractérisent les grands domaines de la vérification et de l'évaluation.

Il s'agit d'un élément important qui permet de soutenir l'indépendance de l'activité de vérification interne (VI) au sein du Commissariat et la neutralité de la fonction de l'évaluation, en plus de veiller à ce que les résultats des vérifications internes et des évaluations soient intégrés aux processus opérationnels de planification et d'établissement des priorités de l'organisation.

À titre de ressource stratégique de la commissaire, le CVÉ fournit aussi les conseils et recommandations que peut demander celle-ci en ce qui concerne de nouvelles priorités particulières, des préoccupations, certains risques, des occasions et/ou la reddition de comptes.

3. Responsabilités

Les responsabilités du CVÉ sont déterminées de façon spécifique et sont conformes à la Politique sur la vérification interne et à la Politique sur l'évaluation du Commissariat et reflètent les directives du Conseil du Trésor sur les comités de vérification ministériels et sur l'évaluation au gouvernement du Canada.

Le CVÉ assume dix (10) champs de responsabilité clés :

  • Valeurs et éthique
  • Gestion des risques
  • Cadre de contrôle de la gestion
  • Activité de vérification interne
  • Fonction d'évaluation
  • Soutien aux vérifications effectuées par le BVG ou d'autres organismes
  • Suivi des plans d'action de la direction
  • États financiers et rapports sur les comptes publics
  • Rapports sur les risques et la reddition de comptes
  • Rapport annuel du Comité relativement à la vérification

Les responsabilités détaillées du Comité relatives à chacun des dix champs clés se trouvent à l'annexe 1. Cette annexe est partie intégrante de la présente charte.

En termes généraux, les responsabilités du CVÉ se classent dans l'une des trois grandes catégories suivantes :

  1. Prestation de conseils et de recommandations à la commissaire :
    1. Politique sur la vérification interne;
    2. Politique sur l'évaluation;
    3. Le Plan de vérification et d'évaluation interne annuel du Commissariat;
    4. L'évaluation annuelle de l'importance relative globale du Plan de vérification interne annuel et des risques qui y sont associés, et la détermination des priorités pour l'évaluation;
    5. Les rapports sur les engagements de la vérification interne et les évaluations, ainsi que les plans d'action de la direction élaborés pour donner suite aux recommandations énoncées dans ces rapports.
  2. Surveillance des principaux éléments des mécanismes de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat, au moyen des tâches suivantes :
    1. assurer le suivi du caractère adéquat et opportun des mesures prises relativement aux plans d'action de la direction;
    2. assurer le suivi du rendement de l'activité de VI du Commissariat et de sa fonction d'évaluation, y compris le rendement du dirigeant principal de la vérification (DPV);
    3. examiner des questions soulevées par le BVG, d'autres organismes de vérification ou parlementaires et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en ce qui concerne la vérification et l'évaluation;
    4. examiner les plans et les rapports pertinents du BVG, des organismes centraux et des comités permanents compétents de la Chambre des communes et du Sénat et prodiguer des conseils à propos des réponses et des plans d'action du Commissariat s'il y a lieu;
    5. examiner les états financiers du Commissariat et les lettres de gestion connexes;
    6. examiner le profil de risque organisationnel, le rapport sur les plans et les priorités (RPP), le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) et d'autres importants rapports sur la reddition de comptes, en fonction du cadre de travail approuvé par le Comité exécutif du Commissariat;
    7. établir l'ordre du jour de la prochaine réunion de ses membres.
  3. Évaluer son propre rendement et aviser la commissaire de ce qu'il considère comme des observations et recommandations clés, par la préparation d'un rapport annuel portant sur :
    1. ses activités;
    2. son évaluation des mesures de contrôle interne du Commissariat;
    3. toute préoccupation à propos du cadre et des processus de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques;
    4. une évaluation de l'activité de VI;
    5. une évaluation de la fonction d'évaluation;
    6. toute recommandation concernant les processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes.

Le rapport du CVÉ sera affiché sur le site Web du Commissariat.

4. Pouvoirs

Le CVÉ a le droit de :

  1. demander l'information et la documentation dont il a besoin pour assumer ses responsabilités;
  2. tenir des réunions à huis clos pour transmettre des renseignements à la commissaire, à la dirigeante principale des finances (DPF), au représentant du BVG et à tout autre fonctionnaire que le CVÉ peut désigner.

La Commissaire a, à elle seule, la responsabilité de nommer tous les membres, y compris les membres externes, du CVÉ.

En ce qui concerne les membres du CVÉ, la Commissaire a le droit d'établir ce qui suit :

  1. les conditions relatives à la période d'affectation;
  2. la qualification professionnelle, afin d'assurer la continuité des opérations et de garantir l'expérience et les compétences collectives appropriées.

Dans les cas de différences d'opinion importantes et inconciliables entre les membres externes du CVÉ et la Commissaire, les membres externes ont le droit de faire état de leur désaccord dans le rapport annuel du CVÉ.

5. Composition

5.1 Membres externes

Le CVÉ du Commissariat inclura deux (2) membres externes.

Les membres du CVÉ doivent être choisis de sorte que leurs aptitudes, leurs connaissances et leurs expériences collectives permettront au CVÉ d'assumer ses fonctions avec compétence et efficience.

Un des membres devrait être un expert financier, tandis que l'autre devrait posséder une expertise approfondie et reconnue dans le domaine de la gouvernance et du gouvernement.

Les membres externes du CVÉ doivent :

  • être indépendants des opérations gouvernementales;
  • être exclus de tout conflit d'intérêts réel ou perçu (il faut discuter de tout conflit avec le président du CVÉ);
  • être disposés et aptes à obtenir l'attestation de sécurité appropriée;
  • remplir le mandat établi par la commissaire;
  • être disposés à recevoir une orientation officielle concernant les responsabilités et les objectifs du CVÉ et les opérations du Commissariat.

Un membre externe ne peut remplir plus de deux mandats complets de quatre ans. Cependant, pour assurer une certaine continuité au sein du CVÉ, la commissaire peut étaler l'engagement des membres.

5.2 Présidence

Le président du CVÉ est l'un des membres externe.

5.3 Participants requis

  1. les deux (2) membres externes du Comité (les remplacements ne sont pas permis) dont l’un est le président;
  2. la Commissaire (les remplacements ne sont pas permis);
  3. le DPF (participant n'ayant pas de droit de vote).

5.4 Conseillers

En plus des participants requis, on peut demander aux fonctionnaires suivants d'assister aux réunions au besoin :

  1. l'adjoint au dirigeant principal des finances
  2. l'avocate générale
  3. le commissaire adjoint
  4. autres personnes identifiées par la commissaire

5.5 Observateurs

En plus des membres réguliers du CVÉ, des spécialistes fonctionnels (p. ex. des Ressources humaines ou d'autres secteurs particulières) peuvent être invités à assister à une réunion du CVÉ pour discuter de points précis à l'ordre du jour qui peuvent exiger leur expertise. Un représentant du BVG est toujours invité aux réunions.

5.6 Secrétariat

La Directrice générale, Services organisationnels ou son représentant agira à titre de secrétaire du CVÉ.

Les sommaires des réunions seront présentés au CVÉ lors de la rencontre subséquente pour approbation à moins d'avis contraire du CVÉ.

6. Réunions

6.1 Fréquence des réunions

Les membres du CVÉ se rencontrent habituellement quatre (4) fois par année (en personne ou par téléconférence). En outre, ils peuvent être consultés par la commissaire au besoin afin de fournir une rétroaction écrite ou verbale à propos de divers éléments qui font partie du mandat du CVÉ.

6.2 Calendrier des réunions

La date des réunions sera fixée au moins six mois à l'avance. Un calendrier prédéterminé des réunions aidera aussi les membres externes à respecter les exigences relatives aux réunions du Comité. La modification d'une date de réunion constituera l'exception à la règle.

Entre les réunions habituelles, les membres pourront obtenir l'approbation du CVÉ en échangeant des notes de service sur support papier et/ou courriels lorsqu'une situation exige une attention immédiate et qu'une réunion en personne n'est pas possible.

6.3 Quorum

Un quorum de présence sera la commissaire à titre de présidente plus un membre externe.

6.4 Examen du mandat du CVÉ

Le rôle, les responsabilités et les activités du CVÉ sont documentés dans la présente charte du Comité de vérification et d'évaluation du Commissariat, et approuvés par les membres du CVÉ. Le document sera révisé annuellement.

J'ai lu le mandat du Comité de vérification et d'évaluation et je l'approuve :

Suzanne Legault
Commissaire à l'information du Canada

Dyane Adam
Présidente, Comité de vérification et d'évaluation

David Rattray
Membre externe

Annexe 1 : Responsabilités du Comité de vérification et d'évaluation du Commissariat (CVÉ)

Principaux champs de responsabilité Description

1. Valeurs et éthique

Examiner, en portant une attention appropriée aux risques et en adoptant un cycle approprié, les dispositions prises par la direction pour promouvoir les valeurs de la fonction publique et les mettre en pratique ainsi que pour assurer le respect des lois, des règlements, des politiques et des normes relatives au comportement éthique.

2. Gestion des risques

Examiner, en portant l'attention appropriée aux risques et en adoptant un cycle approprié, le profil des risques de l'organisation et les dispositions prises par le Commissariat en matière de gestion des risques.

3. Cadres de contrôle de la gestion

Examiner, en portant l'attention appropriée aux risques et en adoptant un cycle approprié, les mécanismes de contrôle interne du Commissariat, y compris le caractère adéquat des vérifications menées par la direction.

4. Activité de la vérification interne

Examiner et recommander, en portant l'attention appropriée aux risques et en adoptant un cycle approprié, la Politique sur la vérification interne du Commissariat.

Examiner et recommander le plan de VI, y compris l'évaluation des risques.

Recevoir et recommander pour approbation les rapports de VI et assurer le suivi des plans d'action de la direction.

Examiner les rapports réguliers sur la mise en œuvre des plans d'action de la direction.

Se tenir au courant de toutes les missions et tâches de vérification, y compris celles qui n'entraînent pas l'établissement d'un rapport.

5. Fonction de l'évaluation

Revoir la Politique sur l'évaluation du Commissariat et prodiguer des conseils quant à son approbation.

Revoir et recommander le Plan d'évaluation, qui comprend l'évaluation des risques/des priorités.

Recevoir les rapports d'évaluation et en recommander l'approbation en plus d'effectuer le suivi des plans d'action de la direction.

Revoir les rapports réguliers sur la mise en œuvre des plans d'action de la direction.

Se tenir au courant de toutes les activités d'évaluation et de mesure du rendement, y compris de celles qui ne feront pas partie d'un rapport.

Revoir l'utilisation de l'évaluation pour soutenir la stratégie de mesure du rendement du Commissariat.

6. Soutien aux vérifications effectuées par le BVG ou d'autres organismes

Conseiller la commissaire à propos du caractère adéquat des dispositions prises pour soutenir les travaux de vérification qu'effectue le BVG au sein du Commissariat.

Examiner les rapports de vérification du BVG et d'autres rapports de vérification qui ont des répercussions sur le Commissariat.

Recommander pour approbation les réponses et les plans d'action du Commissariat.

Recevoir des renseignements sur tous les travaux de vérification ou d'évaluation du BVG et d'autres organismes qui portent sur le Commissariat et recommander les mesures requises.

Recevoir des organismes centraux des renseignements sur les questions et priorités relatives à la vérification et à l'évaluation et aux initiatives pangouvernementales visant à améliorer les pratiques de gestion. Conseiller la commissaire à propos des mesures requises.

7. Suivi des plans d'action de la direction découlant des rapports de vérification et d'évaluation

Veiller à ce que des dispositions adéquates soient prises pour assurer le suivi des plans d'action de la direction, des recommandations du BVG, etc.

Recevoir les mises à jour de la direction en ce qui concerne les mesures prises.

Recevoir un rapport du DPV/chef de l'Évaluation sur l'état et l'efficacité des mesures de suivi prises par la direction.

8. États financiers et rapports sur les comptes publics

Passer en revue les rapports de vérification du BVG sur les états financiers du Commissariat; recommander leur acceptation à la commissaire.

9. Rapports sur les risques et la reddition de comptes

Passer en revue le Profil de risques, le RPP et le RMR et tout autre rapport sur la reddition de comptes afin de prodiguer des conseils à la commissaire et de repérer les erreurs ou omissions importantes qui pourraient être portées à son attention.

10. Rapport annuel du Comité

Préparer un rapport annuel de vérification sur les activités du Comité, en formulant des observations et des recommandations concernant ce qui suit : l'évaluation par le CVÉ du système de contrôle interne du Commissariat, toute préoccupation relative aux cadres et aux processus de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques, et une évaluation de l'activité de VI.

Notes en fin d’ouvrage

Notes de bas de pages

Notes de bas de page 1

Voir la Politique sur la vérification interne et la Politique sur l'évaluation du Commissariat à l'information du Canada.

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